woj. małopolskie
Odchudzanie baz danych
Kraków
Baza systemu w firmie usługowej z Krakowa zajmuje kilkadziesiąt gigabajtów. Analiza pokazuje, że same dokumenty — faktury, zlecenia, kartoteki — to niewielka część. Resztę zajmują skany umów, zdjęcia z realizacji i pliki PDF dołączane do każdego zlecenia od lat. Baza stała się magazynem plików, choć nikt tego nie planował.
Załączniki w bazie
Baza, która stała się magazynem plików
Wiele systemów pozwala dołączać pliki do dokumentów: skany faktur, umowy, zdjęcia, protokoły. W firmach z Krakowa, szczególnie usługowych i budowlanych, z tej funkcji korzysta się intensywnie. Po kilku latach pliki zajmują większość bazy.
Pliki w bazie działają inaczej niż zwykłe dane. Każdy skan to megabajty, które trzeba zmieścić w kopii zapasowej, przenieść przy migracji i przejść przy konserwacji. Kopia rośnie, trwa godzinami, a przywrócenie bazy po awarii zajmuje wielokrotnie więcej czasu niż samych danych.
Zaczynamy od analizy, która pokazuje, co naprawdę zajmuje miejsce: dane czy pliki, z jakich lat i przy jakich dokumentach. Potem sprawdzamy, co przewiduje producent systemu — archiwizację załączników, przechowywanie plików poza bazą, osobną bazę archiwalną — i korzystamy z tych możliwości, nie zmieniając struktury systemu.
Zakres
Co obejmuje odchudzenie z załączników
Decyzje opieramy na liczbach z analizy.
- Rozmiar danych i plików w podziale na tabele
- Załączniki w podziale na lata i rodzaje dokumentów
- Sprawdzenie możliwości systemu w zakresie plików
- Archiwizacja starych załączników przewidzianą drogą
- Zachowanie dostępu do plików z archiwum
- Test otwierania załączników po archiwizacji
- Zasady dołączania plików na przyszłość
- Pomiar kopii i operacji przed i po
- Nie usuwamy załączników
- Nie przenosimy plików sposobem nieprzewidzianym przez producenta
- Nie zmieniamy struktury tabel systemu
Analiza
Co zwykle pokazuje analiza
Poniżej typowy obraz bazy zapchanej plikami i możliwe działania.
| Wynik analizy | Znaczenie | Działanie |
|---|---|---|
| Pliki zajmują większość bazy | dane są lekkie | archiwum załączników |
| Skany w wysokiej rozdzielczości | każdy plik bardzo duży | zasady skanowania na przyszłość |
| Te same pliki wielokrotnie | dołączane do kilku dokumentów | porządek w procesie |
| Załączniki sprzed lat | otwierane rzadko | archiwizacja |
| System przewiduje pliki poza bazą | możliwość odciążenia | konfiguracja według producenta |
| Brak takiej możliwości | pliki muszą zostać | archiwum całych dokumentów |
| Dane też duże | dwa problemy naraz | archiwizacja danych i plików |
Skan dokumentu w kolorze i wysokiej rozdzielczości potrafi ważyć kilkanaście razy więcej niż skan w odcieniach szarości, który jest równie czytelny. Prosta zasada dla pracowników spowalnia przyrost bazy.
Wynik
Co dostajecie
Bazę z danymi, a nie magazyn plików.
- Znany rozkład: Ile zajmują dane, ile pliki.
- Archiwum załączników: Pliki dostępne, baza lżejsza.
- Zasady na przyszłość: Wolniejszy przyrost bazy.
Kraków w praktyce
Czego nauczyły nas bazy z załącznikami w Krakowie
Pierwsza rzecz: firmy rzadko wiedzą, że pliki zajmują większość bazy. Analiza z podziałem na dane i załączniki często całkowicie zmienia plan działania.
Druga: wielu producentów systemów przewiduje archiwizację załączników albo przechowywanie ich poza bazą, tylko nikt tego nie skonfigurował. Korzystanie z tych funkcji nie narusza wsparcia producenta.
Trzecia: zasady skanowania wprowadzone po odchudzeniu sprawiają, że baza rośnie kilka razy wolniej niż wcześniej.
Myśleliśmy, że mamy za dużo dokumentów. Analiza pokazała, że większość bazy to skany zdjęć z realizacji. Po archiwizacji starych załączników kopia trwa ułamek dawnego czasu.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest informacja o systemie.
- System i wersja
- Informacja, jakie pliki dołącza się do dokumentów
- Kontakt do dostawcy systemu
- Przybliżony rozmiar bazy
- Czas trwania kopii zapasowej
- Dostęp do serwera
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od analizy rozmiaru danych i plików. Sprawdzamy z dostawcą, jakie możliwości daje system.
Planujemy archiwizację załączników, wykonujemy ją na kopii i testujemy otwieranie plików. Pracujemy zdalnie.
Wykonujemy operację na produkcji w oknie serwisowym i przekazujemy zasady dołączania plików na przyszłość.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Bazy zapchane załącznikami analizujemy i odchudzamy dla firm z Krakowa zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Wieliczki, Niepołomic, Skawiny, Zabierzowa, Myślenic i Krzeszowic.
- Stare Miasto
- Grzegórzki
- Krowodrza
- Bronowice
- Zwierzyniec
- Dębniki
- Podgórze
- Prądnik Biały
- Prądnik Czerwony
- Czyżyny
- Bieżanów-Prokocim
- Nowa Huta
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Wieliczka, Skawina, Zabierzów, Niepołomice, Krzeszowice, Michałowice, Mogilany. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje odchudzenie z załączników
Wyceniamy po analizie.
| Etap | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Analiza | dane i pliki w podziale na tabele i lata | zwykle 1–2 dni pracy | stała cena, raport z liczbami |
| Plan i testy | możliwości systemu, operacja na kopii | kilka dni | wycena po analizie |
| Wykonanie | archiwizacja na produkcji | okno serwisowe | wycena po analizie |
| Zasady i cykl | skanowanie, cykliczna archiwizacja | po wykonaniu | w ramach opieki lub osobno |
Konfigurację funkcji systemu uzgadniamy z jego dostawcą.
Współpraca
Od magazynu plików do lekkiej bazy
Analiza
Dane czy pliki.
Możliwości systemu
Z dostawcą.
Plan
Archiwum załączników.
Test
Otwieranie plików z archiwum.
Wykonanie
W oknie serwisowym.
Zasady
Skanowanie na przyszłość.
Pytania
Zanim zapytasz
Z analizy rozmiaru w podziale na tabele.
Nie. Trafiają do archiwum i pozostają dostępne.
Tylko sposobem przewidzianym przez producenta systemu.
Nie. Nie zmieniamy struktury ani kodu systemu.
Zasadami skanowania i dołączania plików.
Analiza ma stałą cenę, dalsze prace wyceniamy po niej.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Krakowie
Ta sama usługa
Optymalizacja baz danych w innych miastach
Sprawdźmy, co naprawdę zajmuje Waszą bazę
Napiszcie, jakiego systemu używacie i czy dołączacie do dokumentów pliki. Zaczniemy od analizy.