woj. warmińsko-mazurskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Olsztynie
Gdy zakład z Olsztyna przetwarza żywność, a część towaru sprzedaje też przez sklep internetowy, w Subiekcie spotykają się zamówienia z kilku kanałów, magazyn i faktury. Subiekta GT i nexo wdrażamy, rozwijamy i utrzymujemy. Rozszerzenia w Sferze, na przykład eksport danych w formacie wymaganym przez kontrahenta, piszemy tak, żeby przetrwały aktualizacje programu, a zgłoszenia awarii obsługujemy priorytetowo. Z firmami z Warmii i Mazur współpracujemy na odległość.
Olsztyn
Wdrożenia Insertu dla firm z Olsztyna: przetwórstwo spożywcze i produkcja
Dla kogo jest ta usługa? Najlepiej pasuje do przedsiębiorstwa, które handluje albo produkuje, korzysta z Subiekta od lat i ma przy nim od kilku do kilkudziesięciu stanowisk.
W jej zakres wchodzą cztery programy: dwie linie Subiekta, GT i nexo, a także Rewizor oraz Gratyfikant.
Jeżeli program dopiero wybierasz i chcesz zestawić różne klasy systemów, zajrzyj do tekstu o programach ERP w Olsztynie, bo tutaj piszemy wyłącznie o systemach InsERT. Pomagamy przy wyborze także wtedy, gdy wyjdzie, że lepszy będzie inny program.
Olsztyn: przetwórstwo spożywcze, produkcja opon i odbiorcy hurtowi
Olsztyn jest stolicą województwa warmińsko-mazurskiego, regionu, w którym ważną rolę odgrywa turystyka. Gospodarkę miasta tworzą też m.in. Uniwersytet Warmińsko-Mazurski, administracja, przetwórstwo spożywcze i produkcja opon.
Systemu handlowego dotyczą najbardziej dwie z tych branż. Zakłady przetwórstwa spożywczego sprzedają odbiorcom sieciowym i hurtowym, przy których liczy się dokumentacja dostaw. Produkcja przemysłowa może prowadzić osobne magazyny surowców i wyrobów gotowych. Obie grupy to potencjalni użytkownicy Subiekta z wieloma stanowiskami i rozbudowaną kartoteką.
Skup od rolników ryczałtowych: faktura VAT RR w KSeF
Zakład, który kupuje płody rolne od rolnika ryczałtowego, dokumentuje zakup fakturą VAT RR wystawianą przez nabywcę. Od 1 kwietnia 2026 roku nabywca może wystawić ją w KSeF, a Ministerstwo Finansów opisuje to rozwiązanie jako dobrowolne. Warunkiem jest oświadczenie złożone w systemie przez rolnika: potwierdza w nim, że jest rolnikiem ryczałtowym, i wskazuje tego nabywcę jako uprawnionego. Bez oświadczenia faktura VAT RR powstaje poza KSeF. Dla tych faktur system ma osobną strukturę, FA_RR(1).
Przed przygotowaniem zakładu do KSeF dobrze ustalić, w którym programie powstają dziś faktury VAT RR i od których dostawców firma ma już oświadczenia. Od tego zależy, które dokumenty zakupu pójdą do systemu, a które zostaną poza nim.
Gdy sprawa dotyczy czegoś więcej niż programu InsERT
Sklep internetowy i Allegro łączymy z Subiektem w ramach tej obsługi. Jeżeli dane mają przepływać między Subiektem a innymi systemami firmy, na przykład programem produkcyjnym, to zadanie z zakresu integracji ERP w Olsztynie.
Na bazie MS SQL pracujemy w granicach potrzeb Subiekta. Serwerem bazodanowym w całości zajmuje się usługa bazy MS SQL w Olsztynie, a przyspieszaniu i konserwacji baz służy optymalizacja baz danych w Olsztynie.
Systemy firmy Insoft, producenta innego niż InsERT, mają własny opis: Insoft ERP w Olsztynie. Za komputery, sieć, serwery i konta pracowników odpowiada inna nasza usługa: obsługa informatyczna firm w Olsztynie.
Sklep
Subiekt i sklep internetowy: co obejmuje wdrożenie Insertu dla firmy z Olsztyna?
Gdy firma sprzedaje w sklepie internetowym i na Allegro, Subiekt wymienia dane z drugim systemem. Integracja to jednak tylko jedna z prac przy programach InsERT:
- Nowa instalacja wraz z danymi startowymi
- Przejście na Subiekta nexo i aktualizacje wersji
- Ceny, uprawnienia, magazyny i dokumenty
- Raporty spoza zestawień standardowych
- Integracja ze sklepem i Allegro
- Opieka nad bazą danych MS SQL
- Wsparcie przy awarii poza godzinami
Zakład przetwórstwa spożywczego z Olsztyna, który dostarcza towar sieciom handlowym, może dostawać od odbiorców pytania o partię produkcyjną. Struktura FA(3) ma na to pole NrPartiiTowaru w warunkach transakcji: opcjonalne i mieszczące do 1000 numerów partii na jednej fakturze. Pole czeka w e-fakturze, ale numer musi skądś na nią trafić. Przy wdrożeniu albo przy przygotowaniu programu do KSeF ustalamy więc z firmą, czy numery partii mają dziś swoje miejsce w Subiekcie, czy są zapisywane tylko w zeszycie magazyniera albo w programie produkcyjnym, i czy odbiorcy oczekują ich na fakturze. Odpowiedź decyduje o tym, jak ustawić dokumenty i skąd program ma brać ten numer.
