woj. łódzkie
Outsourcing IT
Łódź
Firma logistyczna z Łodzi zatrudnia kilku nowych pracowników w miesiącu i mniej więcej tyle samo żegna. Nowa osoba czeka dwa dni na konto i laptop. Była pracownica pół roku po odejściu nadal może zalogować się do poczty i systemu magazynowego. Rotacja jest naturalna, ale dostępy powinny za nią nadążać.
Przyjęcia i odejścia
Dostępy, które nie nadążają za zespołem
W firmach z Łodzi z większą rotacją pracowników — logistyce, handlu, usługach — przyjęcia i odejścia zdarzają się co miesiąc. Informatyka zwykle dowiaduje się o nich na końcu: nowa osoba przychodzi w poniedziałek, a konto zakłada się dopiero wtedy, gdy siedzi przy biurku.
Odejścia są jeszcze bardziej ryzykowne. Konta byłych pracowników zostają aktywne, bo nikt nie przekazał informacji, a dostępy do poczty, systemów i plików w chmurze są rozproszone. Po odejściu handlowca znika też jego skrzynka z korespondencją z klientami.
Wprowadzamy prostą procedurę: kadry lub przełożony zgłaszają przyjęcie i odejście z datą, a my przygotowujemy stanowisko na pierwszy dzień i wyłączamy dostępy w dniu odejścia. Dane pracownika zostają w firmie, a rejestr dostępów pokazuje, kto ma dostęp do czego.
Zakres
Co obejmuje obsługa przyjęć i odejść
Dwie listy kontrolne i jeden rejestr.
- Formularz zgłoszenia przyjęcia i odejścia
- Konto, poczta i uprawnienia według stanowiska
- Laptop lub komputer gotowy na pierwszy dzień
- Krótkie wprowadzenie dla nowej osoby
- Wyłączenie dostępów w dniu odejścia
- Przekazanie poczty i plików przełożonemu
- Odbiór i przygotowanie sprzętu dla kolejnej osoby
- Rejestr dostępów aktualizowany przy każdej zmianie
- Nie zostawiamy aktywnych kont byłych pracowników
- Nie kasujemy danych pracownika bez przekazania
- Nie zakładamy kont „na szybko" z uprawnieniami administratora
Pierwszy i ostatni dzień
Pierwszy dzień i ostatni dzień
Poniżej, co dzieje się przy przyjęciu i odejściu pracownika.
| Krok | Przyjęcie | Odejście |
|---|---|---|
| Zgłoszenie | kilka dni przed startem | z datą ostatniego dnia |
| Konto | założone z uprawnieniami stanowiska | zablokowane w dniu odejścia |
| Poczta | skrzynka i podpis | przekazana przełożonemu |
| Pliki | dostęp do przestrzeni działu | przeniesione, dostęp odebrany |
| Sprzęt | przygotowany i wydany | odebrany i wyczyszczony |
| Dwuskładnikowe logowanie | skonfigurowane na start | urządzenie odpięte |
| Rejestr dostępów | dopisany | zaktualizowany |
Procedura działa, jeśli zgłoszenie przychodzi przed pierwszym i ostatnim dniem. Dlatego ustalamy z kadrami prosty sposób przekazywania tych informacji.
Wynik
Co dostajecie
Zespół, który może się zmieniać bez ryzyka dla danych.
- Gotowe stanowisko: Nowa osoba pracuje od pierwszego dnia.
- Odebrane dostępy: W dniu odejścia.
- Dane w firmie: Poczta i pliki przekazane.
Łódź w praktyce
Czego nauczyła nas rotacja w łódzkich firmach
Pierwsza rzecz: przy przeglądzie kont prawie zawsze znajdujemy aktywne dostępy osób, które dawno odeszły. Ich zamknięcie to jedno z pierwszych zadań.
