woj. mazowieckie
Aplikacje webowe
Płock
Faktura kosztowa przychodzi mailem, ktoś ją drukuje, kładzie w teczce kierownika, kierownik podpisuje po tygodniu, teczka jedzie do dyrektora, a księgowość dzwoni, że termin płatności minął. Obieg dokumentów w aplikacji pokazuje, gdzie jest dokument i kto na niego czeka.
Obieg dokumentów
Dokument, którego nikt nie może znaleźć
W średnich firmach każdy dokument kosztowy przechodzi przez kilka rąk: osobę, która go przyjmuje, kierownika działu, czasem dyrektora, na końcu księgowość. Na papierze albo w mailach ta droga jest niewidoczna. Nikt nie wie, u kogo dokument leży, dopóki ktoś nie zacznie szukać.
Skutki są przewidywalne: przeterminowane płatności, odsetki, zgubione faktury, kierownicy przeglądający stos dokumentów raz w tygodniu. Przy urlopie jednej osoby cały obieg staje.
Aplikacja do obiegu dokumentów prowadzi dokument po ustalonej ścieżce. Każdy widzi, co czeka na jego akceptację, dostaje przypomnienie przed terminem, a w razie nieobecności dokument trafia do zastępcy. Księgowość widzi, co jest zaakceptowane, zanim minie termin płatności.
Zakres
Co zwykle obejmuje obieg dokumentów
Zaczynamy od jednego rodzaju dokumentów, najczęściej faktur kosztowych.
- Przyjmowanie dokumentów z maila i skanera
- Ścieżki akceptacji zależne od kwoty i działu
- Akceptacja na komputerze i telefonie
- Zastępstwa podczas nieobecności
- Przypomnienia przed terminem płatności
- Komentarze i historia decyzji przy dokumencie
- Przekazanie zaakceptowanych dokumentów do księgowości
- Archiwum z wyszukiwaniem
- Nie zastępujemy programu księgowego
- Nie piszemy systemu, gdy wystarczy gotowy obieg w abonamencie
- Nie zatrzymujemy kodu u siebie
Ścieżka akceptacji
Przykładowa ścieżka akceptacji faktury
Poniżej przykład ścieżki, którą ustalamy na etapie analizy.
| Krok | Kto | Co się dzieje |
|---|---|---|
| Przyjęcie | sekretariat albo automatycznie z maila | dokument trafia do systemu |
| Opis | osoba zamawiająca | dział, projekt, uzasadnienie |
| Akceptacja merytoryczna | kierownik działu | zgoda albo zwrot z komentarzem |
| Akceptacja finansowa | dyrektor, powyżej ustalonej kwoty | zgoda albo zwrot |
| Przypomnienie | automatycznie | przed terminem płatności |
| Zastępstwo | automatycznie | dokument trafia do zastępcy |
| Księgowość | księgowa | zaakceptowany dokument do zapłaty i zaksięgowania |
Aplikacja nie naprawi niejasnych zasad. Jeśli nikt nie wie, kto akceptuje faktury powyżej jakiej kwoty, trzeba to ustalić przed pisaniem kodu.
Wynik
Co dostajecie
Widoczny obieg dokumentów.
- Aplikacja obiegu: Na komputerze i telefonie, z przypomnieniami i zastępstwami.
- Spisane ścieżki akceptacji: Kto, co i do jakiej kwoty — na piśmie.
- Kod i dokumentacja: Pełny kod źródłowy i dostępy.
Płock w praktyce
Czego nauczyły nas projekty z płockimi firmami
Pierwsza rzecz: analiza obiegu dokumentów prawie zawsze ujawnia niejasne zasady. Różne działy mają różne progi, część dokumentów akceptuje ktoś, kto formalnie nie powinien. Ustalenie tego jest wartością samą w sobie.
Druga: akceptacja w telefonie zmienia tempo obiegu. Kierownik, który akceptował dokumenty raz w tygodniu przy biurku, akceptuje je w kilka minut między spotkaniami.
