woj. lubuskie
Subiekt i systemy InsERT
Gorzów Wielkopolski
Właściciel prowadzi dwie firmy: hurtownię i sklep. Każda ma swój podmiot w Subiekcie, te same towary wpisane dwa razy i kontrahentów, którzy kupują w obu. Po roku firmy mają się połączyć w jedną spółkę. Pytanie brzmi: co zrobić z dwiema bazami, żeby niczego nie stracić i nie przepisywać wszystkiego.
Kilka podmiotów
Dwie firmy, podwójna praca
Przedsiębiorcy z Gorzowa i okolic prowadzą często kilka firm: hurtownię i sklep, działalność handlową i usługową, firmę rodzinną i spółkę. W Subiekcie każda z nich jest zwykle osobnym podmiotem z własną bazą.
To rozwiązanie jest poprawne, ale ma koszty: te same towary i kontrahenci wpisani kilka razy, ceny zmieniane w każdym podmiocie osobno, raporty sklejane z kilku baz. A gdy struktura firm się zmienia — połączenie, przejęcie, zamknięcie działalności — pojawia się pytanie, co zrobić z danymi.
Pomagamy ułożyć pracę w kilku podmiotach tak, żeby ograniczyć podwójne wprowadzanie danych, a przy zmianie struktury firm przygotować plan: które dane przenieść do nowego podmiotu, które zostawić w archiwum i od kiedy wystawiać dokumenty w nowej firmie. Decyzje formalne podejmuje firma z księgowością.
Zakres
Co obejmuje praca z kilkoma podmiotami
Zakres zależy od tego, czy firmy mają działać osobno, czy się łączą.
- Przegląd podmiotów i ich baz
- Uprawnienia użytkowników do poszczególnych firm
- Sposób ograniczenia podwójnego wprowadzania kartotek
- Raporty obejmujące kilka podmiotów
- Plan przy połączeniu albo przejęciu firmy
- Przeniesienie kartotek do nowego podmiotu
- Zamknięcie starego podmiotu i archiwum do odczytu
- Kopie wszystkich baz
- Nie podejmujemy decyzji formalnych i księgowych
- Nie łączymy baz bez planu i kopii
- Nie usuwamy starych podmiotów z historią dokumentów
Sytuacje
Typowe sytuacje i rozwiązania
Poniżej sytuacje, z którymi przedsiębiorcy zgłaszają się najczęściej.
| Sytuacja | Wyzwanie | Co zwykle robimy |
|---|---|---|
| Dwie firmy działające osobno | podwójne kartoteki | uporządkowanie i uprawnienia |
| Raport dla właściciela z kilku firm | dane w osobnych bazach | zestawienie obejmujące podmioty |
| Połączenie dwóch firm w jedną | dwie kartoteki, jedna firma | przeniesienie kartotek do nowego podmiotu |
| Przejęcie firmy z innym systemem | różne dane i nazwy | migracja i ujednolicenie kartoteki |
| Zamknięcie działalności | historia dokumentów | archiwum do odczytu |
| Nowa spółka od daty | dokumenty w dwóch firmach naraz | plan przełączenia od konkretnego dnia |
| Pracownicy obu firm | dostęp do niewłaściwych danych | uprawnienia per podmiot |
Przy połączeniu firm najważniejsze jest ustalenie z księgowością dnia, od którego dokumenty wystawia nowy podmiot. Wszystko inne planujemy wokół tej daty.
Wynik
Co dostajecie
Porządek w danych kilku firm i plan na zmiany.
- Uporządkowane podmioty: Uprawnienia, kartoteki i kopie wszystkich baz.
- Plan zmiany struktury: Co przenieść, co zarchiwizować, od kiedy.
- Dostęp do historii: Stare podmioty do odczytu, bez utraty dokumentów.
Gorzów w praktyce
Czego nauczyły nas projekty z gorzowskimi przedsiębiorcami
Pierwsza rzecz: przy dwóch firmach właściciela te same towary mają zwykle różne nazwy i kody w każdym podmiocie. Przed połączeniem trzeba je ujednolicić, inaczej nowa firma startuje z duplikatami.
