woj. wielkopolskie
Subiekt i systemy InsERT
Poznań
Handlowiec zapisał fakturę z ceną poniżej zakupu, bo pomylił przecinek. Inny dodał kontrahenta bez NIP-u. Jeszcze inny wystawił dokument bez numeru zamówienia, którego wymaga klient. Każdy z tych błędów wychodzi po fakcie i kosztuje korektę. Subiekt może je zatrzymać w momencie zapisu.
Kontrola danych
Błąd wychodzi po fakcie
W firmach handlowych z Poznania dokumenty wystawia wiele osób. Każda z nich czasem się myli: przecinek w złym miejscu, pominięte pole, zła stawka, kontrahent bez NIP-u. Standardowe mechanizmy Subiekta zatrzymują część takich błędów, ale nie wszystkie, które mają znaczenie dla konkretnej firmy.
Skutki są znane: faktura z ceną poniżej zakupu, której nikt nie zauważył, dokument odrzucony przez klienta z powodu braku numeru zamówienia, korekty, które przy e-fakturach nie mogą już być cichą poprawką w programie.
Rozszerzenie w Sferze może sprawdzać dane w momencie zapisu i zatrzymać dokument albo ostrzec użytkownika. Reguły ustalamy z firmą: co blokuje zapis, a co tylko wyświetla ostrzeżenie. Zawsze najpierw sprawdzamy, co da się ustawić w standardowej konfiguracji.
Zakres
Co można kontrolować
Reguły dopasowujemy do błędów, które zdarzają się w Waszej firmie.
- Sprawdzenie standardowych ustawień i blokad
- Poprawność NIP-u przy zapisie kontrahenta
- Cena sprzedaży poniżej ceny zakupu albo minimalnej marży
- Wymagane pola dla wybranych kontrahentów
- Stawka niezgodna z kartoteką
- Rabat powyżej limitu użytkownika
- Duplikat kontrahenta przy dodawaniu
- Rejestr zatrzymanych i zaakceptowanych wyjątków
- Nie piszemy rozszerzenia, gdy wystarczy konfiguracja
- Nie blokujemy pracy regułami, których firma nie zatwierdziła
- Nie ingerujemy bezpośrednio w tabele systemu
Reguły
Przykładowe reguły kontroli
Poniżej reguły, które ustalamy najczęściej.
| Reguła | Reakcja | Po co |
|---|---|---|
| NIP o błędnej strukturze | blokada zapisu | mniej korekt e-faktur |
| Cena poniżej zakupu | blokada albo akceptacja kierownika | ochrona marży |
| Brak numeru zamówienia u wybranych klientów | blokada zapisu | dokument nie wróci odrzucony |
| Rabat powyżej limitu | ostrzeżenie albo akceptacja | kontrola rabatów |
| Podobny kontrahent już istnieje | ostrzeżenie | mniej duplikatów |
| Stawka inna niż w kartotece | ostrzeżenie | zgodność z księgowością |
| Towar bez kodu kreskowego | ostrzeżenie przy przyjęciu | porządek w kartotece |
Zbyt wiele blokad frustruje zespół i zachęca do obchodzenia. Blokujemy tylko to, co naprawdę kosztuje, resztę sygnalizujemy ostrzeżeniem.
Wynik
Co dostajecie
Mniej błędów, które wychodzą po fakcie.
- Reguły kontroli: Ustalone z firmą, w standardzie albo w Sferze.
- Rejestr wyjątków: Kto i dlaczego zaakceptował odstępstwo.
- Mniej korekt: Szczególnie ważne przy e-fakturach.
Poznań w praktyce
Czego nauczyły nas projekty w poznańskich firmach
Pierwsza rzecz: najbardziej opłacalna reguła to cena poniżej zakupu. W hurtowniach z tysiącami pozycji pomyłki w cenach zdarzają się regularnie i zwykle wychodzą dopiero w raporcie marży.
Druga: kontrola NIP-u nabrała znaczenia przy e-fakturach. Błąd, który kiedyś kończył się poprawką, teraz oznacza korektę dokumentu w systemie.
Trzecia: przed napisaniem rozszerzenia warto przejrzeć standardowe ustawienia. Część blokad — na przykład sprzedaż poniżej ceny zakupu — da się włączyć w konfiguracji Subiekta bez pisania kodu.
Faktury z ceną poniżej zakupu wychodziły kilka razy w miesiącu. Po ustawieniu kontroli takie dokumenty wymagają akceptacji kierownika i problem zniknął.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest lista błędów, które się zdarzają.
- Wersja Subiekta i informacja o licencji Sfery
- Lista błędów, które zdarzały się w ostatnich miesiącach
- Korekty dokumentów z ostatniego okresu
- Wymagania klientów dotyczące dokumentów
- Zasady rabatów i marż
- Kopia bazy do testów
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od przeglądu korekt i błędów z ostatnich miesięcy oraz standardowych ustawień Subiekta. Część kontroli włączamy w konfiguracji.
Dla reguł, których nie ma w standardzie, ustalamy z firmą reakcję — blokada czy ostrzeżenie — i piszemy rozszerzenie w Sferze. Testujemy na kopii. Pracujemy głównie zdalnie.
Po uruchomieniu obserwujemy rejestr wyjątków i korygujemy reguły, jeśli któraś przeszkadza w pracy bardziej, niż chroni.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Kontrolę danych w Subiekcie ustawiamy dla firm z Poznania, głównie zdalnie.
Pracujemy też dla firm ze Swarzędza, Lubonia, Kórnika, Tarnowa Podgórnego, Suchego Lasu i Mosiny.
- Stare Miasto
- Jeżyce
- Grunwald Północ
- Wilda
- Sołacz
- Stare Winogrady
- Rataje
- Piątkowo
- Naramowice
- Górczyn
- Zielony Dębiec
- Podolany
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Luboń, Swarzędz, Suchy Las, Tarnowo Podgórne, Komorniki, Kórnik, Mosina. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje kontrola danych
Koszt zależy od liczby reguł i tego, ile da się ustawić w standardzie.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Sprawdzenie konfiguracji | standardowe blokady i ustawienia | krótko | 0 zł |
| Konfiguracja standardowa | blokady dostępne w Subiekcie | kilka godzin | godzinowo |
| Rozszerzenie z regułami | kontrole spoza standardu, rejestr wyjątków | 1–2 tyg. | wycena po ustaleniu reguł |
| Opieka | korekta reguł, aktualizacje | miesięcznie | od 199 zł |
Rozszerzenie w Sferze wymaga osobnej licencji producenta.
Współpraca
Od korekt po fakcie do kontroli przed zapisem
Przegląd błędów
Korekty z ostatnich miesięcy.
Standardowe ustawienia
Co da się włączyć od razu.
Reguły spoza standardu
Blokada czy ostrzeżenie.
Rozszerzenie
W Sferze, z rejestrem wyjątków.
Test na kopii
Na prawdziwych przypadkach.
Korekta reguł
Po pierwszych tygodniach.
Pytania
Zanim zapytasz
Częściowo w standardzie. Rozbudowane reguły — przez Sferę.
Tak, przy zapisie kontrahenta.
Nie, jeśli blokujemy tylko to, co naprawdę kosztuje.
Osoba wskazana przez firmę, z zapisem w rejestrze.
Do reguł spoza standardu — tak.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Poznaniu
Ta sama usługa
Insert (Subiekt i Rachmistrz) w innych miastach
Zatrzymajmy błędy przed zapisem
Napiszcie, jakie błędy najczęściej wychodzą w dokumentach. Sprawdzimy, co da się ustawić w Subiekcie.