woj. mazowieckie
Odchudzanie baz danych
Warszawa
Dyrektor finansowy firmy z Warszawy zgadza się na archiwizację, ale pod jednym warunkiem: przy kontroli księgowa musi w kilka minut znaleźć każdą fakturę z dowolnego roku. Dział IT chce zostawić w bazie rok, księgowość wolałaby pięć lat. Od tego, gdzie przebiegnie granica, zależy zarówno efekt odchudzenia, jak i spokój działu finansowego.
Granica archiwizacji
Rok według IT, pięć lat według księgowości
Granica archiwizacji to najważniejsza decyzja w całym odchudzaniu. Im więcej lat zostaje w bazie operacyjnej, tym mniejszy efekt. Im mniej, tym częściej ktoś musi sięgać do archiwum. W firmach z Warszawy decyzję utrudnia to, że dział IT i dział finansowy patrzą na nią z innych stron.
Granicę ustalamy wspólnie, na podstawie tego, jak długo dokumenty muszą być dostępne z poziomu systemu, jak często księgowość sięga po starsze lata i jakie są wymogi archiwizacyjne firmy. Decyzja o okresach przechowywania należy do firmy i jej księgowości — my pokazujemy, jak każda granica wpłynie na bazę.
Kluczowe jest to, żeby archiwum było naprawdę dostępne. Przed archiwizacją pokazujemy księgowości, jak wyszukać dokument w bazie archiwalnej, i robimy test: kilka losowych faktur z różnych lat, znalezionych w kilka minut. Dopiero gdy księgowość jest spokojna, przechodzimy do wykonania.
Jak ustalamy
Jak ustalamy granicę
Decyzja oparta na danych i potrzebach, a nie na przeczuciu.
- Rozmiar danych w podziale na lata
- Częstość sięgania do starszych dokumentów
- Wymogi archiwizacyjne wskazane przez księgowość
- Terminy zamknięć i kontroli
- Wpływ różnych granic na rozmiar bazy
- Sposób dostępu do bazy archiwalnej
- Test wyszukiwania dokumentów z archiwum
- Spisana decyzja zatwierdzona przez firmę
- Nie narzucamy granicy archiwizacji
- Nie interpretujemy przepisów o przechowywaniu dokumentów
- Nie archiwizujemy roku, który nie jest zamknięty
Różne granice
Różne granice i ich skutki
Poniżej przykładowe porównanie, które przygotowujemy na podstawie Waszej bazy.
| Granica w bazie operacyjnej | Efekt dla bazy | Dla księgowości |
|---|---|---|
| Ostatni rok | największa redukcja | częste sięganie do archiwum |
| Dwa lata | duża redukcja | bieżący i poprzedni rok pod ręką |
| Trzy lata | wyraźna redukcja | wygodnie przy porównaniach |
| Pięć lat | mniejsza redukcja | rzadko potrzebne archiwum |
| Wszystko w bazie | brak redukcji | bez zmian, problem zostaje |
| Różne granice dla typów dokumentów | zależnie od układu | wymaga uzgodnienia |
| Archiwum niedostępne | — | nieakceptowalne |
Księgowa wybiera kilka dokumentów z różnych lat, a my pokazujemy, jak znaleźć je w bazie archiwalnej. To kilkanaście minut, które zamieniają obawę w zgodę.
Wynik
Co dostajecie
Granicę, z którą zgadzają się IT i finanse.
- Decyzja na danych: Wpływ każdej granicy policzony.
- Dostępne archiwum: Przetestowane przez księgowość.
- Spisane zasady: Na kolejne archiwizacje.
Warszawa w praktyce
Czego nauczyły nas granice archiwizacji w Warszawie
Pierwsza rzecz: obawa księgowości dotyczy zwykle nie samej archiwizacji, tylko dostępu. Gdy księgowa zobaczy, że dokument z archiwum znajduje w kilka minut, granica przesuwa się łatwo.
Druga: podział danych na lata często zaskakuje. Ostatnie dwa lata zajmują niewielką część bazy, a większość to dokumenty, po które nikt nie sięga.
Trzecia: spisana decyzja o granicy ułatwia kolejne archiwizacje. Co roku przesuwa się ją o rok, bez ponownych dyskusji.
Księgowość obawiała się, że przy kontroli nie znajdzie starych faktur. Po teście wyszukiwania w archiwum zgodziła się na dwa lata w bazie. Baza zmniejszyła się kilkukrotnie.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest rozmowa z działem finansowym.
- System i wersja
- Kontakt do księgowości lub działu finansowego
- Informacja o zamkniętych latach obrotowych
- Terminy planowanych kontroli
- Wymogi archiwizacyjne firmy
- Dostęp do serwera
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od analizy rozmiaru danych w podziale na lata i rozmowy z działem finansowym.
Przygotowujemy porównanie granic, pokazujemy dostęp do archiwum i robimy test wyszukiwania. Firma zatwierdza granicę. Pracujemy zdalnie.
Wykonujemy archiwizację na kopii, testujemy, a potem na produkcji w oknie serwisowym. Spisaną granicę przesuwamy przy kolejnych archiwizacjach.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Archiwizację baz z granicą ustaloną z księgowością prowadzimy dla firm z Warszawy zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Piaseczna, Pruszkowa, Legionowa, Marek, Otwocka i Grodziska Mazowieckiego.
- Śródmieście
- Mokotów
- Wola
- Ochota
- Ursynów
- Bemowo
- Białołęka
- Praga-Południe
- Praga-Północ
- Targówek
- Wilanów
- Bielany
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Piaseczno, Pruszków, Legionowo, Marki, Ząbki, Józefów, Konstancin-Jeziorna, Łomianki. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje archiwizacja z ustaloną granicą
Wyceniamy po analizie.
| Etap | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Analiza | dane w podziale na lata, porównanie granic | zwykle 1–2 dni pracy | stała cena, raport z liczbami |
| Uzgodnienia i test wyszukiwania | z działem finansowym | krótko | w wycenie analizy |
| Archiwizacja | na kopii, potem na produkcji | okno serwisowe | wycena po analizie |
| Kolejne archiwizacje | przesunięcie granicy o rok | raz w roku | w ramach opieki lub osobno |
Decyzje o okresach przechowywania dokumentów podejmuje firma z księgowością.
Współpraca
Od sporu o lata do zatwierdzonej granicy
Dane w latach
Ile zajmuje każdy rok.
Rozmowa
Z działem finansowym.
Porównanie granic
Efekt dla bazy.
Test wyszukiwania
Dokumenty z archiwum.
Zatwierdzenie
Spisana decyzja.
Archiwizacja
Na kopii, potem produkcja.
Pytania
Zanim zapytasz
Zwykle dwa, trzy. Decyzję podejmujecie z księgowością.
Tak, pokazujemy to w teście przed archiwizacją.
Nie. Wymogi wskazuje księgowość.
Nie archiwizujemy lat, które nie są zamknięte.
Czasem tak, jeśli system i uzgodnienia na to pozwalają.
Przesuwamy spisaną granicę o rok.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Warszawie
Ta sama usługa
Optymalizacja baz danych w innych miastach
Ustalmy granicę archiwizacji razem z finansami
Napiszcie, jakiego systemu używacie i ile lat danych jest w bazie. Przygotujemy porównanie granic.