ERP i bazy danych
Insoft
— PC-Market i Small Business
PC-Market obsługuje sklepy, w których liczy się każda sekunda przy kasie. Zajmujemy się jego wdrożeniem, integracją z kasami i sprawnym działaniem wymiany danych między sklepami a centralą.
Handel detaliczny rządzi się własnymi prawami
W sklepie nie ma czegoś takiego jak „naprawimy jutro". Awaria kasy w sobotę przed południem to kolejka przy ladzie i realna strata w ciągu godziny. Dlatego wsparcie systemów detalicznych planuje się inaczej niż wsparcie biurowe — z gotowym trybem awaryjnym i szybkim czasem reakcji.
Druga różnica to skala transakcji. Sklep spożywczy generuje dziennie tysiące pozycji sprzedaży, a sieć kilkunastu sklepów — kilkadziesiąt tysięcy. Baza rośnie w tempie, którego nie zna żadna firma usługowa, i wymaga archiwizacji znacznie częściej.
Czym się zajmujemy
- Wdrożenia PC-Market i konfiguracja stanowisk sprzedaży
- Integracja z kasami i drukarkami fiskalnymi
- Konfiguracja promocji, rabatów i programów lojalnościowych
- Wymiana danych między sklepami a centralą
- Import cenników i kartotek od dostawców
- Opieka nad bazą MS SQL i archiwizacja transakcji
- Wsparcie w godzinach handlu, także w weekendy
Obsługujemy zarówno pojedyncze sklepy, jak i sieci z centralą — te drugie wymagają dodatkowo dopilnowania, żeby wymiana danych działała niezawodnie, bo od niej zależy poprawność stanów w całej sieci.
Sieć sklepów: wymiana danych z centralą
W sieci detalicznej najbardziej wrażliwym elementem jest komunikacja między sklepami a centralą. Cenniki, promocje i kartoteki idą w dół, a raporty sprzedaży i stany w górę. Jeśli ta wymiana zawiesi się na jednym sklepie, przez kilka dni nikt tego nie zauważy — a potem okazuje się, że sklep sprzedawał po starych cenach.
Ustawiamy monitoring tej wymiany i alerty, które zgłaszają brak synchronizacji zanim odbije się to na sprzedaży. To najtańsze zabezpieczenie w całym systemie, a w praktyce rzadko spotykane.
Kasy, drukarki fiskalne i przepisy
Urządzenia fiskalne bywają najbardziej kapryśnym elementem układanki, bo łączą stary sprzęt z nowymi wymaganiami prawnymi. Konfigurujemy komunikację między systemem a drukarką, ustawiamy stawki i grupy towarowe oraz pilnujemy, żeby raporty dobowe i miesięczne zgadzały się z tym, co widzi księgowość.
Osobnym tematem jest KSeF i przechodzenie na e-faktury. Sprawdzamy, czy wersja systemu jest na to gotowa, i planujemy aktualizację z odpowiednim wyprzedzeniem — bo robienie tego w ostatnim tygodniu przed terminem zawsze kończy się tak samo.
Baza transakcyjna i archiwizacja
Sklep detaliczny generuje więcej rekordów niż jakakolwiek inna firma tej wielkości. Po kilku latach baza PC-Marketu potrafi zająć dziesiątki gigabajtów, a raporty porównawcze rok do roku zaczynają trwać kwadranse.
Rozwiązaniem jest regularna archiwizacja transakcji do osobnej bazy przy zachowaniu pełnego dostępu do historii. Robimy to cyklicznie, w oknach nocnych, tak żeby sklep nie odczuł niczego poza tym, że system znów działa szybko.
Kopia zapasowa przestaje mieścić się w oknie nocnym albo raport porównawczy zaczyna trwać dłużej niż przerwa na kawę. To zwykle rok przed momentem, w którym problem stanie się dotkliwy.
Jak wygląda wsparcie
Umawiamy się na czas reakcji zależny od wagi zgłoszenia. Awaria zatrzymująca sprzedaż to najwyższy priorytet — reagujemy natychmiast, także w soboty i w godzinach wieczornych. Sprawy bieżące, jak nowy raport albo konfiguracja promocji, planujemy normalnie.
Rozliczamy się abonamentowo z określoną pulą godzin. Wiecie z góry, ile macie w pakiecie i co się dzieje po ich wykorzystaniu — bez niespodzianek na fakturze po miesiącu, w którym coś się popsuło.
Kartoteka towarowa i ceny
W handlu detalicznym porządek w kartotece decyduje o wszystkim: o poprawności stanów, o działaniu promocji i o tym, czy raporty marży mają jakikolwiek sens. Tymczasem kartoteki w sklepach rosną latami, a duplikaty tego samego towaru pod dwiema nazwami są regułą, nie wyjątkiem.