Druga: przygotowanie stanowiska według wzoru skraca czas wdrożenia nowej osoby bardziej niż cokolwiek innego. Laptop jest gotowy, zanim pracownik przyjdzie.
Trzecia: firmy z Łodzi obsługujemy zdalnie. Sprzęt przygotowujemy według ustaleń, a wydanie i odbiór na miejscu realizuje osoba w firmie albo lokalny serwis.
Nowi pracownicy czekali na konta po dwa dni, a byli mieli dostęp do poczty pół roku po odejściu. Teraz kadry wysyłają krótkie zgłoszenie, a reszta dzieje się sama.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Wystarczy lista osób i systemów.
- Lista pracowników i stanowisk
- Systemy, do których pracownicy mają dostęp
- Osoba w kadrach lub zarządzie do zgłoszeń
- Sprzęt przydzielony pracownikom
- Średnia liczba przyjęć i odejść w miesiącu
- Dostęp administracyjny do poczty i systemów
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy i przeglądu kont: kto ma dostęp do czego i które konta są zbędne.
Zamykamy stare dostępy, tworzymy rejestr i ustalamy z kadrami procedurę zgłoszeń. Pracujemy zdalnie.
Potem obsługujemy przyjęcia i odejścia na bieżąco w ramach abonamentu, razem z helpdeskiem i bezpieczeństwem, a rejestr dostępów przeglądamy co kwartał.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Outsourcing IT z obsługą przyjęć i odejść pracowników prowadzimy dla firm z Łodzi zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Pabianic, Zgierza, Aleksandrowa Łódzkiego, Konstantynowa Łódzkiego, Strykowa i Brzezin.
- Śródmieście
- Bałuty
- Górna
- Widzew
- Polesie
- Karolew-Retkinia Wschód
- Teofilów-Wielkopolska
- Chojny
- Radogoszcz
- Olechów-Janów
- Stare Polesie
- Julianów-Marysin-Rogi
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Pabianice, Zgierz, Aleksandrów Łódzki, Konstantynów Łódzki, Rzgów, Tuszyn, Stryków. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje obsługa IT z przyjęciami i odejściami
Obsługa przyjęć i odejść jest częścią abonamentu.
| Wielkość firmy | Zakres | Rozliczenie | Orientacyjnie |
|---|---|---|---|
| Do 10 stanowisk | helpdesk, kopie, bezpieczeństwo, poczta | abonament | od ok. 800 zł / mies. |
| 10–30 stanowisk | powyższe oraz serwer, sieć, monitoring, SLA | abonament | od ok. 2 000 zł / mies. |
| 30–100 stanowisk | powyższe oraz kilka lokalizacji, VPN, opiekun | abonament | wycena indywidualna |
| Wsparcie doraźne | bez abonamentu | godzinowo | od ok. 150 zł / h |
Zakup sprzętu dla nowych pracowników jest rozliczany osobno.
Współpraca
Od kont „na szybko" do procedury, która działa sama
Przegląd kont
Kto ma dostęp do czego.
Porządek
Zamknięcie zbędnych dostępów.
Rejestr
Dostępy całej firmy.
Procedura
Zgłoszenia z kadr.
Wzór stanowiska
Gotowy na pierwszy dzień.
Obsługa
Bieżąco i przegląd kwartalny.
Pytania
Zanim zapytasz
Na pierwszy dzień pracy, jeśli zgłoszenie przyjdzie kilka dni wcześniej.
Blokujemy je w dniu odejścia, a pocztę i pliki przekazujemy.
Tak, przekazujemy je przełożonemu.
Kadry lub przełożony, według prostej procedury.
Przygotowujemy go, a wydanie realizuje osoba w firmie lub lokalny serwis.
Standardowo na czas nieokreślony z miesięcznym wypowiedzeniem.
Uporządkujmy konta Waszych pracowników
Napiszcie, ilu macie pracowników i jak często zmienia się zespół. Zaczniemy od przeglądu kont.