Trzecia: firmy obsługujące duże zakłady w Płocku mają wiele dokumentów związanych z kontraktami i projektami. Przypisanie kosztu do projektu na etapie akceptacji oszczędza księgowości godzin pracy na koniec miesiąca.
Faktury leżały w teczkach tygodniami i płaciliśmy odsetki. Teraz kierownicy akceptują je w telefonie, a księgowość widzi wszystko przed terminem.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsze są obecne zasady akceptacji.
- Opis, kto dziś akceptuje jakie dokumenty
- Progi kwotowe i zasady zastępstw
- Liczba dokumentów miesięcznie
- Informacja o programie księgowym
- Rozmowy z sekretariatem, kierownikami i księgowością
- Przykładowe dokumenty różnych rodzajów
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od sprawdzenia, czy gotowy system obiegu dokumentów w abonamencie nie obsłuży Waszych zasad. Przy prostych ścieżkach często obsłuży.
Jeśli nie, spisujemy ścieżki akceptacji z osobami, które w nich uczestniczą, i przygotowujemy dokument z funkcjami, szkicami i wyceną. Dokument jest Wasz niezależnie od dalszej współpracy.
Budujemy w dwutygodniowych odcinkach, zaczynając od faktur kosztowych. Po uruchomieniu i sprawdzeniu w praktyce dokładamy kolejne rodzaje dokumentów. Kod, dokumentacja i dostępy są po Waszej stronie.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Aplikacje do obiegu dokumentów piszemy dla firm z Płocka. Rozmowy analityczne prowadzimy na miejscu.
Pracujemy też dla firm z Gostynina, Sierpca, Płońska, Sochaczewa, Gąbina i Radzanowa.
- Śródmieście
- Podolszyce Północ
- Podolszyce Południe
- Radziwie
- Borowiczki
- Winiary
- Skarpa
- Kostrogaj
- Trzepowo
- Imielnica
- Góry
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Gąbin, Wyszogród, Gostynin, Słupno, Stara Biała, Bodzanów, Radzanowo. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje obieg dokumentów
Dokładna cena powstaje po spisaniu ścieżek akceptacji.
| Rodzaj projektu | Przykład | Czas | Orientacyjny budżet |
|---|---|---|---|
| Wstępna ocena pomysłu | czy wystarczy gotowy obieg w abonamencie | 24 h | bezpłatnie |
| Obieg jednego rodzaju dokumentów | faktury kosztowe z akceptacją | 2–3 mies. | ok. 15 000–25 000 zł |
| Obieg dokumentów | faktury, wnioski, zamówienia, zastępstwa | 3–5 mies. | ok. 25 000–50 000 zł |
| Obieg z integracjami | spięty z programem księgowym i projektami | od 6 mies. | ok. 40 000–120 000 zł |
Rozliczamy się etapami, po odbiorze kolejnych fragmentów. Nie ma opłat licencyjnych.
Współpraca
Od teczki na biurku do akceptacji w telefonie
Wstępna ocena
Czy wystarczy gotowy obieg.
Spisanie ścieżek
Kto, co i do jakiej kwoty.
Analiza i prototyp
Funkcje, ekrany, wycena.
Budowa w odcinkach
Faktury kosztowe najpierw.
Pilotaż
Jeden dział, prawdziwe dokumenty.
Uruchomienie
Kolejne dokumenty, kod, dokumentacja.
Pytania
Zanim zapytasz
Przy prostych ścieżkach często wystarczy. Sprawdzamy to najpierw.
Zwykle tak, zależnie od możliwości programu.
Tak.
Dokumenty trafiają automatycznie do zastępcy.
Tak, po zeskanowaniu.
Tak, razem z dokumentacją i dostępami.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Płocku
Opowiedzcie, jak krąży faktura w Waszej firmie
Napiszcie, ile dokumentów miesięcznie akceptujecie i kto w tym uczestniczy. Odpowiemy, czy wystarczy gotowe narzędzie, a jeśli nie — ile kosztowałoby własne.