woj. dolnośląskie
Subiekt i systemy InsERT
Wrocław
Sieć sklepów przysyła zamówienia w pliku, którego Subiekt nie wczyta, i wymaga faktur z numerami swoich zamówień oraz kodami towarów ze swojego katalogu. Dział obsługi przepisuje zamówienia ręcznie i przygotowuje pliki dla odbiorcy w arkuszu. Rozszerzenie w Sferze robi to automatycznie.
Sieci handlowe
Odbiorca ma swój format i nie zamierza go zmieniać
Dystrybutorzy i producenci z Wrocławia współpracujący z sieciami handlowymi i dużymi odbiorcami dostają zamówienia w plikach o określonej strukturze. Odbiorca wymaga też, żeby faktury i dokumenty dostawy zawierały jego numery zamówień, jego kody towarów i dane miejsc dostawy.
Subiekt w standardzie nie zna tych formatów. Dział obsługi przepisuje więc zamówienia ręcznie, pilnuje kodów odbiorcy w arkuszu i przygotowuje pliki zwrotne. Przy kilkudziesięciu zamówieniach dziennie to etat pracy i stałe ryzyko, że faktura zostanie odrzucona przez system odbiorcy.
Sfera pozwala napisać rozszerzenie, które wczytuje zamówienia z pliku odbiorcy do Subiekta i przygotowuje dokumenty w wymaganym formacie. Kody towarów odbiorcy trzymamy w kartotece jako powiązania, żeby nikt nie musiał ich wpisywać ręcznie.
Zakres
Co obejmuje rozwiązanie
Zaczynamy od specyfikacji formatu odbiorcy.
- Analiza specyfikacji plików odbiorcy
- Powiązanie kodów towarów odbiorcy z kartoteką Subiekta
- Import zamówień z pliku do Subiekta
- Kontrola: nieznany towar, brak stanu, zła cena
- Eksport faktur i dokumentów dostawy w formacie odbiorcy
- Numery zamówień i miejsca dostawy na dokumentach
- Test na plikach od odbiorcy przed uruchomieniem
- Sprawdzanie rozszerzenia przy aktualizacjach Subiekta
- Nie piszemy rozszerzenia bez specyfikacji odbiorcy
- Nie ingerujemy bezpośrednio w tabele systemu
- Nie uruchamiamy bez testu na prawdziwych plikach
Wymagania odbiorcy
Co zwykle wymaga odbiorca
Poniżej elementy, które najczęściej pojawiają się w wymaganiach sieci i dużych odbiorców.
| Wymaganie | Problem w standardzie | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Zamówienie w pliku | Subiekt go nie wczyta | import przez rozszerzenie |
| Kody towarów odbiorcy | inne niż w kartotece | powiązania w kartotece |
| Numer zamówienia na fakturze | trzeba wpisywać ręcznie | przenoszony z importu |
| Miejsce dostawy | jeden adres kontrahenta | lista miejsc dostawy |
| Faktura w pliku | wydruk albo PDF | eksport w formacie odbiorcy |
| Awizacja dostawy | ręczne przygotowanie | eksport z dokumentu dostawy |
| Odrzucony dokument | wychodzi po tygodniach | kontrola przed wysłaniem |
Dokument odrzucony przez system odbiorcy to opóźniona płatność. Rozszerzenie sprawdza wymagane pola, zanim plik wyjdzie z firmy.
Wynik
Co dostajecie
Obsługę dużych odbiorców bez przepisywania.
- Import zamówień: Z pliku odbiorcy prosto do Subiekta.
- Dokumenty w formacie odbiorcy: Z jego numerami i kodami.
- Kontrola błędów: Zanim dokument zostanie odrzucony.
Wrocław w praktyce
Czego nauczyły nas projekty z wrocławskimi dostawcami
Pierwsza rzecz: specyfikacje odbiorców bywają długie, ale w praktyce używana jest ich niewielka część. Rozmowa z osobą, która obsługuje odbiorcę, pozwala skupić się na tym, co naprawdę jest sprawdzane.
