woj. kujawsko-pomorskie
Programy ERP
Toruń
W starym systemie jest dwanaście lat faktur, zamówień i dokumentów magazynowych. Firma chce mieć je w nowym programie, bo „mogą się przydać". Pełne przeniesienie historii jest kosztowne, a korzyść często mniejsza, niż się wydaje. Zwykle lepiej zostawić stary system do odczytu — i wiedzieć, jak z niego korzystać.
Historia dokumentów
Dwanaście lat dokumentów w nowym systemie
Przy zmianie systemu przenosi się standardowo kartotekę towarów, kontrahentów, stany magazynowe i nierozliczone dokumenty. To wystarcza do bieżącej pracy. Pytanie o historię dokumentów pojawia się zawsze i zawsze wymaga decyzji.
Pełne przeniesienie kilku lat dokumentów jest kosztowne. Stare dokumenty mają inne stawki, nieaktualnych kontrahentów, wycofane towary i formaty, których nowy system nie zna. Każdy rok historii to godziny dopasowywania danych.
W praktyce sprawdza się układ pośredni: nowy system startuje z czystymi danymi bieżącymi, a stary zostaje dostępny w trybie do odczytu. Ustalamy, jak długo go utrzymywać, kto ma do niego dostęp i jak go zabezpieczyć. Okres przechowywania dokumentów ustala księgowość.
Co ustalamy
Co ustalamy przy zmianie systemu
Decyzję o historii podejmujemy razem z firmą i księgowością.
- Które dane są potrzebne do bieżącej pracy
- Czy historia sprzedaży jest potrzebna w nowym systemie
- Czy wystarczy wybiórcze przeniesienie, np. ostatni rok
- Jak długo utrzymywać stary system do odczytu
- Na jakim komputerze albo serwerze będzie działać archiwum
- Kto ma dostęp do archiwum
- Jak zabezpieczyć i kopiować bazę archiwum
- Jak wyszukiwać dokumenty w starym systemie
- Nie przenosimy pełnej historii bez uzasadnienia
- Nie wyłączamy starego systemu bez archiwum
- Nie ustalamy okresów przechowywania za księgowość
Opcje
Pełna migracja, wybiórcza czy archiwum
Poniżej porównanie opcji, od którego zaczynamy rozmowę.
| Opcja | Kiedy ma sens | Koszt i ryzyko |
|---|---|---|
| Tylko dane bieżące i archiwum | większość firm | najniższy koszt, historia w starym systemie |
| Ostatni rok sprzedaży | potrzebne porównania rok do roku | umiarkowany koszt |
| Pełna historia | rzadko, przy szczególnych potrzebach | wysoki koszt, ryzyko błędów |
| Eksport historii do plików | gdy stary system trzeba wyłączyć | dane dostępne bez programu |
| Archiwum na starym komputerze | krótki okres | ryzyko awarii sprzętu |
| Archiwum na serwerze z kopiami | dłuższy okres | bezpieczniejsze |
| Okres przechowywania | ustala księgowość | — |
Stary system do odczytu na komputerze w kącie biura to archiwum do pierwszej awarii dysku. Jego baza też powinna mieć kopię.
Wynik
Co dostajecie
Nowy system bez balastu i dostęp do historii.
- Decyzja o historii: Co przenosimy, co zostaje w archiwum.
- Bezpieczne archiwum: Stary system do odczytu z kopią bazy.
- Instrukcja wyszukiwania: Jak znaleźć stary dokument, gdy będzie potrzebny.
Toruń w praktyce
Czego nauczyły nas zmiany systemów w toruńskich firmach
Pierwsza rzecz: firmy zakładają, że będą często sięgać do historii. W praktyce po pół roku zaglądają do archiwum kilka razy w miesiącu, a po roku — sporadycznie.
Druga: historia sprzedaży z ostatniego roku bywa przydatna w nowym systemie do porównań i planowania. Wybiórcze przeniesienie tego okresu to często dobry kompromis.
Trzecia: najczęstszy problem z archiwum to brak dostępu po latach. Stary system działał na komputerze, który ktoś wymienił, albo licencja wygasła. Ustalenie tego na starcie oszczędza nerwów przy kontroli.
Chcieliśmy przenieść całą historię. Przenieśliśmy ostatni rok, a stary system działa do odczytu na serwerze. Zaglądamy do niego kilka razy w miesiącu.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest rozmowa z księgowością.
- Nazwa i wersja starego systemu
- Zakres i wielkość historii dokumentów
- Informacja, do czego historia jest dziś używana
- Wymagania księgowości dotyczące przechowywania
- Informacja o licencji starego systemu
- Miejsce, gdzie może działać archiwum
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy o tym, do czego firma używa historii i czego wymaga księgowość. Pokazujemy koszt każdej opcji.
Po decyzji przenosimy dane bieżące i ewentualnie wybrany okres historii, a stary system konfigurujemy do odczytu w bezpiecznym miejscu, z kopią. Z firmami z Torunia spotykamy się na miejscu.
Przekazujemy instrukcję wyszukiwania dokumentów w archiwum i w ramach wsparcia pilnujemy, żeby archiwum działało przez ustalony okres.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Zmiany systemów i archiwa prowadzimy dla firm z Torunia, na miejscu i zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Chełmży, Golubia-Dobrzynia, Lubicza, Wielkiej Nieszawki, Ciechocinka i Aleksandrowa Kujawskiego.
- Stare Miasto
- Bydgoskie Przedmieście
- Chełmińskie Przedmieście
- Rubinkowo
- Na Skarpie
- Wrzosy
- Podgórz
- Bielany
- Jakubskie Przedmieście
- Kaszczorek
- Czerniewice
- Stawki
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Lubicz, Chełmża, Łysomice, Złotoria, Wielka Nieszawka, Ciechocinek, Aleksandrów Kujawski. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje migracja i archiwum
Koszt zależy od tego, ile historii przenosimy.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Konsultacja | opcje dla historii i ich koszt | 1–2 spotkania | 0 zł |
| Wdrożenie podstawowe | dane bieżące, archiwum do odczytu | 2–4 tyg. | od ok. 3000 zł |
| Wybiórcza migracja historii | np. ostatni rok sprzedaży | zależnie od danych | wycena po analizie |
| Wsparcie bieżące | nowy system i archiwum | miesięcznie | od 199 zł lub godzinowo |
Pełna migracja historii jest zwykle najdroższą opcją. Wyceniamy ją tylko wtedy, gdy jest uzasadniona.
Współpraca
Od dwunastu lat dokumentów do czystego startu
Rozmowa o historii
Do czego jest używana.
Wymagania księgowości
Okresy przechowywania.
Decyzja
Co przenosimy, co archiwizujemy.
Migracja danych bieżących
Najpierw próbna.
Archiwum do odczytu
W bezpiecznym miejscu, z kopią.
Instrukcja i wsparcie
Jak szukać starych dokumentów.
Pytania
Zanim zapytasz
Zwykle nie. Stary system może zostać do odczytu.
Tak długo, jak wymaga księgowość i potrzeby firmy.
Tak, jak każda baza z danymi firmy.
Tak, to częsty kompromis.
Księgowość.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Toruniu
Zdecydujmy, co zrobić z historią dokumentów
Napiszcie, z jakiego systemu przechodzicie i ile lat historii w nim macie. Pokażemy opcje i ich koszt.