Porządkujemy kartotekę, ujednolicamy nazewnictwo i grupy towarowe oraz ustawiamy automatyczny import cenników od dostawców. To ostatnie jest szczególnie ważne przy dużych dostawcach, którzy przysyłają aktualizacje co tydzień — ręczne wprowadzanie takich zmian zajmuje etat i zawsze się spóźnia.
Przy okazji ustawiamy reguły marż i kontrolę cen sprzedaży poniżej progu, żeby błąd w cenniku dostawcy nie zamienił się w tydzień sprzedaży ze stratą.
Inwentaryzacja bez zamykania sklepu na dwa dni
Inwentaryzacja w sklepie z kilkoma tysiącami pozycji potrafi zająć weekend i zablokować sprzedaż. Sporo z tego czasu idzie jednak nie na liczenie, tylko na czekanie — aż system przeliczy różnice, wygeneruje dokumenty i zamknie arkusze.
Ten czas da się skrócić: przez wcześniejsze przygotowanie bazy, przez podział na inwentaryzacje częściowe wykonywane działami i przez sprawdzenie, czy serwer wyrabia z obciążeniem. Zwykle po pierwszej takiej optymalizacji następna inwentaryzacja trwa o połowę krócej.
Pomagamy też przy samych urządzeniach — kolektorach danych i ich komunikacji z systemem. To najczęstsze miejsce, w którym coś nie działa akurat w sobotę rano, gdy sklep stoi zamknięty i liczy się każda godzina.
Sprzęt: kasy, kolektory, drukarki i sieć
System detaliczny to nie tylko oprogramowanie. Na jego działanie składają się kasy, drukarki fiskalne, wagi, kolektory danych, czytniki kodów i sieć, która to wszystko łączy. Awaria pojedynczego elementu potrafi zatrzymać stanowisko, a przy słabej sieci — wszystkie naraz.
Sprawdzamy więc całość: czy sieć w sklepie jest stabilna, czy stanowiska mają zapasową ścieżkę na wypadek awarii serwera i czy w razie potrzeby da się sprzedawać w trybie awaryjnym. Ten ostatni punkt bywa pomijany, dopóki nie okaże się potrzebny.
Współpraca
Jak to wygląda krok po kroku
Inwentaryzacja
Sprawdzamy, jakie wersje działają, na jakim sprzęcie i jak wygląda wymiana danych.
Zabezpieczenie
Kopie zapasowe i tryb awaryjny na wypadek problemów w godzinach handlu.
Porządki
Archiwizacja bazy, konfiguracja i to, co realnie spowalnia pracę.
Opieka
Stałe wsparcie z priorytetem dla zgłoszeń zatrzymujących sprzedaż.
Pytania
Zanim zapytasz
Dzwonić natychmiast na linię 24/7. Przy tego typu zgłoszeniach liczy się czas — im szybciej się połączymy, tym większa szansa, że sklep wróci do sprzedaży w kilkanaście minut.
Tak. Przy sieciach kluczowa jest niezawodna wymiana danych z centralą — zajmujemy się jej konfiguracją i monitorowaniem.
Tak. Sprawdzamy gotowość wersji, planujemy aktualizację i testujemy wystawianie dokumentów zanim obowiązek zacznie obowiązywać.
Tak — zobacz integracje ERP. Zakres zależy od wersji systemu i tego, jakie dane mają krążyć.
Tak. Obsługujemy kasy i drukarki fiskalne online zgodne z wymogami Ministerstwa Finansów — konfigurujemy komunikację, stawki VAT i wysyłkę dobowych raportów do Centralnego Repozytorium Kas. Przy wymianie urządzenia przenosimy ustawienia, żeby sklep nie stanął na czas przezbrojenia stanowiska.
Dane trzymane są na serwerze sklepu, a nie na samym stanowisku, więc awaria kasy oznacza wymianę sprzętu, nie utratę sprzedaży. Konfigurujemy dodatkowo kopie zapasowe bazy oraz tryb pracy offline, w którym kasa sprzedaje dalej i synchronizuje transakcje po powrocie połączenia.
Powiązane usługi
Co jeszcze może się przydać
Twoje miasto
Insoft PC-Market w Twoim mieście
Dla każdego z tych miast mamy osobną stronę z lokalnym rynkiem, cenami i przykładami — a nie ten sam tekst z podmienioną nazwą.
Zadbajmy o system, na którym stoi Twoja sprzedaż
Napisz, ile macie stanowisk i jakiej wersji używacie. Przy awarii dzwoń — linia awaryjna działa także w weekendy.