Druga: najwięcej problemów sprawiają nowe produkty. Towar dodany do Subiekta bez kodu odbiorcy blokuje import zamówienia. Rozszerzenie informuje o tym od razu, zamiast milcząco pominąć pozycję.
Trzecia: po uruchomieniu importu dział obsługi zamówień zajmuje się wyjątkami zamiast przepisywania. Przy kilku odbiorcach oszczędza to dziennie godziny pracy.
Zamówienia od sieci przepisywaliśmy ręcznie, a część faktur wracała odrzucona. Teraz zamówienia wchodzą z pliku, a faktury wychodzą w formacie odbiorcy.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest specyfikacja od odbiorcy.
- Wersja Subiekta i licencja Sfery
- Specyfikacja plików od odbiorcy
- Przykładowe pliki zamówień i dokumentów
- Lista kodów towarów odbiorcy
- Osoba obsługująca odbiorcę
- Kopia bazy do testów
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od analizy specyfikacji i przykładowych plików z osobą, która obsługuje odbiorcę. Sprawdzamy, czy podobne rozwiązanie nie istnieje już dla Waszej wersji.
Piszemy rozszerzenie w Sferze, wprowadzamy powiązania kodów i testujemy na prawdziwych plikach od odbiorcy, także nietypowych. Pracujemy głównie zdalnie.
Po uruchomieniu obserwujemy pierwsze zamówienia i dokumenty. W ramach opieki sprawdzamy rozszerzenie przy aktualizacjach i dostosowujemy je, gdy odbiorca zmieni format.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Rozszerzenia do obsługi dużych odbiorców piszemy dla firm z Wrocławia, głównie zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Oleśnicy, Oławy, Środy Śląskiej, Trzebnicy, Kątów Wrocławskich i Siechnic.
- Stare Miasto
- Krzyki-Partynice
- Gaj
- Muchobór Wielki
- Ołbin
- Nadodrze
- Szczepin
- Biskupin-Sępolno-Dąbie-Bartoszowice
- Jagodno
- Maślice
- Karłowice-Różanka
- Psie Pole-Zawidawie
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Oława, Oleśnica, Trzebnica, Kąty Wrocławskie, Siechnice, Środa Śląska, Brzeg Dolny. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje rozwiązanie
Koszt zależy od liczby odbiorców i złożoności ich formatów.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Sprawdzenie formatu | specyfikacja i przykładowe pliki | krótko | 0 zł |
| Import zamówień jednego odbiorcy | rozszerzenie, powiązania kodów, kontrola | 1–2 tyg. | wycena po analizie |
| Import i eksport dokumentów | zamówienia, faktury, awizacje | 2–4 tyg. | wycena po analizie |
| Opieka nad rozszerzeniem | aktualizacje, zmiany formatu | miesięcznie | w ramach opieki od 199 zł |
Sfera wymaga osobnej licencji producenta.
Współpraca
Od przepisywania zamówień do importu z pliku
Specyfikacja
Pliki i wymagania odbiorcy.
Powiązania kodów
Kody odbiorcy w kartotece.
Rozszerzenie
Import, eksport, kontrola.
Test na plikach odbiorcy
Także nietypowych.
Uruchomienie
Z obserwacją pierwszych dni.
Opieka
Aktualizacje i zmiany formatu.
Pytania
Zanim zapytasz
Nie w standardzie. Robi to rozszerzenie w Sferze.
Tak, przenoszony z importu.
Przechowujemy je w kartotece jako powiązania.
Dostosowujemy rozszerzenie w ramach opieki.
Tak.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi we Wrocławiu
Ta sama usługa
Insert (Subiekt i Rachmistrz) w innych miastach
Obsłużmy odbiorców bez przepisywania
Prześlijcie specyfikację i przykładowe pliki od odbiorcy. Sprawdzimy, jak połączyć je z Subiektem.