woj. mazowieckie
Subiekt i systemy InsERT
Płock
Faktura wysłana do Krajowego Systemu e-Faktur ma nadany numer i nie da się jej poprawić tak, jak poprawiało się fakturę w programie — trzeba wystawić korektę. Błędny NIP kontrahenta albo zła jednostka miary, które przez lata nikomu nie przeszkadzały, zaczynają kosztować. Przed przełączeniem warto sprawdzić dane.
KSeF
Błąd, który kiedyś nic nie kosztował
Krajowy System e-Faktur zmienia nie tyle sposób fakturowania, co moment, w którym błąd staje się kosztowny. Dokument wysłany do systemu ma nadany numer i nie da się go poprawić w programie — trzeba wystawić korektę.
Dlatego przed przełączeniem sprawdzamy dane, które do tej pory nikomu nie przeszkadzały: NIP-y kontrahentów, jednostki miary, stawki na kartotekach i sposób opisywania rabatów. W firmach pracujących na Subiekcie od lat zawsze coś się znajdzie.
Po stronie programu konfigurujemy dostęp do systemu z uprawnieniami dla osób, które faktycznie wystawiają dokumenty, przechodzimy pełny test na środowisku testowym i dopiero potem przełączamy wystawianie produkcyjne. Testu nie pomijamy nigdy.
Zakres
Co obejmuje przygotowanie do KSeF
Zaczynamy od wersji programu, kończymy na pierwszej fakturze produkcyjnej.
- Sprawdzenie wersji Subiekta i obsługi KSeF
- Aktualizacja albo plan migracji, jeśli wersja jest za stara
- Sprawdzenie NIP-ów kontrahentów
- Sprawdzenie jednostek miary i stawek na kartotekach
- Sposób opisywania rabatów na dokumentach
- Konfiguracja dostępu i uprawnień do systemu
- Pełny test na środowisku testowym
- Sprawdzenie faktur wystawianych poza Subiektem
- Nie przełączamy bez testu na środowisku testowym
- Nie udzielamy porad podatkowych
- Nie zostawiamy faktur ze sklepu poza obiegiem
Dane do sprawdzenia
Dane do sprawdzenia przed przełączeniem
Poniżej rzeczy, które sprawdzamy w każdej firmie.
| Dane | Częsty problem | Co robimy |
|---|---|---|
| NIP kontrahentów | brak, błędny, z kreskami | weryfikacja i poprawa |
| Jednostki miary | niestandardowe skróty | ujednolicenie |
| Stawki na kartotekach | nieaktualne przypisania | sprawdzenie z księgowością |
| Opis rabatów | rabat ukryty w cenie albo w nazwie | ustalenie sposobu |
| Dane firmy | nieaktualny adres lub nazwa | aktualizacja |
| Faktury ze sklepu i platform | wystawiane poza Subiektem | włączenie do obiegu |
| Uprawnienia | wszyscy mogą wszystko | dostęp tylko dla wystawiających |
Obsługę KSeF dostają wyłącznie aktualne linie programu. Jeśli pracujecie na wersji sprzed kilku lat, najpierw czeka Was aktualizacja albo migracja — i to jest moment, żeby ją zaplanować.
Wynik
Co dostajecie
Subiekta gotowego na e-faktury, bez niespodzianek.
- Sprawdzone dane: NIP-y, jednostki, stawki i rabaty przed pierwszą wysyłką.
- Test przed startem: Pełny przebieg na środowisku testowym.
- Faktury ze sklepu w obiegu: Bez luk w numeracji po przełączeniu.
Płock w praktyce
Czego nauczyły nas przygotowania w płockich firmach
Pierwsza rzecz: w każdej sprawdzanej kartotece kontrahentów znajdują się błędne albo brakujące NIP-y. Wcześniej nikomu nie przeszkadzały, bo faktura i tak trafiała do klienta. Teraz każdy błąd to korekta.
