woj. warmińsko-mazurskie
Outsourcing IT
Olsztyn
Biuro rachunkowe z Olsztyna obsługuje ponad sto firm. Dane wszystkich klientów są na jednym serwerze, dokumenty przychodzą mailem i na pendrive, a w tygodniu przed terminem rozliczeń każda awaria jest katastrofą. Klienci powierzają biuru swoje dane, a biuro powierza je komputerom, o które nikt nie dba systematycznie.
Biuro rachunkowe
Dane stu firm na jednym serwerze
Biura rachunkowe z Olsztyna przetwarzają dane wielu firm naraz: dokumenty księgowe, dane kadrowe i płacowe, dostępy do systemów. Jednocześnie są zwykle małymi zespołami, w których informatyka jest sprawą doraźną.
Ryzyka są tu szczególne. Awaria serwera w tygodniu przed terminem rozliczeń oznacza opóźnienia u wielu klientów naraz. Dokumenty przesyłane mailem i na pendrive rozchodzą się po stanowiskach. A klienci coraz częściej pytają, jak biuro chroni ich dane.
Dla biur rachunkowych prowadzimy obsługę z naciskiem na dane: kopie programów księgowych i dokumentów z testem odtworzenia, uprawnienia według klientów i pracowników, bezpieczną wymianę dokumentów zamiast pendrive i szczególną uwagę w okresach rozliczeń. Z biurem podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych.
Zakres
Co obejmuje obsługa biura rachunkowego
IT dopasowane do rytmu pracy biura.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych
- Kopie baz programów księgowych i dokumentów
- Test odtworzenia co kwartał
- Bezpieczna wymiana dokumentów z klientami
- Uprawnienia do danych według pracowników
- Aktualizacje planowane poza okresami rozliczeń
- Dwuskładnikowe logowanie do poczty
- Pomoc przy aktualizacjach programów księgowych
- Nie planujemy zmian w tygodniu przed terminami
- Nie zostawiamy dokumentów klientów na pendrive
- Nie zastępujemy dostawcy programu księgowego
Rytm biura
IT w rytmie biura rachunkowego
Poniżej, jak dopasowujemy obsługę do kalendarza biura.
| Okres | Co się dzieje w biurze | Co robimy |
|---|---|---|
| Początek miesiąca | zbieranie dokumentów | wsparcie wymiany dokumentów |
| Tydzień przed terminami | największe obciążenie | bez zmian, szybka reakcja |
| Po terminach | spokojniejszy czas | aktualizacje i prace planowe |
| Aktualizacja programu księgowego | nowa wersja | kopia przed i pomoc przy instalacji |
| Nowy klient biura | nowe dane | uprawnienia i folder |
| Koniec współpracy z klientem | przekazanie danych | archiwizacja i dostęp |
| Co kwartał | — | test odtworzenia kopii |
W tygodniu przed terminami rozliczeń nie wprowadzamy żadnych zmian, a zgłoszenia z biura traktujemy priorytetowo. Prace planowe przesuwamy na spokojniejszy czas.
Wynik
Co dostajecie
Biuro, które może spokojnie odpowiedzieć klientom na pytanie o dane.
- Umowa powierzenia: Podpisana na starcie.
- Kopie z testem: Programy księgowe i dokumenty.
- Spokojne terminy: Zmiany poza okresami rozliczeń.
Warmia w praktyce
Czego nauczyły nas biura rachunkowe na Warmii
Pierwsza rzecz: kopie programów księgowych często obejmują samą bazę, bez dokumentów i ustawień. Test odtworzenia pokazuje, czego brakuje.
Druga: bezpieczna wymiana dokumentów z klientami porządkuje pracę bardziej, niż się wydaje. Dokumenty trafiają w jedno miejsce zamiast na kilka skrzynek i pendrive.
Trzecia: biura z Olsztyna obsługujemy zdalnie. Programy księgowe i kopie nie wymagają wizyt, a sprawy sprzętowe na miejscu obsługujemy według zasad z umowy.
Awaria serwera tydzień przed terminem była naszym największym strachem. Teraz kopie są sprawdzane co kwartał, zmiany robimy po terminach, a klientom pokazujemy umowę powierzenia.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Wystarczy obraz pracy biura.
- Liczba stanowisk i pracowników
- Programy księgowe i kadrowe
- Sposób wymiany dokumentów z klientami
- Obecne kopie zapasowe
- Kalendarz najważniejszych terminów
- Dostęp do serwera i stanowisk
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy, podpisania umowy powierzenia i inwentaryzacji.
Porządkujemy kopie z pierwszym testem odtworzenia, uprawnienia i wymianę dokumentów, planując prace poza terminami. Pracujemy zdalnie.
Potem prowadzimy obsługę w abonamencie w rytmie biura, a co kwartał testujemy odtworzenie kopii.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Outsourcing IT dla biur rachunkowych prowadzimy w Olsztynie zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Dywit, Barczewa, Stawigudy, Olsztynka, Dobrego Miasta i Biskupca.
- Śródmieście
- Jaroty
- Nagórki
- Pieczewo
- Kortowo
- Zatorze
- Gutkowo
- Likusy
- Podgrodzie
- Brzeziny
- Generałów
- Dajtki
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Dywity, Stawiguda, Barczewo, Purda, Jonkowo, Olsztynek, Dobre Miasto. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje obsługa IT biura rachunkowego
Większość biur rachunkowych mieści się w abonamencie do 10 lub do 30 stanowisk.
| Wielkość firmy | Zakres | Rozliczenie | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Do 10 stanowisk | helpdesk, kopie, bezpieczeństwo, poczta | abonament | od ok. 800 zł / mies. |
| 10–30 stanowisk | powyższe oraz serwer, sieć, monitoring, SLA | abonament | od ok. 2 000 zł / mies. |
| 30–100 stanowisk | powyższe oraz kilka lokalizacji, VPN, opiekun | abonament | wycena indywidualna |
| Wsparcie doraźne | bez abonamentu | godzinowo | od ok. 150 zł / h |
Licencje programów księgowych i narzędzi do wymiany dokumentów są rozliczane osobno.
Współpraca
Od pendrive z dokumentami do biura z danymi pod kontrolą
Rozmowa
O pracy biura.
Umowa powierzenia
Na starcie.
Inwentaryzacja
Programy i dane.
Kopie
Z testem odtworzenia.
Wymiana dokumentów
Zamiast pendrive.
Obsługa
W rytmie terminów.
Pytania
Zanim zapytasz
Tak, z uwzględnieniem terminów rozliczeń.
Tak, na starcie współpracy.
Tak, razem z dokumentami, i testujemy odtworzenie.
Nie. Prace planowe robimy po terminach.
Nie, współpracujemy z nim przy aktualizacjach.
Standardowo na czas nieokreślony z miesięcznym wypowiedzeniem.
Zadbajmy o dane Waszych klientów
Napiszcie, ile macie stanowisk i z jakich programów korzystacie. Zaczniemy od rozmowy.