woj. lubelskie
Audyt sklepu PrestaShop
Chełm
Sklep wystawia faktury, księgowość wystawia własne, a numeracja w obu miejscach biegnie osobno. Raz na kwartał ktoś godzinami uzgadnia, które dokumenty istnieją naprawdę.
Dwie numeracje
Dwa systemy, dwie numeracje
PrestaShop potrafi wystawiać faktury sam. Program księgowy też. Jeśli oba to robią, powstają dwie niezależne numeracje i dwa zbiory dokumentów, które trzeba uzgadniać ręcznie — zwykle na koniec kwartału i zawsze w pośpiechu.
Sytuacja robi się trudniejsza przy korektach i zwrotach. Sklep tworzy dokument korygujący, księgowość również, a klient dostaje jeden z nich albo oba. Przy zwrocie części zamówienia bywa, że żadnego.
Rozwiązanie nie polega na wybraniu lepszego systemu, a na ustaleniu, który wystawia dokumenty, i wyłączeniu drugiego. To decyzja na dzień pracy, która zdejmuje kwartalne uzgadnianie na zawsze.
Zakres
Co sprawdzamy
Sprawdzamy dokumenty od strony sklepu i od strony tego, co dostaje księgowość.
- Który system wystawia dokumenty i czy tylko jeden
- Czy numeracja jest ciągła i bez luk
- Czy dane sprzedawcy na dokumentach są aktualne
- Jak przebiega korekta przy zwrocie całości i części zamówienia
- Czy klient dostaje dokument i kiedy
- Czy faktury da się wystawić dla klienta firmowego z NIP
- Czy dokumenty trafiają do księgowości automatycznie
- Ile czasu zajmuje kwartalne uzgadnianie
- Nie prowadzimy księgowości i nie doradzamy podatkowo
- Nie decydujemy, który system ma wystawiać dokumenty
- Nie poprawiamy dokumentów wystawionych w przeszłości
Problemy
Co najczęściej nie zgadza się w dokumentach
Poniżej problemy uszeregowane według tego, ile czasu zabiera ich uzgodnienie.
| Problem | Skutek | Jak często |
|---|---|---|
| Dwa systemy wystawiają dokumenty | kwartalne uzgadnianie ręczne | często |
| Luki w numeracji | pytania przy kontroli i w księgowości | często |
| Nieaktualne dane sprzedawcy | dokumenty do korekty | zdarza się |
| Korekta przy zwrocie części zamówienia | dokument niepełny albo brak | często |
| Klient nie dostaje dokumentu | telefony z prośbą o fakturę | bardzo często |
| Brak wystawiania na NIP | zamówienia firmowe poza sklepem | często |
| Dokumenty przekazywane ręcznie | praca na koniec miesiąca | często |
Najprostsze rozwiązanie to wybrać, który system wystawia dokumenty, i wyłączyć drugi. Dzień pracy zamiast kwartalnych uzgodnień.
Wynik
Co dostajecie
Dokument porównuje to, co jest w sklepie, z tym, co ma księgowość.
- Zestawienie rozbieżności: Które dokumenty istnieją w sklepie, które w księgowości i gdzie są luki.
- Propozycja porządku: Który system ma wystawiać dokumenty i co wyłączyć w drugim.
- Oszczędność czasu: Ile godzin kwartalnie odzyskacie po uporządkowaniu.
Chełm w praktyce
Czego nauczyły nas chełmskie audyty PrestaShopa
Pierwsza rzecz: dwa systemy wystawiające dokumenty to najczęstsza przyczyna kwartalnego bałaganu. Rozwiązanie jest proste, ale wymaga decyzji, a decyzji nikt nie podejmuje, dopóki ktoś nie policzy, ile to kosztuje czasu.
Druga: najczęstszą skargą klientów jest brak faktury. Nie dlatego, że sklep jej nie wystawia, a dlatego, że nikt nie ustawił jej wysyłki — dokument powstaje i leży w panelu.
Trzecia: korekty przy zwrocie części zamówienia są miejscem, w którym najczęściej coś się gubi. Warto to sprawdzić testem, a nie założeniem, że działa.
Uzgadnianie dokumentów zajmowało księgowej dwa dni na kwartał. Wyłączyliśmy wystawianie faktur w sklepie i problem zniknął.
