woj. wielkopolskie
Odchudzanie baz danych
Poznań
Grupa firm z Poznania połączyła trzy spółki w jedną i zamknęła dwa oddziały. Dane wszystkich zostały w jednej bazie: kontrahenci zdublowani, magazyny nieistniejących oddziałów, dokumenty spółek, które formalnie już nie działają. Każdy raport trzeba filtrować, a baza rośnie o dane, których nikt nie wprowadza od lat.
Po połączeniu firm
Baza, która pamięta dawną strukturę firmy
Firmy z Poznania i Wielkopolski przechodzą zmiany: łączą spółki, przejmują konkurentów, zamykają oddziały, zmieniają strukturę magazynów. System ERP dostosowuje się do nowej organizacji, ale dane starej zostają w bazie.
Skutki są dwojakie. Baza jest większa, niż wymaga bieżąca działalność, bo zawiera dokumenty podmiotów i oddziałów, które już nie istnieją. A codzienna praca jest trudniejsza: nieaktywne magazyny w listach wyboru, zdublowani kontrahenci z różnych spółek, raporty wymagające ręcznego filtrowania.
Analizujemy, które dane dotyczą podmiotów i oddziałów nieaktywnych, i ustalamy z firmą oraz księgowością, co może trafić do archiwum. Dokumenty dawnych spółek przenosimy do bazy archiwalnej z zachowaniem dostępu, a w bazie operacyjnej zostaje aktualna struktura firmy — w granicach tego, na co pozwala system.
Zakres
Co obejmuje porządek po zmianach organizacyjnych
Decyzje podejmuje firma, my przygotowujemy dane.
- Analiza danych według spółek, oddziałów i magazynów
- Lista podmiotów i oddziałów nieaktywnych
- Uzgodnienie zakresu archiwizacji z księgowością
- Przeniesienie dokumentów dawnych podmiotów do archiwum
- Wyłączenie nieaktywnych magazynów w ramach możliwości systemu
- Lista zdublowanych kontrahentów do decyzji firmy
- Test raportów i pracy na kopii
- Wykonanie w oknie serwisowym
- Nie usuwamy danych podmiotów, które muszą być przechowywane
- Nie scalamy kontrahentów bez decyzji firmy
- Nie zmieniamy struktury systemu poza jego możliwościami
Typowe dane
Typowe dane po zmianach organizacyjnych
Poniżej rodzaje danych, które najczęściej znajdujemy, i sposób postępowania.
| Dane | Problem | Postępowanie |
|---|---|---|
| Dokumenty połączonej spółki | rozmiar bazy, filtrowanie | archiwum z dostępem |
| Magazyny zamkniętych oddziałów | listy wyboru, raporty | wyłączenie i archiwum dokumentów |
| Kontrahenci z kilku spółek | duplikaty | lista do decyzji firmy |
| Cenniki dawnych podmiotów | zbędne dane | archiwum lub wyłączenie |
| Użytkownicy dawnych oddziałów | nieaktywne konta | wyłączenie |
| Raporty z dawną strukturą | nieczytelne wyniki | aktualizacja filtrów |
| Dokumenty sprzed połączenia | wymagane do kontroli | archiwum z dostępem |
O tym, jak długo dane połączonych lub zlikwidowanych spółek muszą być dostępne, decyduje firma z księgowością. Archiwum zapewnia dostęp bez obciążania bieżącej pracy.
Wynik
Co dostajecie
Bazę, która odpowiada dzisiejszej firmie.
- Aktualna struktura: Bez nieaktywnych magazynów w codziennej pracy.
- Dostępne archiwum: Dokumenty dawnych spółek do kontroli.
- Czytelne raporty: Bez ręcznego filtrowania.
Poznań w praktyce
Czego nauczyły nas bazy po połączeniach w Poznaniu
Pierwsza rzecz: dane dawnych spółek i oddziałów potrafią stanowić dużą część bazy, choć nikt nie wprowadza ich od lat. Analiza według podmiotów od razu to pokazuje.
Druga: zdublowani kontrahenci po połączeniu to temat dla działu sprzedaży i księgowości, nie dla informatyka. Przygotowujemy listę, decyzję podejmuje firma.
Trzecia: wyłączenie nieaktywnych magazynów w listach wyboru często daje pracownikom więcej odczuwalnej poprawy niż samo przyspieszenie bazy.
Po połączeniu spółek w bazie zostały dane trzech firm i dwóch zamkniętych oddziałów. Po archiwizacji raporty pokazują to, co trzeba, bez filtrów, a baza zmniejszyła się wyraźnie.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest historia zmian w firmie.
- System ERP i jego wersja
- Opis połączeń, przejęć i zamkniętych oddziałów
- Kontakt do księgowości
- Lista aktywnych spółek, oddziałów i magazynów
- Raporty, które dziś wymagają filtrowania
- Dostęp do serwera
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od analizy danych według podmiotów i oddziałów oraz rozmowy o zmianach w firmie.
Ustalamy zakres z księgowością, przygotowujemy archiwizację na kopii i testujemy raporty. Pracujemy zdalnie.
Wykonujemy operację w oknie serwisowym i przekazujemy listę spraw do decyzji firmy, np. zdublowanych kontrahentów.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Bazy po połączeniach i zmianach organizacyjnych porządkujemy dla firm z Poznania zdalnie.
Pracujemy też dla firm ze Swarzędza, Lubonia, Kórnika, Śremu, Obornik i Szamotuł.
- Stare Miasto
- Jeżyce
- Grunwald Północ
- Wilda
- Sołacz
- Stare Winogrady
- Rataje
- Piątkowo
- Naramowice
- Górczyn
- Zielony Dębiec
- Podolany
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Luboń, Swarzędz, Suchy Las, Tarnowo Podgórne, Komorniki, Kórnik, Mosina. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje porządek po zmianach organizacyjnych
Wyceniamy po analizie.
| Etap | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Analiza | dane według podmiotów, oddziałów i magazynów | zwykle 1–2 dni pracy | stała cena, raport z liczbami |
| Plan i testy | zakres z księgowością, archiwizacja na kopii | kilka dni | wycena po analizie |
| Wykonanie | archiwum, wyłączenia, raporty | okno serwisowe | wycena po analizie |
| Porządki w kontrahentach | po decyzjach firmy | zależnie od skali | wycena osobno |
Decyzje o scalaniu kontrahentów i okresach przechowywania podejmuje firma.
Współpraca
Od danych trzech spółek do bazy dzisiejszej firmy
Historia zmian
Połączenia i zamknięcia.
Analiza
Dane według podmiotów.
Zakres
Z księgowością.
Test
Archiwizacja i raporty na kopii.
Wykonanie
W oknie serwisowym.
Lista decyzji
Sprawy dla firmy.
Pytania
Zanim zapytasz
Tak, jeśli firma z księgowością to zatwierdzi.
Nie. Archiwum pozostaje dostępne.
Przygotowujemy listę, decyzję podejmuje firma.
Wyłączamy je w ramach możliwości systemu.
Tak, bez danych nieaktywnych podmiotów.
Analiza ma stałą cenę, dalsze prace wyceniamy po niej.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Poznaniu
Ta sama usługa
Optymalizacja baz danych w innych miastach
Dopasujmy bazę do dzisiejszej firmy
Napiszcie, jakie zmiany organizacyjne przeszła firma i jakiego systemu używacie. Zaczniemy od analizy.