woj. warmińsko-mazurskie
Odchudzanie baz danych
Olsztyn
Hotel nad jeziorem pod Olsztynem pracuje na systemie rezerwacyjnym od kilkunastu sezonów. W bazie są wszystkie rezerwacje, zmiany, anulacje, rachunki i dane gości od pierwszego dnia. W lipcu recepcja wyszukuje rezerwację coraz dłużej, a kolejka przy meldunku rośnie. Jednocześnie hotel przechowuje dane osób, które były gośćmi dekadę temu.
System hotelowy
Kilkanaście sezonów w jednej bazie
Obiekty noclegowe z Olsztyna i Mazur generują dużo danych w krótkim czasie. W sezonie każda rezerwacja ma zmiany, dopłaty, anulacje, rachunki, usługi dodatkowe i dane gości. Po kilkunastu latach baza systemu hotelowego jest wielokrotnie większa niż w pierwszym sezonie.
Skutki są odczuwalne dokładnie wtedy, gdy obiekt jest najbardziej zajęty. Wyszukiwanie rezerwacji zwalnia, raporty obłożenia trwają długo, a kopia zapasowa nie mieści się w nocy. Do tego dochodzi pytanie, jak długo w ogóle przechowywać dane gości sprzed wielu lat.
Poza sezonem przenosimy stare rezerwacje i rachunki do archiwum, dostępnego dla księgowości i do analiz. Obiekt ustala zasady przechowywania danych gości, a my wdrażamy je w ramach możliwości systemu. W sezonie recepcja pracuje na lżejszej bazie, a w systemie nic się nie zmienia.
Zakres
Co obejmuje odchudzenie bazy hotelowej
Wszystko poza sezonem.
- Analiza danych według sezonów
- Granica archiwizacji ustalona z obiektem i księgowością
- Archiwum starych rezerwacji i rachunków
- Zasady przechowywania danych gości ustalone przez obiekt
- Wdrożenie zasad w ramach możliwości systemu
- Test recepcji i raportów na kopii
- Wykonanie poza sezonem
- Cykliczna archiwizacja po każdym sezonie
- Nie wykonujemy zmian w sezonie
- Nie ustalamy za obiekt zasad przechowywania danych osobowych
- Nie usuwamy rachunków potrzebnych księgowości
Podział danych
Przykładowy podział danych
Poniżej układ, który dopasowujemy do obiektu.
| Dane | Baza operacyjna | Archiwum lub zasada |
|---|---|---|
| Rezerwacje przyszłe i bieżące | zawsze | — |
| Rezerwacje z ostatnich sezonów | tak | — |
| Starsze rezerwacje | — | archiwum |
| Rachunki | według granicy | archiwum dla księgowości |
| Dane stałych gości | według zasad obiektu | — |
| Dane dawnych gości | — | według zasad obiektu |
| Statystyki obłożenia wieloletnie | z danych bieżących | z archiwum |
Jak długo przechowywać dane gości, decyduje obiekt, uwzględniając swoje obowiązki i potrzeby. My pokazujemy, jakie dane są w bazie, i wdrażamy ustalone zasady w systemie.
Wynik
Co dostajecie
Szybką recepcję w sezonie i porządek w danych.
- Lżejsza baza: Wyszukiwanie rezerwacji od ręki.
- Archiwum sezonów: Rachunki i statystyki dostępne.
- Zasady danych gości: Wdrożone w systemie.
Mazury w praktyce
Czego nauczyły nas bazy hoteli na Mazurach
Pierwsza rzecz: najlepszy moment na archiwizację to kilka tygodni po zakończeniu sezonu, gdy rozliczenia są zamknięte, a do kolejnego sezonu jest daleko.
Druga: rozmowa o danych gości często uświadamia obiektowi, jak dużo danych dawnych gości przechowuje. Decyzja o zasadach należy do obiektu, ale bez analizy trudno ją podjąć.
Trzecia: cykliczna archiwizacja po każdym sezonie utrzymuje bazę w stałym rozmiarze. Każdy kolejny cykl jest krótki.
W lipcu recepcja czekała na wyszukanie rezerwacji. Po archiwizacji starych sezonów, zrobionej w listopadzie, system w kolejnym sezonie działał od ręki, a przy okazji uporządkowaliśmy dane dawnych gości.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejszy jest kalendarz sezonu.
- System hotelowy i jego dostawca
- Kalendarz sezonu i okresy spokojne
- Kontakt do księgowości
- Zasady przechowywania danych gości, jeśli są
- Operacje, które zwalniają w sezonie
- Dostęp do serwera
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy po sezonie od analizy danych według sezonów i rozmowy z obiektem.
Obiekt ustala zasady, my przygotowujemy archiwum i wdrożenie na kopii oraz testujemy recepcję. Pracujemy zdalnie.
Wykonujemy archiwizację poza sezonem i ustawiamy cykl po każdym kolejnym sezonie.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Bazy systemów hotelowych i rezerwacyjnych odchudzamy dla obiektów z Olsztyna i Mazur zdalnie.
Pracujemy też dla obiektów z Olsztynka, Barczewa, Dobrego Miasta, Ostródy, Mrągowa i Giżycka.
- Śródmieście
- Jaroty
- Nagórki
- Pieczewo
- Kortowo
- Zatorze
- Gutkowo
- Likusy
- Podgrodzie
- Brzeziny
- Generałów
- Dajtki
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Dywity, Stawiguda, Barczewo, Purda, Jonkowo, Olsztynek, Dobre Miasto. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje odchudzenie bazy hotelowej
Wyceniamy po analizie, prace planujemy poza sezonem.
| Etap | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Analiza | dane według sezonów, dane gości | zwykle 1–2 dni pracy | stała cena, raport z liczbami |
| Plan i testy | granica, zasady, recepcja na kopii | kilka dni | wycena po analizie |
| Wykonanie | archiwum i zasady w systemie | poza sezonem | wycena po analizie |
| Cykl po sezonie | archiwizacja kolejnego sezonu | raz w roku | w ramach opieki lub osobno |
Zasady przechowywania danych gości ustala obiekt.
Współpraca
Od kolejki przy meldunku do szybkiej recepcji
Po sezonie
Analiza danych.
Granica
Z obiektem i księgowością.
Zasady
Dane gości według obiektu.
Test
Recepcja na kopii.
Wykonanie
Poza sezonem.
Cykl
Po każdym sezonie.
Pytania
Zanim zapytasz
Kilka tygodni po sezonie, po zamknięciu rozliczeń.
Nie. Trafiają do archiwum dostępnego dla księgowości.
Obiekt. My wdrażamy ustalone zasady.
Tak, testujemy to na kopii przed wykonaniem.
Nie. Działamy w ramach jego możliwości.
Analiza ma stałą cenę, dalsze prace wyceniamy po niej.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Olsztynie
Ta sama usługa
Optymalizacja baz danych w innych miastach
Przygotujmy bazę hotelu przed kolejnym sezonem
Napiszcie, jakiego systemu używacie i od ilu sezonów. Zaplanujemy analizę poza sezonem.