woj. dolnośląskie
Programy ERP
Wrocław
Program wybrany osiem lat temu dla pięcioosobowej firmy obsługuje dziś czterdzieści osób, trzy magazyny i sklep internetowy. Działa, ale wolno, obejścia rosną, a każda nowa potrzeba kończy się odpowiedzią „ten program tego nie umie". Zmiana systemu to duża decyzja — i warto podjąć ją, zanim stary zacznie hamować firmę.
Zmiana systemu
System dobry na start, za mały na dziś
Wybór pierwszego systemu zwykle był rozsądny. Program prosty, tani, szybki we wdrożeniu — idealny dla małej firmy. Problem pojawia się po latach wzrostu: więcej osób, magazynów, kanałów sprzedaży i wymagań, których nikt nie przewidział na początku.
Sygnały są podobne w wielu firmach: system zwalnia przy większej liczbie użytkowników, brakuje uprawnień na poziomie działów, raporty trzeba robić w arkuszach, integracja ze sklepem wymaga obejść, a producent nie rozwija już tej wersji.
Zanim zdecydujecie o zmianie, sprawdzamy, czy obecny program nie ma większej wersji albo modułów, które rozwiążą problem. Czasem wystarczy przejście w obrębie tej samej rodziny systemów. Czasem trzeba wybrać innego producenta — wtedy planujemy zmianę tak, żeby sprzedaż nie stanęła.
Zakres
Co obejmuje zmiana systemu
Zmiana systemu to projekt, nie tylko instalacja.
- Sprawdzenie ograniczeń obecnego systemu
- Ocena, czy wystarczy większa wersja albo moduły
- Wybór następcy z uzasadnieniem i kosztem
- Plan migracji danych i integracji
- Porządkowanie kartoteki przed przeniesieniem
- Migracja próbna i przełączenie w zaplanowanym terminie
- Przeniesienie integracji ze sklepem i kurierami
- Szkolenia według ról i wsparcie po starcie
- Nie zmieniamy systemu, gdy wystarczy większa wersja obecnego
- Nie przełączamy w szczycie sprzedaży
- Nie przenosimy obejść do nowego systemu
Sygnały
Sygnały, że firma wyrosła z systemu
Poniżej typowe sygnały i to, co zwykle z nich wynika.
| Sygnał | Możliwa przyczyna | Co sprawdzamy |
|---|---|---|
| System zwalnia przy wielu użytkownikach | baza, serwer albo limit wersji | czy wystarczy optymalizacja |
| Brak uprawnień dla działów | prosta wersja programu | wyższa wersja lub inny system |
| Raporty tylko w arkuszach | ograniczone raportowanie | możliwości raportów |
| Obejścia przy integracji ze sklepem | brak nowoczesnej wymiany danych | dostępne integracje |
| Kilka magazynów trudnych do obsługi | wersja dla jednego magazynu | obsługa wielu magazynów |
| Producent nie rozwija wersji | koniec wsparcia | ścieżka przejścia u producenta |
| Każda potrzeba to „program tego nie umie" | system za mały na skalę | wybór następcy |
System, który zwalnia, często ma zaniedbaną bazę albo za słaby serwer. Zanim zmienicie program, warto sprawdzić tę warstwę.
Wynik
Co dostajecie
System na kolejne lata i zmianę bez przestoju.
- Uczciwa ocena: Czy zmieniać system, czy wystarczy rozbudowa obecnego.
- Plan zmiany: Migracja, integracje i termin przełączenia.
- Nowy system: Z czystymi danymi i zespołem przeszkolonym według ról.
Wrocław w praktyce
Czego nauczyły nas zmiany systemów we wrocławskich firmach
Pierwsza rzecz: firmy zwykle zmieniają system o rok, dwa za późno. Przez ten czas obejścia rosną, a migracja staje się trudniejsza, bo trzeba przenieść także dane z arkuszy prowadzonych obok.
