woj. mazowieckie
Insoft PC-Market
Płock
Sklep z częściami i narzędziami sprzedaje zarówno klientom indywidualnym, jak i firmom. Przy ladzie stoi kolejka, a kasjer szuka kontrahenta po nazwie, bo w kartotece jest pięć wersji tej samej firmy. Faktura do paragonu trwa kilka minut, a w piątek po południu co trzeci klient chce fakturę.
Klienci firmowi
Kolejka przy ladzie przez jedną fakturę
W Płocku i okolicach sporo sklepów sprzedaje jednocześnie klientom indywidualnym i firmom: części, narzędzia, materiały, artykuły techniczne. Dla takiego sklepu faktura przy ladzie to codzienność, a nie wyjątek.
Problem zaczyna się w kartotece kontrahentów. Ta sama firma wpisana kilka razy, z różnym zapisem nazwy, stary adres, brak NIP. Kasjer traci czas na szukanie, faktura wychodzi z błędnymi danymi, a korekty wracają do księgowości.
Porządkujemy kartotekę kontrahentów, ustawiamy wyszukiwanie po NIP i sprawdzamy ścieżkę wystawienia faktury do paragonu. Przy okazji dbamy o to, żeby PC-Market był gotowy na pracę z Krajowym Systemem e-Faktur — w aktualnej wersji, z poprawnymi danymi i przetestowaną wysyłką.
Zakres
Co obejmuje przygotowanie
Zaczynamy od danych, bo bez nich żadna wysyłka nie zadziała.
- Wyszukanie i scalenie zdublowanych kontrahentów
- Uzupełnienie brakujących numerów NIP
- Wyszukiwanie kontrahenta po NIP przy kasie
- Sprawdzenie ścieżki faktury do paragonu
- Aktualizacja PC-Market do wersji obsługującej KSeF
- Konfiguracja i test wysyłki faktur
- Instrukcja dla kasjerów wystawiających faktury
- Uzgodnienie zakresu z księgowością
- Nie interpretujemy przepisów podatkowych za sklep
- Nie usuwamy kontrahentów z historią dokumentów
- Nie aktualizujemy systemu bez kopii bazy
Co spowalnia
Co spowalnia fakturę przy ladzie
Poniżej problemy, które najczęściej znajdujemy w sklepach obsługujących firmy.
| Problem | Skutek przy ladzie | Co robimy |
|---|---|---|
| Ta sama firma kilka razy | kasjer wybiera złą kartotekę | scalenie kontrahentów |
| Brak NIP w kartotece | ręczne wpisywanie danych | uzupełnienie i wyszukiwanie po NIP |
| Nieaktualny adres firmy | faktura do korekty | przegląd danych kontrahentów |
| Długa ścieżka faktury do paragonu | kolejka w godzinach szczytu | sprawdzenie ustawień |
| Stara wersja programu | brak obsługi nowych wymagań | aktualizacja z kopią |
| Wysyłka faktur nieprzetestowana | problem wychodzi przy pierwszej fakturze | test przed uruchomieniem |
| Kasjerzy robią to różnie | błędy i poprawki | jedna instrukcja dla zmiany |
O tym, jakie dokumenty i kiedy trafiają do KSeF, decyduje sklep z księgowością. My przygotowujemy system i dane tak, żeby te decyzje dało się wykonać bez problemów.
Wynik
Co dostajecie
Szybką fakturę przy ladzie i system gotowy na e-faktury.
- Czysta kartoteka: Jedna firma, jedna kartoteka, wyszukiwanie po NIP.
- Sprawna faktura: Do paragonu, bez kolejki.
- Gotowość na KSeF: Aktualna wersja i przetestowana wysyłka.
Płock w praktyce
Czego nauczyły nas sklepy obsługujące firmy w Płocku
Pierwsza rzecz: w sklepach sprzedających firmom od lat kartoteka kontrahentów rośnie bez kontroli. Duplikaty powstają, bo szybciej jest dopisać firmę, niż ją znaleźć.
Druga: wyszukiwanie po NIP skraca wystawienie faktury bardziej niż jakakolwiek inna zmiana. Klient podaje numer, kasjer ma dane w kilka sekund.
Trzecia: przygotowanie do KSeF warto zacząć od porządków w danych. Błędne dane kontrahenta, które dziś kończą się korektą, przy e-fakturach stają się dużo bardziej kłopotliwe.
Mieliśmy kilkanaście wersji tych samych firm. Po scaleniu i wyszukiwaniu po NIP faktura przy ladzie trwa chwilę, a księgowa przestała zgłaszać korekty.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest rozmowa z księgowością.
- Wersja PC-Market
- Informacja, ile faktur wystawiacie dziennie
- Dostęp zdalny do systemu
- Kontakt do biura rachunkowego
- Opis obecnej ścieżki faktury do paragonu
- Osoba odpowiedzialna za kartotekę kontrahentów
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od przeglądu kartoteki kontrahentów i ścieżki faktury. Z księgowością ustalamy zakres dokumentów, które mają trafiać do KSeF.
Scalamy duplikaty, uzupełniamy dane i aktualizujemy system z kopią bazy. Testujemy wysyłkę faktur, zanim trafią do niej prawdziwe dokumenty. Pracujemy zdalnie.
W ramach opieki pilnujemy kolejnych aktualizacji i pomagamy kasjerom przy nietypowych fakturach w godzinach handlu.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Przygotowanie PC-Marketu do obsługi firm i KSeF prowadzimy dla sklepów z Płocka zdalnie.
Pracujemy też dla sklepów z Gostynina, Sierpca, Płońska, Kutna, Gąbina i Wyszogrodu.
- Śródmieście
- Podolszyce Północ
- Podolszyce Południe
- Radziwie
- Borowiczki
- Winiary
- Skarpa
- Kostrogaj
- Trzepowo
- Imielnica
- Góry
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Gąbin, Wyszogród, Gostynin, Słupno, Stara Biała, Bodzanów, Radzanowo. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje przygotowanie
Koszt zależy głównie od stanu kartoteki kontrahentów.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Przegląd danych | kontrahenci, ścieżka faktury, wersja | krótko | wycena po rozmowie |
| Porządki w kartotece | scalenie, uzupełnienie NIP | zależnie od liczby firm | godzinowo |
| Aktualizacja i test wysyłki | z kopią bazy | poza godzinami handlu | wycena po przeglądzie |
| Abonament wsparcia | aktualizacje, pomoc przy fakturach | miesięcznie | od 199 zł |
Nie udzielamy porad podatkowych. Zakres e-faktur ustala sklep z księgowością.
Współpraca
Od kolejki przy fakturze do sprawnej obsługi firm
Przegląd
Kontrahenci i ścieżka faktury.
Uzgodnienia
Zakres z księgowością.
Porządki
Scalenie i uzupełnienie danych.
Aktualizacja
Z kopią bazy.
Test wysyłki
Przed prawdziwymi dokumentami.
Instrukcja i opieka
Dla kasjerów i przy aktualizacjach.
Pytania
Zanim zapytasz
Tak, w aktualnej wersji. Przygotowujemy konfigurację i test wysyłki.
Tak, bez utraty historii dokumentów.
Tak, ustawiamy wyszukiwanie po NIP.
Nie. Zakres ustalacie z księgowością.
Nie. Robimy ją poza godzinami handlu, z kopią bazy.
Porządki godzinowo, opiekę abonamentem.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Płocku
Przyspieszmy faktury przy ladzie
Napiszcie, ile faktur wystawiacie dziennie i jakiej wersji PC-Market używacie. Zaczniemy od przeglądu kartoteki.