woj. świętokrzyskie
Integracja sklepu z ERP
Kielce
Sklep internetowy z Kielc wystawia faktury ręcznie. Każdego popołudnia ktoś sprawdza, które zamówienia zostały opłacone, przepisuje dane klienta do programu fakturowego i wysyła PDF e-mailem. W piątek po dużej sprzedaży kończy po godzinach, a w poniedziałek klient pyta, gdzie jego faktura.
Faktury automatyczne
Popołudnie z przepisywaniem faktur
W małych i średnich sklepach internetowych z Kielc faktury wciąż często wystawia się ręcznie. Przy kilku zamówieniach dziennie to nie problem. Przy kilkudziesięciu to codzienna praca, która zajmuje godziny i generuje błędy: literówka w NIP, zła kwota, pominięte zamówienie.
Faktura może powstawać sama. Gdy zamówienie zostanie opłacone, sklep przekazuje dane do serwisu fakturowego albo do systemu ERP, dokument jest wystawiany, wysyłany do klienta i trafia do księgowości — bez udziału człowieka. Numer faktury wraca do zamówienia w sklepie.
Wdrażamy taki proces z Fakturownią, iFirmą albo modułem fakturowym w systemie ERP, zależnie od tego, gdzie prowadzicie sprzedaż. Ustalamy zasady dla wyjątków: zamówienia firmowe i prywatne, płatność przy odbiorze, zwroty i korekty.
Zakres
Co obejmuje wdrożenie
Najpierw zasady, potem automat.
- Wybór miejsca wystawiania faktur
- Moment wystawienia: po opłaceniu albo po wysyłce
- Dane klienta i NIP z formularza zamówienia
- Faktury i paragony w zależności od klienta
- Płatność przy odbiorze i przelew tradycyjny
- Wysyłka dokumentu do klienta
- Numer faktury z powrotem w zamówieniu
- Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego
- Nie ustalamy za sklep zasad podatkowych
- Nie uruchamiamy bez uzgodnienia z księgowością
- Nie wystawiamy dokumentów przed potwierdzeniem płatności, jeśli tak ustalono
Wyjątki
Wyjątki, które trzeba obsłużyć
Automat działa dobrze, gdy wyjątki są ustalone z góry.
| Sytuacja | Pytanie do ustalenia | Przykładowe rozwiązanie |
|---|---|---|
| Klient podał NIP | faktura czy paragon | faktura z danymi firmy |
| Płatność przy odbiorze | kiedy wystawić dokument | po nadaniu przesyłki |
| Przelew tradycyjny | kiedy uznać za opłacone | po zaksięgowaniu wpłaty |
| Zwrot towaru | jak powstaje korekta | korekta po przyjęciu zwrotu |
| Błędny NIP | co zrobić przed wystawieniem | weryfikacja w formularzu |
| Zamówienie anulowane | co z dokumentem | bez dokumentu przed opłaceniem |
| Sprzedaż zagraniczna | jakie dane i waluta | według ustaleń z księgowością |
Zasady wystawiania dokumentów ustalamy razem z biurem rachunkowym. My wdrażamy proces, a decyzje podatkowe należą do sklepu i księgowości.
Wynik
Co dostajecie
Faktury, które wystawiają się same.
- Dokument po opłaceniu: Bez sprawdzania płatności ręcznie.
- Klient z fakturą od razu: Wysyłka automatyczna.
- Księgowość na bieżąco: Dokumenty trafiają do biura same.
Kielce w praktyce
Czego nauczyły nas faktury automatyczne w Kielcach
Pierwsza rzecz: najczęstszym problemem jest formularz zamówienia. Jeśli klient nie ma osobnego pola na NIP i nazwę firmy, automat nie wie, czy wystawić fakturę. Poprawa formularza to pierwszy krok.
Druga: płatność przy odbiorze i przelew tradycyjny wymagają osobnych zasad. Bez nich faktury powstają za wcześnie albo wcale.
Trzecia: po wdrożeniu czas zwolniony z wystawiania faktur zwykle trafia do obsługi klienta. Sklep szybciej odpowiada na pytania i szybciej wysyła zamówienia.
Faktury wystawialiśmy codziennie po południu. Teraz powstają same po opłaceniu zamówienia, klient dostaje je od razu, a księgowa ma komplet bez przypominania.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest rozmowa z księgowością.
- Platforma sklepu i bramka płatności
- Obecny program do faktur
- Kontakt do biura rachunkowego
- Liczba zamówień dziennie
- Formy płatności i dostawy
- Dostęp do panelu sklepu
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy o zasadach z Wami i z księgowością. Sprawdzamy formularz zamówienia i formy płatności.
Konfigurujemy wystawianie dokumentów i testujemy je na zamówieniach z poprzedniego tygodnia, porównując z fakturami wystawionymi ręcznie. Pracujemy zdalnie.
Po starcie przez tydzień sprawdzamy każdą partię dokumentów. W ramach opieki pilnujemy integracji po aktualizacjach sklepu.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Automatyczne faktury ze sklepów internetowych wdrażamy dla firm z Kielc zdalnie.
Pracujemy też dla sklepów z Ostrowca Świętokrzyskiego, Starachowic, Skarżyska-Kamiennej, Buska-Zdroju, Jędrzejowa i Chęcin.
- Ślichowice
- Barwinek
- Bocianek
- Szydłówek
- Herby
- Czarnów
- Baranówek
- Białogon
- Kadzielnia
- Wietrznia
- Zagórze
- Pod Telegrafem
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Masłów, Morawica, Chęciny, Daleszyce, Miedziana Góra, Sitkówka-Nowiny, Piekoszów. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztują faktury automatyczne
Dla popularnych serwisów fakturowych zwykle wystarczy konfiguracja.
| Zakres | Przykład | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Konfiguracja gotowego modułu | sklep i serwis fakturowy, standardowo | kilka dni | od ok. 2 000 zł |
| Integracja z dopasowaniem | wyjątki płatności, korekty, sprzedaż zagraniczna | kilka tygodni | ok. 5 000 – 15 000 zł |
| Poprawa formularza zamówienia | pola dla firm, weryfikacja NIP | krótko | godzinowo |
| Opieka nad integracją | monitoring, zmiany po aktualizacjach | miesięcznie | od 199 zł |
Abonament serwisu fakturowego jest rozliczany osobno.
Współpraca
Od ręcznych faktur do dokumentu po opłaceniu
Zasady
Z Wami i z księgowością.
Formularz
Pola dla firm i NIP.
Konfiguracja
Moment wystawienia i wyjątki.
Test
Porównanie z ręcznymi fakturami.
Start
Tydzień pod kontrolą.
Opieka
Po aktualizacjach sklepu.
Pytania
Zanim zapytasz
Tak, po opłaceniu zamówienia albo w innym ustalonym momencie.
Najczęściej z Fakturownią, iFirmą i modułami w ERP.
Ustalamy osobną zasadę, np. dokument po nadaniu.
Tak, automatycznie.
Nie. Zasady ustalacie z księgowością.
Standardowo od ok. 2 000 zł.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Kielcach
Niech faktury wystawiają się same
Napiszcie, na jakiej platformie działa sklep i gdzie dziś wystawiacie faktury. Zaproponujemy rozwiązanie.