woj. mazowieckie
Programy ERP
Płock
System handlowo-magazynowy działa od lat, ale najważniejsze raporty — marża na klientach, rotacja towarów, należności według handlowców — powstają w arkuszu na komputerze jednej osoby. Gdy ta osoba jest na urlopie, zarząd czeka. Większość z tych raportów da się zrobić w samym systemie.
Raporty w systemie
Najważniejsze liczby w arkuszu jednej osoby
W wielu firmach system ERP jest używany do wystawiania dokumentów, a analiza odbywa się obok niego. Ktoś eksportuje dane, wkleja do arkusza, liczy marże i należności, a wynik wysyła zarządowi. Arkusz rośnie latami i rozumie go tylko jego autor.
Ryzyka są oczywiste: raport zależy od jednej osoby, formuły psują się przy zmianach, a dane są aktualne tylko w dniu eksportu. Na koniec miesiąca wszyscy czekają, aż raport zostanie sklejony.
Systemy InsERT i Comarch mają rozbudowane możliwości raportowania, z których firmy korzystają w niewielkim stopniu. Przenosimy kluczowe raporty z arkuszy do systemu, ustawiamy uprawnienia i uczymy, jak z nich korzystać. Tylko to, czego system naprawdę nie potrafi, zostaje poza nim.
Zakres
Co obejmuje przeniesienie raportów
Zaczynamy od raportów, na które firma czeka najdłużej.
- Przegląd arkuszy tworzonych obok systemu
- Sprawdzenie, które raporty system ma wbudowane
- Konfiguracja raportów marży, rotacji i należności
- Raporty szyte na miarę, gdy wbudowane nie wystarczą
- Uprawnienia: kto widzi jakie raporty
- Zestawienia na zamknięcie miesiąca
- Szkolenie z korzystania z raportów
- Dokumentacja: co oznacza każda liczba
- Nie tworzymy raportów, które dublują wbudowane
- Nie zmieniamy danych w systemie przy okazji raportów
- Nie zostawiamy raportów bez opisu
Arkusz i raport
Arkusz obok systemu i raport w systemie
Poniżej porównanie, od którego zaczynamy rozmowę.
| Kryterium | Arkusz na pulpicie | Raport w systemie |
|---|---|---|
| Aktualność | na dzień eksportu | na bieżąco |
| Zależność od osoby | pełna | brak |
| Zmiana formuł | ryzyko błędu | jedna definicja |
| Dostęp | plik wysyłany mailem | uprawnienia w systemie |
| Zamknięcie miesiąca | czekanie na sklejenie | raport dostępny od razu |
| Nowy pracownik | musi zrozumieć cudzy arkusz | korzysta z gotowego raportu |
| Kiedy arkusz zostaje | — | nietypowe analizy jednorazowe |
Zanim zaprojektujemy raport na miarę, sprawdzamy, co system ma wbudowane. Często wystarczy go skonfigurować.
Wynik
Co dostajecie
Raporty, które nie zależą od jednej osoby.
- Raporty w systemie: Marża, rotacja, należności, zamknięcie miesiąca.
- Opis liczb: Co oznacza każda wartość i skąd pochodzi.
- Szkolenie: Dla zarządu i osób, które korzystają z raportów.
Płock w praktyce
Czego nauczyły nas projekty w płockich firmach
Pierwsza rzecz: większość raportów z arkuszy da się odtworzyć w systemie. Firmy zwykle nie wiedzą, że ich program ma takie możliwości, bo nikt ich nie pokazał przy wdrożeniu.
Druga: przenoszenie raportu ujawnia różnice w definicjach. Marża w arkuszu handlowego i w arkuszu księgowości bywa liczona inaczej. Spisanie definicji jest wartością samą w sobie.
Trzecia: firmy obsługujące duże zakłady w Płocku potrzebują raportów według kontraktów i zleceń. Te bywają nietypowe i wymagają raportu szytego na miarę — ale zwykle w systemie, a nie obok niego.
Raport marży robiła jedna osoba w arkuszu. Teraz zarząd otwiera go w systemie, kiedy chce, a liczby są aktualne.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsze są arkusze, które dziś powstają obok systemu.
- Nazwa i wersja systemu
- Arkusze z raportami tworzone obok systemu
- Osoba, która je dziś przygotowuje
- Odbiorcy raportów i ich pytania
- Informacja o uprawnieniach
- Lista raportów najbardziej potrzebnych
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od przeglądu arkuszy z osobą, która je tworzy. Dla każdego sprawdzamy, czy system ma odpowiedni raport wbudowany, czy trzeba go przygotować.
Konfigurujemy raporty w kolejności od najbardziej potrzebnych, ustawiamy uprawnienia i spisujemy definicje. Z firmami z Płocka spotykamy się na miejscu.
Przez pierwszy miesiąc porównujemy raport z systemu z arkuszem, żeby mieć pewność, że liczby się zgadzają. Potem arkusz przechodzi do archiwum.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Raporty w systemach ERP konfigurujemy dla firm z Płocka, na miejscu i zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Gostynina, Sierpca, Płońska, Sochaczewa, Gąbina i Radzanowa.
- Śródmieście
- Podolszyce Północ
- Podolszyce Południe
- Radziwie
- Borowiczki
- Winiary
- Skarpa
- Kostrogaj
- Trzepowo
- Imielnica
- Góry
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Gąbin, Wyszogród, Gostynin, Słupno, Stara Biała, Bodzanów, Radzanowo. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztują raporty
Koszt zależy od liczby raportów i tego, czy system ma je wbudowane.
| Element | Zakres | Czas | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Wstępna rozmowa | przegląd arkuszy i możliwości systemu | 1 spotkanie | 0 zł |
| Konfiguracja wbudowanych raportów | marża, rotacja, należności | kilka dni | godzinowo |
| Raporty szyte na miarę | gdy wbudowane nie wystarczą | zależnie od raportu | wycena po przeglądzie |
| Wsparcie bieżące | raporty, aktualizacje, zamknięcie miesiąca | miesięcznie | od 199 zł lub godzinowo |
Raporty często mieszczą się w stałym wsparciu. Ustalamy to po przeglądzie.
Współpraca
Od arkusza na pulpicie do raportu w systemie
Przegląd arkuszy
Z osobą, która je tworzy.
Wbudowane czy na miarę
Dla każdego raportu.
Konfiguracja
Najbardziej potrzebne najpierw.
Definicje i uprawnienia
Co oznaczają liczby i kto je widzi.
Porównanie z arkuszem
Przez pierwszy miesiąc.
Archiwum arkuszy
Gdy liczby się zgadzają.
Pytania
Zanim zapytasz
Popularne systemy zwykle mają. Sprawdzamy to na przeglądzie.
Tak, gdy wbudowany nie wystarcza.
Nie. Ustawiamy uprawnienia.
Po miesiącu porównań trafiają do archiwum.
Często tak. Ustalamy to indywidualnie.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Płocku
Przenieśmy raporty do systemu
Napiszcie, jakiego systemu używacie i jakie raporty powstają w arkuszach. Odpowiemy, które da się zrobić w programie.