Druga: najtrudniejszy jest okres przejściowy, gdy stara firma kończy rozliczenia, a nowa już sprzedaje. Jasny plan, w którym podmiocie wystawia się jakie dokumenty, zapobiega pomyłkom.
Trzecia: stary podmiot powinien zostać dostępny do odczytu. Pytania o dawne dokumenty pojawiają się latami — przy reklamacjach, kontrolach i rozliczeniach.
Łączyliśmy hurtownię ze sklepem w jedną spółkę. Towary ujednoliciliśmy przed przełączeniem, a stare podmioty zostały do odczytu. Od pierwszego dnia nowa firma działała bez duplikatów.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest informacja o planach i terminach.
- Wersja Subiekta i lista podmiotów
- Opis, jak firmy dziś współpracują
- Planowane zmiany struktury i ich terminy
- Kontakt do księgowości
- Informacja o pracownikach obu firm
- Dostęp zdalny do systemu
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od przeglądu podmiotów i rozmowy o planach. Jeśli firmy mają działać osobno, porządkujemy uprawnienia, kartoteki i raporty.
Przy połączeniu albo przejęciu układamy plan z księgowością: datę przełączenia, zakres przenoszonych danych i archiwum. Ujednolicamy kartoteki i przenosimy je na kopii. Pracujemy głównie zdalnie.
Po przełączeniu sprawdzamy pierwsze dokumenty w nowym podmiocie i zostawiamy stare bazy dostępne do odczytu, z kopiami.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Pracę z kilkoma podmiotami w Subiekcie porządkujemy dla firm z Gorzowa Wielkopolskiego, głównie zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Kostrzyna nad Odrą, Dębna, Myśliborza, Strzelec Krajeńskich, Skwierzyny i Witnicy.
- Śródmieście
- Zawarcie
- Górczyn
- Piaski
- Osiedle Staszica
- Wieprzyce
- Zakanale
- Chróścik
- Małyszyn
- Siedlice
- Zamoście
- Zieleniec
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Kostrzyn nad Odrą, Strzelce Krajeńskie, Witnica, Deszczno, Bogdaniec, Skwierzyna, Santok, Kłodawa. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile to kosztuje
Koszt zależy od liczby podmiotów i zakresu zmian.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Wstępna rozmowa | podmioty, plany, terminy | 1 rozmowa | 0 zł |
| Uporządkowanie podmiotów | uprawnienia, kartoteki, raporty | kilka dni | godzinowo |
| Plan i przeniesienie przy połączeniu | ujednolicenie, przeniesienie, archiwum | zależnie od danych | wycena po przeglądzie |
| Opieka | kopie wszystkich baz, pytania, zmiany | miesięcznie | od 199 zł |
Nie podejmujemy decyzji formalnych ani księgowych. Datę przełączenia i zasady rozliczeń ustala firma z księgowością.
Współpraca
Od dwóch baz do uporządkowanych danych
Przegląd podmiotów
Bazy, kartoteki, uprawnienia.
Plany firmy
Osobno czy razem.
Data przełączenia
Ustalona z księgowością.
Ujednolicenie kartotek
Przed przeniesieniem.
Przeniesienie na kopii
Z weryfikacją.
Archiwum
Stare podmioty do odczytu.
Pytania
Zanim zapytasz
Tak, jako osobne podmioty.
Kartoteki da się przenieść do jednego podmiotu. Historia zwykle zostaje w archiwum.
Zostają dostępne do odczytu w starym podmiocie.
Firma z księgowością.
Nie, jeśli ustawimy uprawnienia do podmiotów.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Gorzowie Wielkopolskim
Ta sama usługa
Insert (Subiekt i Rachmistrz) w innych miastach
Uporządkujmy dane kilku firm
Napiszcie, ile macie podmiotów w Subiekcie i jakie zmiany planujecie. Przygotujemy plan.