ERP i bazy danych
InsERT
— Subiekt, Rewizor, Gratyfikant
Subiekt jest w Polsce standardem w małych i średnich firmach. Znamy go od strony, której nie widać w instrukcji: bazy, Sfery, raportów spoza standardu i sytuacji, w których coś przestaje działać w najgorszym możliwym momencie.
Czym się zajmujemy przy systemach InsERT
Pracujemy z Subiektem GT i Subiektem nexo, a także z Rewizorem i Gratyfikantem. W praktyce zgłoszenia dzielą się na cztery rodzaje: wdrożenia w nowej firmie, migracje między wersjami, rozbudowa o rzeczy, których nie ma w standardzie, i ratowanie sytuacji, gdy coś przestało działać.
Ten ostatni rodzaj jest najpilniejszy i zwykle najprostszy do rozwiązania, jeśli ktoś ma dostęp do bazy i wie, gdzie szukać. Najczęstsze przyczyny to zapełniony dysk, uszkodzony indeks po nagłym wyłączeniu serwera albo aktualizacja, która nie doszła do końca.
- Wdrożenia i konfiguracja od zera, z importem danych startowych
- Migracje z Subiekta GT do nexo i między wersjami
- Konfiguracja dokumentów, magazynów, uprawnień i cenników
- Raporty i zestawienia, których nie ma w standardzie systemu
- Integracje ze sklepem internetowym i platformami sprzedażowymi
- Opieka nad bazą MS SQL, na której system pracuje
- Wsparcie awaryjne poza godzinami pracy
Sfera: to, czego nie ma w standardzie
Sfera to nakładka programistyczna, dzięki której da się rozszerzyć Subiekta o funkcje pisane pod konkretną firmę. To właśnie ona odróżnia system, który trzeba obchodzić, od takiego, który pracuje tak, jak firma naprawdę działa.
Najczęściej piszemy w niej rzeczy powtarzalne: automatyczne wystawianie dokumentów według reguł, import zamówień z zewnętrznych źródeł, eksporty w formacie wymaganym przez konkretnego kontrahenta, kontrolę poprawności danych przed zapisem.
Zasada, której się trzymamy: rozszerzenie ma być odporne na aktualizacje. Kod pisany na skróty, ingerujący bezpośrednio w tabele systemu, potrafi przestać działać przy najbliższej aktualizacji i zablokować firmę na kilka dni.
Sprawdź, czy funkcja, której potrzebujesz, nie istnieje już w systemie pod inną nazwą. W Subiekcie sporo rzeczy jest schowanych w konfiguracji, a najtańsze rozszerzenie to takie, którego nie trzeba pisać.
Subiekt a sklep internetowy
To najczęstszy powód, dla którego firmy się do nas zgłaszają. Sklep internetowy i Subiekt żyją osobno, ktoś ręcznie przepisuje zamówienia, a stany magazynowe rozjeżdżają się po pierwszym większym dniu sprzedaży.
Integracja rozwiązuje to w obie strony: ze sklepu do Subiekta trafiają zamówienia i dane kontrahentów, z Subiekta do sklepu — stany, ceny, zdjęcia i opisy. Zakres ustalamy indywidualnie, bo nie każda firma chce synchronizować wszystko.
Największą pracą nie jest samo połączenie, tylko ustalenie reguł wyjątków: co zrobić, gdy produkt zniknie z magazynu w trakcie składania zamówienia, jak traktować zamówienia częściowo zrealizowane i co ma się stać przy zwrocie. Te przypadki decydują, czy integracja będzie bezobsługowa.
Więcej o samych połączeniach piszemy przy integracjach ERP ze sklepem.
Baza, o której wszyscy zapominają
Subiekt pracuje na MS SQL i to właśnie tam kryje się większość problemów z wydajnością. Baza rośnie z każdym dokumentem, a nikt nie ustawia archiwizacji ani konserwacji, bo system „przecież działa".
Po kilku latach objawia się to w charakterystyczny sposób: lista dokumentów otwiera się z opóźnieniem, raporty roczne trwają kwadranse, a inwentaryzacja blokuje pracę na pół dnia. Firma zwykle uznaje, że potrzebny jest nowy komputer — choć wystarczyłoby zająć się bazą.
Robimy to regularnie: archiwizacja starych dokumentów do osobnej bazy, przebudowa indeksów i sensowny plan kopii zapasowych. Szczegóły opisaliśmy przy odchudzaniu baz danych.
Gdy system staje w środku dnia
Awaria systemu handlowego zatrzymuje sprzedaż natychmiast — nie da się wystawić dokumentu, wydać towaru ani sprawdzić stanu. Dlatego przy takich zgłoszeniach reagujemy priorytetowo, także poza standardowymi godzinami.
Pierwszy krok jest zawsze ten sam: zabezpieczenie stanu obecnego, zanim ktokolwiek zacznie naprawiać. Próby naprawy na oryginale, bez kopii, są najczęstszą przyczyną tego, że drobna awaria zamienia się w utratę danych.
Zawsze znajdą rozwiązanie. Profesjonalne podejście i szybka pomoc, bardzo polecam!