Druga: najbardziej ryzykowny element zmiany to integracje. Sklep internetowy, kurierzy i platformy muszą działać od pierwszego dnia w nowym systemie. Testujemy je na kopii przed przełączeniem.
Trzecia: przełączenie najlepiej planować po zamknięciu miesiąca i poza szczytem sprzedaży. Wrocławskie firmy handlowe najczęściej wybierają okres po sezonie świątecznym albo wakacyjnym.
Program ze startu firmy nie dawał już rady. Zmieniliśmy system po sezonie, sklep działał od pierwszego dnia, a raporty wreszcie są w programie.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest lista ograniczeń obecnego systemu.
- Nazwa i wersja obecnego systemu
- Lista problemów i obejść
- Liczba użytkowników, magazynów i kanałów sprzedaży
- Integracje: sklep, kurierzy, platformy, bank
- Informacja o księgowości
- Okresy, w których przełączenie jest najmniej bolesne
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od spisania ograniczeń obecnego systemu i sprawdzenia, czy rozwiązuje je większa wersja albo moduły. Jeśli tak, mówimy to i planujemy rozbudowę.
Jeśli trzeba zmienić producenta, przygotowujemy rekomendację, plan migracji i integracji. Z firmami z Wrocławia spotykamy się na miejscu albo pracujemy zdalnie.
Porządkujemy dane, robimy migrację próbną, testujemy integracje na kopii i przełączamy system w zaplanowanym terminie. Pierwsze dwa tygodnie obsługujemy w trybie zwiększonej dostępności.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Zmiany systemów ERP prowadzimy dla firm z Wrocławia, na miejscu i zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Oleśnicy, Oławy, Środy Śląskiej, Trzebnicy, Kątów Wrocławskich i Siechnic.
- Stare Miasto
- Krzyki-Partynice
- Gaj
- Muchobór Wielki
- Ołbin
- Nadodrze
- Szczepin
- Biskupin-Sępolno-Dąbie-Bartoszowice
- Jagodno
- Maślice
- Karłowice-Różanka
- Psie Pole-Zawidawie
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Oława, Oleśnica, Trzebnica, Kąty Wrocławskie, Siechnice, Środa Śląska, Brzeg Dolny. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje zmiana systemu
Koszt zależy od ilości danych i liczby integracji. Licencje nowego systemu mają cenniki publiczne.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Konsultacja doboru | ograniczenia obecnego systemu, rekomendacja | 1–2 spotkania | 0 zł |
| Rozbudowa obecnego systemu | wyższa wersja albo moduły | 1–3 tyg. | od ok. 3000 zł |
| Zmiana systemu z integracjami | migracja, sklep, kurierzy, szkolenia | 4–8 tyg. | od ok. 8000 zł |
| Wsparcie bieżące | aktualizacje, integracje, raporty | miesięcznie | od 199 zł lub godzinowo |
Jeśli wystarczy rozbudowa obecnego systemu, nie proponujemy zmiany producenta.
Współpraca
Od „program tego nie umie" do systemu na kolejne lata
Ograniczenia
Spisane z działami.
Rozbudowa czy zmiana
Uczciwa ocena.
Plan
Migracja, integracje, termin.
Porządkowanie i migracja próbna
Na kopii.
Przełączenie
Po zamknięciu miesiąca, poza szczytem.
Pierwsze tygodnie
Zwiększona dostępność.
Pytania
Zanim zapytasz
Gdy obejścia rosną, a kolejne potrzeby kończą się na „program tego nie umie".
Nie zawsze. Czasem wystarczy większa wersja.
Nie, jeśli przełączenie jest dobrze zaplanowane.
Testujemy je na kopii przed przełączeniem.
Po zamknięciu miesiąca i poza szczytem sprzedaży.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi we Wrocławiu
Sprawdźmy, czy Wasza firma wyrosła z systemu
Napiszcie, jakiego systemu używacie i co przestało działać. Odpowiemy, czy wystarczy rozbudowa, czy warto planować zmianę.