woj. podlaskie
Programy ERP
Białystok
Co miesiąc firma wysyła biuru rachunkowemu segregator albo paczkę wydruków. Biuro wprowadza dokumenty ręcznie, dzwoni z pytaniami o brakujące faktury, a do dziesiątego wszyscy są zdenerwowani. System handlowy potrafi przekazywać dane do księgowości elektronicznie — trzeba to tylko ustawić razem z biurem.
Biuro rachunkowe
Segregator co miesiąc
Większość małych i średnich firm z Białegostoku i okolic korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Firma wystawia dokumenty w systemie handlowym, a biuro księguje je w swoim programie. Pomiędzy jest papier albo pliki PDF wysyłane mailem.
Skutki są znane: biuro przepisuje dokumenty ręcznie, co kosztuje czas i generuje błędy. Brakujące faktury wychodzą przy zamknięciu, rozrachunki w firmie i w biurze się rozjeżdżają, a firma płaci biuru więcej za pracę, którą mógłby wykonać eksport.
Popularne systemy handlowe przekazują dokumenty do programów księgowych elektronicznie — szczególnie w obrębie tej samej rodziny, jak Subiekt z Rachmistrzem czy Rewizorem. Ustalamy z biurem, w jakim programie pracuje i jaki format przyjmuje, i konfigurujemy przekazywanie danych.
Zakres
Co ustawiamy
Konfiguracja wymaga współpracy z biurem rachunkowym.
- Rozmowa z biurem: program księgowy i przyjmowane formaty
- Konfiguracja eksportu dokumentów sprzedaży i zakupu
- Ujednolicenie kontrahentów i kont po obu stronach
- Harmonogram przekazywania danych w miesiącu
- Lista kontrolna przed wysłaniem danych do biura
- Uzgadnianie rozrachunków między firmą a biurem
- Obieg dokumentów kosztowych, które nie są w systemie
- Instrukcja dla osoby przekazującej dane
- Nie zmieniamy programu księgowego biura
- Nie udzielamy porad księgowych
- Nie przekazujemy danych bez zgody i ustaleń z biurem
Papier i eksport
Papier i eksport danych obok siebie
Poniżej porównanie typowego miesiąca.
| Etap | Papier albo PDF | Eksport z systemu |
|---|---|---|
| Przekazanie sprzedaży | wydruki albo pliki mailem | plik eksportu do programu biura |
| Wprowadzenie w biurze | ręczne przepisywanie | import dokumentów |
| Brakujące faktury | wychodzą przy zamknięciu | lista kontrolna przed wysłaniem |
| Kontrahenci | wpisywani od nowa w biurze | przekazywani z dokumentami |
| Rozrachunki | rozjechane między firmą a biurem | uzgadniane na tych samych danych |
| Koszt pracy biura | wyższy przy przepisywaniu | niższy przy imporcie |
| Dokumenty kosztowe spoza systemu | segregator | uzgodniony obieg skanów |
Każde biuro pracuje w innym programie i przyjmuje inne formaty. Konfigurację zaczynamy od rozmowy z biurem, a nie od ustawień w systemie firmy.
Wynik
Co dostajecie
Spokojniejsze zamknięcie miesiąca po obu stronach.
- Eksport do biura: Dokumenty przekazywane elektronicznie, w uzgodnionym formacie.
- Harmonogram i lista kontrolna: Kiedy i co wysłać, żeby niczego nie brakowało.
- Uzgodnione rozrachunki: Te same dane w firmie i w biurze.
Białystok w praktyce
Czego nauczyły nas projekty z białostockimi firmami
Pierwsza rzecz: biura rachunkowe chętnie przyjmują eksport. Oszczędza im czasu i błędów. Często to biuro pierwsze pyta, czy firma nie mogłaby przekazywać danych elektronicznie.
Druga: najwięcej problemów sprawiają kontrahenci. Ten sam klient w systemie firmy i w programie biura zapisany inaczej powoduje błędy przy imporcie. Ujednolicenie na starcie oszczędza poprawek co miesiąc.
Trzecia: dokumenty kosztowe spoza systemu — paragony, faktury za paliwo, rachunki — nadal wymagają obiegu. Prosty harmonogram skanów zamiast segregatora dopełnia elektroniczne przekazywanie danych.
Co miesiąc woziliśmy segregator do biura. Teraz wysyłamy eksport z systemu, biuro go importuje i telefonów o brakujące faktury prawie nie ma.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejszy jest kontakt do biura rachunkowego.
- Nazwa i wersja systemu handlowego
- Kontakt do biura rachunkowego
- Informacja, w jakim programie pracuje biuro
- Opis, jak dziś przekazujecie dokumenty
- Liczba dokumentów miesięcznie
- Lista problemów przy zamknięciu miesiąca
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy z firmą i biurem rachunkowym. Sprawdzamy, jaki format przyjmuje biuro i co potrafi Wasz system.
Konfigurujemy eksport, ujednolicamy kontrahentów i ustalamy harmonogram. Pierwszy miesiąc przekazujemy równolegle: eksport i dotychczasowy sposób, żeby biuro mogło porównać. Z firmami z Białegostoku spotykamy się na miejscu.
Po sprawdzeniu przechodzicie tylko na eksport. W ramach wsparcia pomagamy, gdy biuro zmieni program albo przepisy wymuszą zmianę formatu.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Współpracę systemów z biurami rachunkowymi ustawiamy dla firm z Białegostoku, na miejscu i zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Wasilkowa, Choroszczy, Łap, Supraśla, Zabłudowa i Sokółki.
- Centrum
- Białostoczek
- Antoniuk
- Dziesięciny I
- Wysoki Stoczek
- Piaski
- Bojary
- Nowe Miasto
- Słoneczny Stok
- Zielone Wzgórza
- Skorupy
- Wygoda
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Choroszcz, Wasilków, Supraśl, Łapy, Zabłudów, Czarna Białostocka, Juchnowiec Kościelny. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje konfiguracja
Koszt zależy od systemu, programu biura i liczby rodzajów dokumentów.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Konsultacja | rozmowa z firmą i biurem, możliwości | 1–2 spotkania | 0 zł |
| Konfiguracja eksportu | eksport, kontrahenci, harmonogram | kilka dni | godzinowo, wycena po rozmowie |
| Wdrożenie podstawowe | nowy system z eksportem do biura | 2–4 tyg. | od ok. 3000 zł |
| Wsparcie bieżące | zmiany formatów, aktualizacje, pytania | miesięcznie | od 199 zł lub godzinowo |
Nie udzielamy porad księgowych. Konfigurujemy przekazywanie danych według ustaleń z biurem.
Współpraca
Od segregatora do eksportu
Rozmowa z biurem
Program i formaty.
Sprawdzenie systemu
Co potrafi Wasza wersja.
Konfiguracja eksportu
Dokumenty i kontrahenci.
Harmonogram
Kiedy i co przekazywać.
Miesiąc równolegle
Eksport i dotychczasowy sposób.
Tylko eksport
Po sprawdzeniu przez biuro.
Pytania
Zanim zapytasz
Zwykle tak. Zależy od programu biura i formatów.
Nie. Dopasowujemy eksport do programu biura.
Ustalamy prosty obieg skanów.
To zależy od biura, ale import zajmuje mniej czasu niż przepisywanie.
Nie. Konfigurujemy technicznie.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Białymstoku
Połączmy system z Waszym biurem rachunkowym
Napiszcie, jakiego systemu używacie i w jakim programie pracuje biuro. Sprawdzimy, jak przekazywać dane bez segregatorów.