Dla kogo pracujemy
Typowy klient to firma handlowa albo produkcyjna z kilkoma–kilkudziesięcioma stanowiskami, która pracuje na Subiekcie od lat i doszła do momentu, w którym system zaczyna ograniczać zamiast pomagać.
Obsługujemy też firmy, które dopiero wybierają system i zastanawiają się między InsERT-em a konkurencją. W takiej rozmowie mówimy wprost, kiedy Subiekt jest dobrym wyborem, a kiedy lepiej poszukać czegoś innego — bo wdrożenie niewłaściwego systemu kosztuje wielokrotnie więcej niż konsultacja przed decyzją.
Migracja z Subiekta GT do nexo
To jedna z częstszych decyzji, przed którymi stają firmy pracujące na GT od lat. Nexo jest nowszą linią, ma inną architekturę i inne możliwości rozbudowy, ale migracja nie jest zwykłą aktualizacją — to przeniesienie danych między dwoma różnymi systemami.
Przenoszą się kartoteki, kontrahenci, magazyny i rozrachunki. Nie przenosi się natomiast automatycznie wszystko, co firma dobudowała wokół GT: własne raporty, rozszerzenia w Sferze, integracje ze sklepem. Każdą z tych rzeczy trzeba policzyć osobno, bo to zwykle one decydują o realnym koszcie projektu.
Dlatego przed migracją robimy inwentaryzację: co dokładnie działa wokół systemu, kto z tego korzysta i co musi zostać odtworzone po drugiej stronie. Bez tego kroku migracja bywa udana technicznie i katastrofalna operacyjnie — bo w poniedziałek okazuje się, że nie da się wystawić dokumentu w sposób, w jaki firma robiła to przez ostatnie osiem lat.
KSeF i e-faktury: co to zmienia w Subiekcie
Krajowy System e-Faktur zmienia nie tyle sposób fakturowania, co moment, w którym błąd staje się kosztowny. Dokument wysłany do systemu ma nadany numer i nie da się go poprawić tak, jak poprawiało się fakturę w programie — trzeba wystawiać korektę. Dlatego przed przełączeniem sprawdzamy dane, które do tej pory nikomu nie przeszkadzały: NIP-y kontrahentów, jednostki miary, stawki na kartotekach i sposób opisywania rabatów.
Po stronie programu robimy trzy rzeczy: konfigurujemy dostęp do systemu wraz z uprawnieniami dla osób, które faktycznie wystawiają dokumenty, przechodzimy pełny test na środowisku testowym, a dopiero potem przełączamy wystawianie produkcyjne. Testu nie pomijamy nigdy — to jedyny moment, w którym błąd w konfiguracji nic nie kosztuje.
Osobno sprawdzamy, co się dzieje z fakturami wychodzącymi ze sklepu internetowego i z Allegro, jeśli sklep jest zintegrowany. Dokument wystawiony poza Subiektem też musi trafić do systemu, a to najczęstsze miejsce, w którym po przełączeniu pojawia się luka w numeracji.
Moduł obsługi KSeF dostają wyłącznie aktualne linie programu. Jeśli pracujesz na wersji sprzed kilku lat, przed terminem czeka Cię aktualizacja albo migracja — i to jest właściwy moment, żeby ją zaplanować, a nie na tydzień przed.
Współpraca
Jak to wygląda krok po kroku
Rozpoznanie
Sprawdzamy wersję systemu, stan bazy i to, co realnie boli w codziennej pracy.
Plan i priorytety
Ustalamy, co naprawić natychmiast, a co zaplanować. Najpierw zabezpieczenie danych.
Wykonanie
Prace w oknach serwisowych, z kopią i planem powrotu.
Opieka
Stałe wsparcie z określonym czasem reakcji, także poza godzinami.
Pytania
Zanim zapytasz
Pracujemy z tymi systemami na co dzień od lat. Jeśli zależy Wam na zakupie licencji przez autoryzowanego partnera, pomożemy to zorganizować — sama obsługa techniczna nie wymaga takiego pośrednictwa.
Nie zawsze. GT nadal działa i w wielu firmach wystarcza. Migracja ma sens, gdy potrzebujecie funkcji dostępnych tylko w nexo albo gdy planujecie rozwój, przy którym GT zacznie ograniczać.
Tak, w zakresie tego, co wdrażamy. Przy większych wdrożeniach szkolenie jest częścią projektu — bez niego nawet dobrze skonfigurowany system bywa obchodzony bocznymi drogami.
Zdalnie w większości przypadków. W Lublinie i okolicach dojeżdżamy, jeśli sprawa wymaga obecności — na przykład przy wdrożeniu nowych stanowisk.
Powiązane usługi
Co jeszcze może się przydać
Twoje miasto
Insert (Subiekt i Rachmistrz) w Twoim mieście
Dla każdego z tych miast mamy osobną stronę z lokalnym rynkiem, cenami i przykładami — a nie ten sam tekst z podmienioną nazwą.
Napisz, co się dzieje z Twoim Subiektem
Podaj wersję systemu i opisz problem. Przy awariach dzwoń — linia 24/7 działa także poza godzinami pracy.