woj. mazowieckie
Odchudzanie baz danych
Siedlce
Klient z Siedlec zgłasza reklamację do faktury sprzed czterech lat. Faktura jest już w archiwum. Księgowa pyta: jak wystawić korektę, skoro dokumentu nie ma w bazie operacyjnej? Takie pytania warto zadać przed archiwizacją, a nie po niej. Od odpowiedzi zależy, czy archiwum będzie wygodne, czy stanie się źródłem problemów.
Praca z archiwum
Pytania, które pojawiają się po archiwizacji
Archiwizacja zmniejsza bazę operacyjną i przyspiesza pracę. Ale życie firmy nie kończy się na granicy archiwizacji. Klienci reklamują stare dostawy, kontrolerzy pytają o dokumenty sprzed lat, zarząd chce porównać sprzedaż z pięciu ostatnich lat.
W firmach z Siedlec, które archiwizowały bazę bez przygotowania tych scenariuszy, pojawiały się kłopoty: nie wiadomo, jak wystawić korektę do faktury z archiwum, jak przygotować zestawienie dla kontroli, jak połączyć dane z dwóch baz w jednym raporcie.
Przed archiwizacją przechodzimy z księgowością i działem sprzedaży przez typowe sytuacje: wyszukanie dokumentu, korekta, reklamacja, kontrola, raport wieloletni. Dla każdej ustalamy sposób działania zgodny z możliwościami systemu i spisujemy go w krótkiej instrukcji. Dopiero wtedy wykonujemy archiwizację.
Przygotowanie
Co przygotowujemy przed archiwizacją
Każda sytuacja ma swoją ścieżkę.
- Wyszukiwanie dokumentu w bazie archiwalnej
- Korekta do dokumentu z archiwum
- Obsługa reklamacji do starej dostawy
- Zestawienia dla kontroli z archiwum
- Raporty wieloletnie z danych bieżących i archiwalnych
- Uprawnienia do bazy archiwalnej
- Krótka instrukcja dla księgowości i sprzedaży
- Test każdej ścieżki przed archiwizacją
- Nie archiwizujemy bez ustalenia ścieżek dla korekt
- Nie zostawiamy archiwum dostępnego dla wszystkich
- Nie zakładamy, że raport wieloletni zadziała sam
Sytuacje
Typowe sytuacje i sposób działania
Poniżej przykładowe ścieżki. Dopasowujemy je do systemu i firmy.
| Sytuacja | Pytanie | Przykładowe rozwiązanie |
|---|---|---|
| Klient pyta o starą fakturę | gdzie jej szukać | wyszukiwanie w archiwum |
| Korekta do faktury z archiwum | jak ją wystawić | według możliwości systemu, ustalone wcześniej |
| Reklamacja starej dostawy | skąd dane o partii | dokumenty z archiwum |
| Kontrola | zestawienie za stare lata | raport z bazy archiwalnej |
| Porównanie pięciu lat | dane w dwóch bazach | raport łączący obie bazy |
| Nowy pracownik | czy ma dostęp do archiwum | uprawnienia według roli |
| Kolejna archiwizacja | gdzie trafią dane | to samo archiwum lub kolejne |
Sposób wystawiania korekt do dokumentów z archiwum zależy od systemu. Ustalamy go przed archiwizacją razem z księgowością i dostawcą systemu, żeby przy pierwszej reklamacji nikt nie szukał rozwiązania.
Wynik
Co dostajecie
Archiwum, z którym da się normalnie pracować.
- Ustalone ścieżki: Korekty, reklamacje, kontrole.
- Instrukcja: Dla księgowości i sprzedaży.
- Raporty wieloletnie: Z danych bieżących i archiwum.
Siedlce w praktyce
Czego nauczyła nas praca z archiwami w Siedlcach
Pierwsza rzecz: najczęstsze pytanie po archiwizacji dotyczy korekt. Gdy ścieżka jest ustalona wcześniej, księgowa wystawia korektę bez telefonu do informatyka.
Druga: raporty porównujące wiele lat wymagają przygotowania. Bez tego zarząd nagle widzi w zestawieniu tylko dwa ostatnie lata i ma wrażenie, że dane zginęły.
Trzecia: krótka instrukcja, jedna strona na sytuację, jest czytana. Długa dokumentacja ląduje w szufladzie.
Baliśmy się, co będzie przy reklamacji do starej faktury. Przed archiwizacją ustaliliśmy, jak wystawiać korekty i jak szukać w archiwum. Przy pierwszej reklamacji zajęło to kilka minut.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsze są sytuacje z życia firmy.
- System i wersja
- Kontakt do księgowości i działu sprzedaży
- Przykłady reklamacji i korekt do starych dokumentów
- Raporty wieloletnie, z których korzysta zarząd
- Kontakt do dostawcy systemu
- Dostęp do serwera
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od analizy bazy i rozmowy o sytuacjach, w których sięga się do starych dokumentów.
Ustalamy ścieżki z księgowością i dostawcą, przygotowujemy archiwum na kopii i testujemy każdą ścieżkę. Pracujemy zdalnie.
Wykonujemy archiwizację na produkcji i przekazujemy instrukcję. Po pierwszych tygodniach sprawdzamy, czy ścieżki działają w praktyce.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Archiwizację baz z przygotowaną pracą na archiwum prowadzimy dla firm z Siedlec zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Łukowa, Mińska Mazowieckiego, Sokołowa Podlaskiego, Węgrowa, Garwolina i Łosic.
- Nowe Siedlce
- Piaski Zamiejskie
- Piaski Starowiejskie
- Roskosz
- Błonie
- Ogrody
- Stara Wieś
- Taradajki
- Gęsi Borek
- Przymiarki
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Mordy, Skórzec, Mokobody, Zbuczyn, Kotuń, Wodynie, Suchożebry. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje archiwizacja z przygotowaniem
Wyceniamy po analizie.
| Etap | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Analiza | baza, dane w latach, sytuacje z archiwum | zwykle 1–2 dni pracy | stała cena, raport z liczbami |
| Ścieżki i instrukcja | korekty, reklamacje, kontrole, raporty | kilka dni | wycena po analizie |
| Archiwizacja | na kopii, test ścieżek, produkcja | okno serwisowe | wycena po analizie |
| Raporty wieloletnie | łączenie danych bieżących i archiwum | zależnie od raportów | wycena osobno |
Sposób wystawiania korekt ustala firma z księgowością w ramach możliwości systemu.
Współpraca
Od obawy o stare faktury do wygodnego archiwum
Analiza
Baza i sytuacje.
Ścieżki
Z księgowością i dostawcą.
Archiwum na kopii
Przygotowane.
Test ścieżek
Każdej sytuacji.
Archiwizacja
Na produkcji.
Instrukcja
Jedna strona na sytuację.
Pytania
Zanim zapytasz
Według instrukcji przygotowanej przed archiwizacją, zwykle w kilka minut.
Sposobem ustalonym wcześniej z księgowością i dostawcą systemu.
Tak, jeśli przygotujemy je do łączenia obu baz.
Osoby według ról ustalonych z firmą.
Zestawienia przygotowujemy z bazy archiwalnej.
Analiza ma stałą cenę, dalsze prace wyceniamy po niej.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Siedlcach
Ta sama usługa
Optymalizacja baz danych w innych miastach
Przygotujmy archiwum na prawdziwe sytuacje
Napiszcie, jak często sięgacie do starych dokumentów i po co. Ustalimy ścieżki przed archiwizacją.