Dostępy
Czego potrzebujemy
Do porównania potrzebujemy danych z obu stron.
- Dostęp do panelu sklepu, przynajmniej do odczytu
- Zestawienie dokumentów z księgowości za jeden miesiąc
- Informacja, który system wystawia dokumenty
- Rozmowa z osobą prowadzącą księgowość
- Zgoda na złożenie zamówienia testowego
- Informacja, ile czasu zajmuje kwartalne uzgadnianie
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od porównania jednego miesiąca: dokumenty w sklepie wobec dokumentów w księgowości. Luki i nadwyżki widać wtedy od razu i to one wyznaczają zakres dalszej pracy.
Potem testujemy przypadki, których nikt nie sprawdza: zwrot części zamówienia, anulowanie po wystawieniu dokumentu, zamówienie na firmę z NIP. To tam najczęściej coś się gubi.
Decyzji o tym, który system ma wystawiać dokumenty, nie podejmujemy za Was — zależy od tego, jak pracuje Wasza księgowość. Podajemy natomiast, ile godzin kwartalnie kosztuje obecny stan.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Audyt wykonujemy zdalnie. Przy sklepach z Chełma spotkanie z udziałem księgowości możemy przeprowadzić na miejscu — zwykle warto, bo ustalenia dotyczą obu stron.
Obsługujemy też sklepy z Krasnegostawu, Włodawy, Rejowca, Siedliszcza, Dorohuska i Sawina.
- Śródmieście
- Dyrekcja Górna
- Dyrekcja Dolna
- Słoneczne
- Kościuszki
- Zachód
- Działki
- Cementownia
- Rejowiecka
- XXX-lecia
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Rejowiec, Siedliszcze, Sawin, Dorohusk, Wojsławice, Krasnystaw, Włodawa. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Budżet
Ile kosztuje audyt
Cena zależy od liczby dokumentów do porównania i liczby wariantów zwrotów.
| Zakres | Dla kogo | Czas | Cena |
|---|---|---|---|
| Wstępna rozmowa | który system wystawia dokumenty | kwadrans | bezpłatnie |
| Porównanie jednego miesiąca | sklep wobec księgowości | 1 dzień | 500–900 zł |
| Audyt dokumentów | pełny przegląd z korektami i NIP | 2–3 dni | 1100–1900 zł |
| Uporządkowanie | jeden system, jedna numeracja, wysyłka dokumentów | 1 dzień | 500–1100 zł |
Nie prowadzimy księgowości i nie doradzamy podatkowo. Sprawdzamy, czy dokumenty w sklepie i w księgowości dają się uzgodnić.
Współpraca
Od dwóch numeracji do jednej
Wstępna rozmowa
Który system wystawia dokumenty. Bezpłatnie.
Porównanie jednego miesiąca
Dokumenty w sklepie wobec księgowości.
Sprawdzenie numeracji
Czy jest ciągła i bez luk.
Testy trudnych przypadków
Zwrot części zamówienia, anulowanie, zamówienie na NIP.
Sprawdzenie wysyłki dokumentów
Czy klient je dostaje i kiedy.
Dokument
Rozbieżności, propozycja porządku, oszczędność czasu.
Pytania
Zanim zapytasz
Może, ale nie razem z księgowością. Dwie numeracje to kwartalne uzgadnianie.
Zwykle bo dokument powstaje, ale nikt nie ustawił jego wysyłki.
To najczęstsze miejsce, w którym coś się gubi. Testujemy je zawsze.
Tak, po ustawieniu. Bez tego zamówienia firmowe przychodzą poza sklepem.
Bywają pytaniem przy kontroli. Warto wiedzieć, skąd się wzięły.
Nie. Sprawdzamy zgodność techniczną dokumentów i ich obieg.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Chełmie
Ta sama usługa
Audyt sklepu PrestaShop w innych miastach
Uzgodnijmy dokumenty za jeden miesiąc
Wstępna rozmowa zajmuje kwadrans i nic nie kosztuje. Wystarczy zestawienie dokumentów z księgowości za jeden miesiąc, żebyśmy powiedzieli, czy sklep i księgowość da się w ogóle uzgodnić.