woj. kujawsko-pomorskie
Subiekt i systemy InsERT
Bydgoszcz
Raz w roku hurtownia zamyka magazyn na dwa dni. Spis idzie na kartkach, potem ktoś wpisuje wyniki do Subiekta, a system liczy różnice tak wolno, że sprzedaż stoi do popołudnia. Po inwentaryzacji stany i tak się nie zgadzają. Z dobrym przygotowaniem spis zajmuje mniej czasu, a różnice są wiarygodne.
Inwentaryzacja
Dwa dni zamkniętego magazynu
Inwentaryzacja w firmie handlowej to jeden z najbardziej obciążających dni w roku. Magazyn nie wydaje towaru, ludzie liczą, a biuro czeka na wyniki. W wielu firmach z Bydgoszczy trwa dłużej, niż musi, z trzech powodów.
Pierwszy to spis na papierze i ręczne przepisywanie wyników do Subiekta. Drugi to baza, która nie była konserwowana od lat — przy dużej liczbie pozycji rozliczenie różnic potrafi zablokować pracę na godziny. Trzeci to kartoteka z duplikatami i towarami bez kodów, przez które różnice są niewiarygodne.
Przygotowanie do inwentaryzacji zaczynamy kilka tygodni wcześniej: porządkujemy kartotekę, konserwujemy bazę, ustalamy sposób spisu — na arkuszach albo kolektorach — i próbujemy rozliczenia na kopii. W dniu spisu nie ma niespodzianek.
Zakres
Co obejmuje przygotowanie
Najwięcej pracy wykonujemy przed dniem spisu.
- Porządek w kartotece: duplikaty, towary bez kodów
- Wyjaśnienie ujemnych stanów przed spisem
- Konserwacja bazy i sprawdzenie wydajności
- Wybór sposobu spisu: arkusze albo kolektory
- Przygotowanie importu wyników z kolektorów
- Podział spisu na strefy albo grupy towarów
- Próbne rozliczenie różnic na kopii bazy
- Wsparcie w dniu spisu i przy rozliczeniu
- Nie decydujemy o sposobie ujęcia różnic w księgach
- Nie liczymy towaru za magazyn
- Nie rozliczamy różnic bez kopii bazy
Plan przygotowania
Plan przygotowania do inwentaryzacji
Poniżej typowy harmonogram przygotowania.
| Kiedy | Co robimy | Po stronie firmy |
|---|---|---|
| 4 tygodnie przed | przegląd kartoteki i stanów ujemnych | wyjaśnienie wątpliwych pozycji |
| 3 tygodnie przed | konserwacja bazy, test wydajności | — |
| 2 tygodnie przed | sposób spisu, import z kolektorów | decyzja o strefach i zespołach |
| Tydzień przed | próbne rozliczenie na kopii | sprawdzenie wyników próby |
| Dzień przed | kopia bazy, arkusze albo kolektory gotowe | zamknięcie dokumentów |
| Dzień spisu | wsparcie przy imporcie i pytaniach | liczenie |
| Po spisie | rozliczenie różnic, kopia po zamknięciu | decyzje o różnicach z księgowością |
Próba na kopii bazy tydzień wcześniej pokazuje, ile potrwa rozliczenie i czy nie wyjdą problemy z kartoteką. W dniu spisu nie ma już zaskoczeń.
Wynik
Co dostajecie
Krótszą inwentaryzację i stany, którym można wierzyć.
- Przygotowana baza i kartoteka: Bez duplikatów, z konserwacją przed spisem.
- Sposób spisu: Arkusze albo kolektory z importem do Subiekta.
- Wiarygodne różnice: Rozliczone sprawnie, bez blokowania pracy.
Bydgoszcz w praktyce
Czego nauczyły nas inwentaryzacje w bydgoskich firmach
Pierwsza rzecz: najwięcej czasu w dniu spisu tracą firmy, które przepisują wyniki z kartek. Kolektory z importem do Subiekta skracają ten etap z godzin do minut.
