woj. kujawsko-pomorskie
Integracja sklepu z ERP
Toruń
Integracja sklepu z systemem magazynowym działa dobrze przy sprzedaży. Przy zwrotach już nie. Paczka zwrotna przychodzi do magazynu, ktoś ręcznie wystawia korektę, ktoś inny przywraca stan w sklepie, a zwrot pieniędzy robi się z panelu płatności. Po miesiącu księgowa znajduje zwroty bez korekt i korekty bez zwrotów.
Zwroty i korekty
Integracja, która działa tylko w jedną stronę
Większość integracji sklepów z systemami ERP projektuje się z myślą o sprzedaży: zamówienie, dokument, wysyłka. Zwroty zostają na później i w efekcie są obsługiwane ręcznie, w kilku systemach, przez kilka osób.
W sklepach z Torunia, które mają dużo zwrotów — odzież, obuwie, elektronika — to realny koszt. Każdy zwrot to przyjęcie paczki, ocena towaru, korekta dokumentu, przywrócenie stanu i zwrot pieniędzy. Jeśli te kroki nie są połączone, rozjeżdżają się: stan wraca, a korekty nie ma, pieniądze są zwrócone, a towar dalej wisi jako sprzedany.
Projektujemy i wdrażamy ścieżkę zwrotu w integracji. Przyjęcie zwrotu w magazynie uruchamia korektę dokumentu w ERP, towar w dobrym stanie wraca na stan w sklepie, a zwrot pieniędzy jest zlecany albo przygotowany do zatwierdzenia. Ile z tego ma być automatyczne, ustalamy razem ze sklepem i księgowością.
Zakres
Co obejmuje ścieżka zwrotu
Każdy krok zwrotu połączony z następnym.
- Zgłoszenie zwrotu przez klienta w sklepie
- Przyjęcie paczki zwrotnej w magazynie
- Ocena towaru: pełnowartościowy czy uszkodzony
- Dokument korygujący w systemie ERP
- Powrót pełnowartościowego towaru na stan
- Zwrot pieniędzy zlecany lub do zatwierdzenia
- Wymiana na inny rozmiar lub produkt
- Status zwrotu widoczny dla klienta
- Nie zwracamy pieniędzy automatycznie bez zasady ustalonej przez sklep
- Nie przywracamy na stan towaru uszkodzonego
- Nie ustalamy zasad dokumentów bez księgowości
Krok po kroku
Zwrot krok po kroku
Poniżej porównanie zwrotu obsługiwanego ręcznie i w integracji.
| Krok | Ręcznie | W integracji |
|---|---|---|
| Zgłoszenie zwrotu | e-mail do sklepu | formularz powiązany z zamówieniem |
| Przyjęcie paczki | notatka w magazynie | przyjęcie w systemie |
| Korekta | wystawiana osobno, czasem zapominana | tworzona z przyjęcia |
| Stan w sklepie | poprawiany ręcznie | wraca po przyjęciu |
| Towar uszkodzony | według pamięci | osobna ścieżka bez powrotu na stan |
| Zwrot pieniędzy | z panelu płatności | zlecany według zasad |
| Uzgodnienie w księgowości | szukanie par zwrot–korekta | dokumenty powiązane |
Wiele sklepów woli, żeby zwrot pieniędzy był przygotowany automatycznie, ale zatwierdzany przez człowieka. To dobry kompromis między szybkością a kontrolą.
Wynik
Co dostajecie
Zwroty, które nie rozjeżdżają się w trzech systemach.
- Korekta z przyjęcia: Każdy zwrot ma swój dokument.
- Towar z powrotem w sprzedaży: Stan wraca po przyjęciu.
- Porządek w księgowości: Zwroty i korekty powiązane.
Toruń w praktyce
Czego nauczyły nas zwroty w toruńskich sklepach
Pierwsza rzecz: w odzieży i obuwiu dużą część zwrotów stanowią wymiany na inny rozmiar. Osobna ścieżka wymiany, bez pełnego zwrotu i nowego zamówienia, oszczędza pracy i klientowi, i sklepowi.
