woj. mazowieckie
Odchudzanie baz danych
Płock
Trzy lata temu firma z Płocka zleciła odchudzenie bazy. Efekt był świetny: szybkie raporty, krótka kopia. Potem nikt do tematu nie wracał. Dziś baza znów jest duża, kopia znów trwa godzinami, a wszyscy zastanawiają się, dlaczego „znowu zwolniło". Jednorazowe odchudzenie bez cyklu to rozwiązanie na dwa, trzy lata.
Cykliczna archiwizacja
Odchudzenie, które się zestarzało
Baza po odchudzeniu nie przestaje rosnąć. Każdego dnia przybywa dokumentów, a granica archiwizacji z dnia wykonania z roku na rok przesuwa się coraz dalej w przeszłość. Po dwóch, trzech latach baza operacyjna znów ma pięć lat danych i znów zwalnia.
Firmy z Płocka, które wracają do nas po latach, mówią zwykle to samo: „było dobrze, a teraz znowu jest źle". Druga duża archiwizacja jest równie pracochłonna jak pierwsza, bo dane znów się nagromadziły.
Dlatego po odchudzeniu ustawiamy cykl. Zwykle to archiwizacja raz w roku, po zamknięciu roku obrotowego, przesuwająca granicę o rok. Firmy generujące bardzo dużo dokumentów przechodzą na cykl kwartalny — wtedy baza nigdy nie zdąży urosnąć do rozmiarów, przy których operacja staje się ryzykowna.
Zakres
Co obejmuje cykliczna archiwizacja
Powtarzalna procedura zamiast dużego projektu co kilka lat.
- Spisana procedura archiwizacji
- Termin cyklu po zamknięciu roku lub kwartału
- Przesunięcie granicy o ustalony okres
- Kopia bazy przed każdym cyklem
- Archiwizacja w oknie serwisowym
- Sprawdzenie systemu i archiwum po cyklu
- Pomiar rozmiaru bazy i czasu operacji
- Krótki raport po każdym cyklu
- Nie czekamy, aż baza znów stanie się problemem
- Nie wykonujemy cyklu przed zamknięciem roku
- Nie pomijamy kopii przed archiwizacją
Jednorazowo i cyklicznie
Jednorazowo i cyklicznie
Poniżej porównanie dwóch podejść.
| Kwestia | Jednorazowo co kilka lat | Cyklicznie |
|---|---|---|
| Rozmiar bazy operacyjnej | rośnie między archiwizacjami | stały |
| Wielkość operacji | duża, jak za pierwszym razem | mała, rok lub kwartał danych |
| Ryzyko operacji | większe | mniejsze |
| Okno serwisowe | długie | krótkie |
| Wydajność | spada między archiwizacjami | stała |
| Planowanie | gdy problem wróci | w kalendarzu |
| Wiedza o procesie | zapomniana po latach | na bieżąco |
Zwykle wystarcza archiwizacja raz w roku, po zamknięciu roku obrotowego. Jeśli firma generuje bardzo dużo dokumentów, cykl kwartalny utrzymuje bazę w rozmiarze, przy którym każda operacja jest krótka.
Wynik
Co dostajecie
Bazę, która nie wraca do dawnych rozmiarów.
- Stały rozmiar: Baza operacyjna bez przyrostu lat.
- Krótkie cykle: Mała operacja zamiast dużego projektu.
- Raport po cyklu: Rozmiar i czas operacji.
Płock w praktyce
Czego nauczyły nas cykle archiwizacji w Płocku
Pierwsza rzecz: firmy, które wracają po latach do dużej bazy, zawsze żałują, że nie ustawiły cyklu. Druga duża archiwizacja kosztuje tyle co pierwsza.
Druga: cykl po zamknięciu roku obrotowego jest naturalny dla księgowości. Rok jest zamknięty, nikt już nie wprowadza w nim zmian, granica przesuwa się bez dyskusji.
Trzecia: krótki raport po każdym cyklu pokazuje, że baza ma stały rozmiar. To dobra informacja dla zarządu i sygnał, gdy coś zaczyna rosnąć nietypowo.
Po pierwszym odchudzeniu nikt nie wrócił do tematu i po trzech latach mieliśmy ten sam problem. Teraz archiwizacja jest co roku w styczniu, trwa jedną noc, a baza ma stały rozmiar.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest informacja o poprzedniej archiwizacji.
- System i wersja
- Informacja o wcześniejszych archiwizacjach
- Termin zamknięcia roku obrotowego
- Liczba dokumentów w roku
- Kontakt do księgowości
- Dostęp do serwera
Współpraca
Jak pracujemy
Jeśli baza znów jest duża, zaczynamy od analizy i odchudzenia. Jeśli nie, od razu ustalamy cykl.
Spisujemy procedurę, ustalamy termin i granicę. Pierwszy cykl wykonujemy razem z testem na kopii. Pracujemy zdalnie.
Kolejne cykle wykonujemy według kalendarza i przekazujemy krótki raport. W ramach opieki cykl jest częścią stałych prac.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Cykliczną archiwizację baz prowadzimy dla firm z Płocka zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Gostynina, Sierpca, Płońska, Kutna, Gąbina i Wyszogrodu.
- Śródmieście
- Podolszyce Północ
- Podolszyce Południe
- Radziwie
- Borowiczki
- Winiary
- Skarpa
- Kostrogaj
- Trzepowo
- Imielnica
- Góry
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Gąbin, Wyszogród, Gostynin, Słupno, Stara Biała, Bodzanów, Radzanowo. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje cykliczna archiwizacja
Pojedynczy cykl to zwykle krótka praca.
| Etap | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Analiza i odchudzenie | jeśli baza znów jest duża | zależnie od bazy | stała cena analizy, reszta po niej |
| Procedura i pierwszy cykl | granica, termin, test na kopii | kilka dni | wycena po analizie |
| Kolejny cykl | archiwizacja roku lub kwartału, raport | jedno okno serwisowe | w ramach opieki lub osobno |
| Opieka | cykle, monitoring rozmiaru | miesięcznie | abonament, wycena po analizie |
Koszt kolejnych cykli jest niewielki w porównaniu z drugą dużą archiwizacją.
Współpraca
Od archiwizacji co kilka lat do stałego cyklu
Stan bazy
Czy trzeba odchudzić.
Procedura
Spisana.
Termin
Po zamknięciu roku lub kwartału.
Pierwszy cykl
Z testem na kopii.
Kolejne cykle
Według kalendarza.
Raport
Po każdym cyklu.
Pytania
Zanim zapytasz
Żeby baza operacyjna miała stały rozmiar.
Zwykle po zamknięciu roku obrotowego.
Gdy firma generuje bardzo dużo dokumentów.
Zwykle jedno okno serwisowe.
Tak, zawsze przed archiwizacją.
Zaczynamy od odchudzenia, potem ustawiamy cykl.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Płocku
Ta sama usługa
Optymalizacja baz danych w innych miastach
Ustawmy cykl, żeby baza nie wracała do dawnych rozmiarów
Napiszcie, kiedy ostatnio archiwizowaliście bazę i kiedy zamykacie rok. Zaproponujemy cykl.