Druga: niewiarygodne różnice to zwykle wina kartoteki, nie magazynierów. Ten sam towar pod dwoma kodami daje nadwyżkę na jednym i niedobór na drugim.
Trzecia: konserwacja bazy kilka tygodni przed spisem sprawia, że rozliczenie różnic, które wcześniej blokowało pracę na pół dnia, trwa kilkanaście minut.
Inwentaryzacja zamykała magazyn na dwa dni. Po uporządkowaniu kartoteki i spisie z kolektorami zamknęliśmy się w jeden dzień, a różnic było mniej.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najlepiej zgłosić się kilka tygodni przed spisem.
- Wersja Subiekta
- Planowany termin inwentaryzacji
- Liczba pozycji w kartotece i magazynów
- Informacja, czy macie kolektory danych
- Opis, jak wyglądała poprzednia inwentaryzacja
- Kontakt do księgowości w sprawie różnic
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy o poprzedniej inwentaryzacji i o tym, co wtedy trwało najdłużej. Układamy harmonogram przygotowania od terminu spisu wstecz.
Porządkujemy kartotekę, konserwujemy bazę, przygotowujemy import z kolektorów i robimy próbne rozliczenie na kopii. Pracujemy głównie zdalnie.
W dniu spisu jesteśmy dostępni przy imporcie i pytaniach, a po spisie pomagamy w rozliczeniu różnic. Decyzje o ich ujęciu podejmuje firma z księgowością.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Przygotowanie Subiekta do inwentaryzacji prowadzimy dla firm z Bydgoszczy, głównie zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Białych Błot, Osielska, Solca Kujawskiego, Nakła nad Notecią, Koronowa i Szubina.
- Bocianowo-Śródmieście-Stare Miasto
- Nowy Fordon
- Stary Fordon
- Szwederowo
- Bartodzieje
- Wyżyny
- Kapuściska
- Bielawy
- Osowa Góra
- Miedzyń-Prądy
- Błonie
- Wilczak-Jary
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Solec Kujawski, Białe Błota, Osielsko, Nakło nad Notecią, Koronowo, Żnin, Szubin. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje przygotowanie
Koszt zależy od liczby pozycji, stanu kartoteki i sposobu spisu.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Wstępna rozmowa | poprzednia inwentaryzacja, termin, sprzęt | 1 rozmowa | 0 zł |
| Przygotowanie bazy i kartoteki | duplikaty, stany, konserwacja, próba | kilka dni rozłożonych w czasie | godzinowo |
| Import z kolektorów | konfiguracja i test | zależnie od sprzętu | wycena po rozmowie |
| Wsparcie w dniu spisu | import, pytania, rozliczenie | według potrzeby | godzinowo lub w ramach opieki |
Decyzje o ujęciu różnic inwentaryzacyjnych podejmuje firma z księgowością.
Współpraca
Od dwóch dni spisu do jednego
Rozmowa
Co trwało najdłużej ostatnio.
Kartoteka
Duplikaty i stany ujemne.
Baza
Konserwacja i test wydajności.
Sposób spisu
Arkusze albo kolektory z importem.
Próba na kopii
Tydzień przed spisem.
Dzień spisu i rozliczenie
Ze wsparciem.
Pytania
Zanim zapytasz
Najczęściej przez bazę bez konserwacji i dużą kartotekę.
Tak, z importem wyników do Subiekta.
Często z duplikatów i towarów pod różnymi kodami.
Kilka tygodni przed terminem spisu.
Nie. To decyzja firmy i księgowości.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Bydgoszczy
Ta sama usługa
Insert (Subiekt i Rachmistrz) w innych miastach
Przygotujmy Subiekta do inwentaryzacji
Napiszcie, kiedy planujecie spis i jak wyglądał poprzedni. Ułożymy harmonogram przygotowania.