Druga: towar uszkodzony musi mieć swoją ścieżkę. Bez niej wraca na stan i ktoś sprzedaje go kolejnemu klientowi.
Trzecia: zasady dokumentów przy zwrotach warto uzgodnić z księgowością przed wdrożeniem. Integracja wykona to, co ustalicie, konsekwentnie przy każdym zwrocie.
Co miesiąc szukaliśmy zwrotów bez korekt. Teraz przyjęcie paczki w magazynie tworzy korektę, towar wraca na stan, a zwrot pieniędzy czeka tylko na zatwierdzenie.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsze są obecne zasady zwrotów.
- Platforma sklepu, system ERP i operator płatności
- Liczba zwrotów w miesiącu
- Obecny sposób obsługi zwrotów i wymian
- Kontakt do księgowości
- Zasady dla towaru uszkodzonego
- Osoba przyjmująca zwroty w magazynie
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od przejścia przez kilka prawdziwych zwrotów z osobą z magazynu. Z księgowością ustalacie zasady dokumentów.
Projektujemy ścieżkę zwrotu i wymiany, konfigurujemy ją w integracji i testujemy na zwrotach z ostatnich tygodni. Pracujemy zdalnie.
Po starcie sprawdzamy z księgowością, czy zwroty i korekty się zgadzają. W ramach opieki pilnujemy ścieżki po aktualizacjach.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Ścieżki zwrotów w integracjach sklepów z ERP wdrażamy dla firm z Torunia zdalnie.
Pracujemy też dla sklepów z Chełmży, Lubicza, Golubia-Dobrzynia, Aleksandrowa Kujawskiego, Ciechocinka i Wąbrzeźna.
- Stare Miasto
- Bydgoskie Przedmieście
- Chełmińskie Przedmieście
- Rubinkowo
- Na Skarpie
- Wrzosy
- Podgórz
- Bielany
- Jakubskie Przedmieście
- Kaszczorek
- Czerniewice
- Stawki
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Lubicz, Chełmża, Łysomice, Złotoria, Wielka Nieszawka, Ciechocinek, Aleksandrów Kujawski. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje obsługa zwrotów w integracji
Zwykle to rozbudowa istniejącej integracji.
| Zakres | Przykład | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Przegląd zwrotów | obecny proces, zasady, wyjątki | krótko | wycena po rozmowie |
| Integracja z dopasowaniem | zwroty, wymiany, korekty, płatności | kilka tygodni | ok. 5 000 – 15 000 zł |
| Prostsza ścieżka | korekta i stan bez zwrotu pieniędzy | kilka dni | od ok. 2 000 zł |
| Opieka nad integracją | monitoring, zmiany zasad | miesięcznie | od 199 zł |
Zasady dokumentów przy zwrotach ustala sklep z księgowością.
Współpraca
Od zwrotów bez korekt do powiązanej ścieżki
Prawdziwe zwroty
Przejście z magazynem.
Zasady
Z księgowością.
Ścieżki
Zwrot, wymiana, uszkodzenie.
Konfiguracja
W integracji.
Test
Zwroty z ostatnich tygodni.
Uzgodnienie
Po pierwszym miesiącu.
Pytania
Zanim zapytasz
Tak, z przyjęcia zwrotu w magazynie, jeśli tak ustalimy.
Może być, ale często lepiej z zatwierdzeniem.
Ma osobną ścieżkę bez powrotu na stan.
Tak, jako osobną ścieżkę.
Nie. Zasady ustalacie z księgowością.
Zwykle ok. 5 000 – 15 000 zł jako rozbudowa.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Toruniu
Połączmy zwroty z resztą integracji
Napiszcie, ile macie zwrotów w miesiącu i jak je dziś obsługujecie. Zaprojektujemy ścieżkę zwrotu.