Druga: najczęstszym miejscem luki po przełączeniu są faktury wystawiane poza Subiektem — w sklepie internetowym albo na platformach sprzedażowych. Sprawdzamy je osobno.
Trzecia: firmy obsługujące duże zakłady w Płocku wystawiają faktury z numerami zamówień i umów. Ich poprawne umieszczenie w strukturze e-faktury warto sprawdzić na teście, a nie na pierwszej produkcyjnej.
Przed przełączeniem znaleźliśmy kilkadziesiąt błędnych NIP-ów i nieaktualne stawki na części towarów. Po teście pierwsze e-faktury poszły bez korekt.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Wystarczy dostęp do Subiekta i kontakt do księgowości.
- Wersja Subiekta i stan licencji
- Dostęp zdalny do systemu
- Lista osób wystawiających faktury
- Informacja o sklepie internetowym i platformach
- Kontakt do księgowości
- Termin, w którym chcecie przełączyć wystawianie
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od bezpłatnego sprawdzenia wersji Subiekta. Jeśli trzeba aktualizacji albo migracji, planujemy ją z wyprzedzeniem.
Sprawdzamy dane kontrahentów i kartotek, uzgadniamy sporne kwestie z księgowością, konfigurujemy dostęp i uprawnienia. Pracujemy głównie zdalnie.
Przechodzimy pełny test na środowisku testowym, sprawdzamy faktury spoza Subiekta i dopiero potem przełączamy wystawianie. W pierwszych dniach pomagamy przy pytaniach.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Przygotowanie Subiekta do KSeF prowadzimy dla firm z Płocka, głównie zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Gostynina, Sierpca, Płońska, Sochaczewa, Gąbina i Radzanowa.
- Śródmieście
- Podolszyce Północ
- Podolszyce Południe
- Radziwie
- Borowiczki
- Winiary
- Skarpa
- Kostrogaj
- Trzepowo
- Imielnica
- Góry
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Gąbin, Wyszogród, Gostynin, Słupno, Stara Biała, Bodzanów, Radzanowo. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje przygotowanie
Koszt zależy od wersji programu i stanu danych.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Sprawdzenie wersji | czy Subiekt obsłuży KSeF | krótko | 0 zł |
| Przygotowanie danych i konfiguracja | kontrahenci, kartoteki, dostęp, test | kilka dni | godzinowo, wycena po sprawdzeniu |
| Aktualizacja albo migracja | gdy wersja jest za stara | zależnie od wersji | wycena po sprawdzeniu |
| Opieka | aktualizacje, pytania po przełączeniu | miesięcznie | od 199 zł lub godzinowo |
Nie udzielamy porad podatkowych. Sprawy wymagające decyzji uzgadniamy z księgowością.
Współpraca
Od starych danych do pierwszej e-faktury
Sprawdzenie wersji
Bezpłatnie.
Aktualizacja
Jeśli potrzebna, z wyprzedzeniem.
Dane
NIP-y, jednostki, stawki, rabaty.
Dostęp i uprawnienia
Dla osób wystawiających.
Test
Pełny, na środowisku testowym.
Przełączenie
Z faktur spoza Subiekta w obiegu.
Pytania
Zanim zapytasz
Tylko w aktualnych liniach. Sprawdzamy wersję bezpłatnie.
Nie w programie. Trzeba wystawić korektę.
NIP-y, jednostki miary, stawki i sposób opisywania rabatów.
Muszą trafić do obiegu. Sprawdzamy to osobno.
Tak. To jedyny moment, w którym błąd nic nie kosztuje.
Nie. Konfigurujemy program.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Płocku
Ta sama usługa
Insert (Subiekt i Rachmistrz) w innych miastach
Przygotujmy Subiekta do e-faktur
Podajcie wersję Subiekta i napiszcie, czy wystawiacie faktury także ze sklepu. Sprawdzimy wersję i powiemy, co trzeba zrobić.