W którą stronę płyną dane między Subiektem a sklepem?
W obie. Do Subiekta trafiają zamówienia i dane kontrahentów, do sklepu stany, ceny, zdjęcia i opisy towarów. Zakres integracji ustalamy indywidualnie.
Brak towaru, zamówienie częściowe, zwrot: reguły na start
Zanim integracja ruszy, ustalamy, co ma się stać, gdy towaru zabraknie w trakcie zamówienia, gdy zamówienie zostanie zrealizowane częściowo i gdy klient zwraca towar. Opis Subiekta GT na stronie InsERT wymienia obsługę zamówień z rezerwacją towarów i fakturami zaliczkowymi. Przy regule na brak towaru dobrze wiedzieć, czy firma rezerwuje towar w zamówieniach.
Rozliczenie
Jak wyceniamy i rozliczamy większe wdrożenie programów InsERT?
Większy projekt dzielimy na etapy i płacisz za każdą odebraną część. Szczegóły tego podziału ustalamy w umowie. Sama kwota zależy od rodzaju prac, liczby stanowisk i tego, ile rozwiązań wokół systemu trzeba odtworzyć.
Zakład z Olsztyna, który przyjmuje zamówienia od kilku odbiorców w plikach, a jednocześnie sprzedaje przez sklep internetowy, może potrzebować dwóch rodzajów prac naraz: integracji ze sklepem oraz rozszerzenia w Sferze, które wczyta zamówienia z zewnętrznych źródeł. To dwie różne pozycje w wycenie, więc ich kolejność ustalamy z firmą. Często rozsądniej zacząć od tej, która zabiera dziś zespołowi więcej czasu przy ręcznym przepisywaniu. Na koszt obu wpłynie też liczba stanowisk, na których zamówienia mają być widoczne, czyli biuro sprzedaży, magazyn i ewentualnie dział produkcji. Jeśli rozszerzenie ma też sprawdzać dane przed zapisem, na przykład czy zamówienie ma numer odbiorcy, dobrze powiedzieć o tym na pierwszej rozmowie, żeby wycena objęła cały zakres.
Od rozmowy do wyceny wdrożenia Subiekta
Zaczyna się od pierwszej konsultacji, która jest bezpłatna. Bezpłatna wycena w 24 godziny: po krótkiej rozmowie wracamy z zakresem prac, harmonogramem i wyceną.
Co sprawdzamy przed pisaniem rozszerzenia w Sferze?
Czy potrzebna funkcja nie istnieje już w konfiguracji systemu. Od tej odpowiedzi zależy, czy wycena obejmie pisanie kodu.
Licencje na programy InsERT
Pomagamy je zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT. Obsługa techniczna Subiekta takiego pośrednictwa nie wymaga.
Wybór linii
Subiekt GT czy Subiekt nexo: jak firma z Olsztyna może podjąć tę decyzję?
Pytanie o linię programu pojawia się przy nowej instalacji i w firmach, które od lat pracują na GT. W tym drugim przypadku przejście nie zawsze jest konieczne. Ma uzasadnienie, gdy nexo daje funkcję, bez której firma nie może dalej pracować wygodnie, albo gdy plany rozwoju wyprzedzają możliwości starszej linii.
W regionie, w którym ważną rolę odgrywa turystyka, część firm ma najwięcej sprzedaży w wakacje. Dla takiej firmy pytanie o nexo ma też wymiar kalendarza: po migracji zespół uczy się nowego programu. Termin przejścia dobrze więc dopasować do spokojniejszej części roku i uzgodnić go też z kierownikami działów, którzy znają kalendarz dostaw. Pomaga w tym liczba faktur z poszczególnych miesięcy ubiegłego roku, sprawdzona jeszcze w GT. Sam powód zmiany linii powinien jednak wynikać z funkcji, których firma potrzebuje. Szczegółowe zestawienie obu linii znajdziesz w tekście Subiekt GT czy nexo, gdzie porównujemy je funkcja po funkcji.
Dlaczego przejście na nexo to coś więcej niż aktualizacja?
Nexo jest osobnym systemem z własną bazą. Dane z GT trafiają do niego w procesie migracji:
- przenoszą się kartoteki i kontrahenci
- przenoszą się magazyny i rozrachunki
- od nowa powstają raporty spoza standardu
- od nowa powstają rozszerzenia w Sferze
- od nowa łączymy program ze sklepem
Kopia podmiotu Subiekta GT przed przejściem na nexo
Przed przeniesieniem danych do nexo przydaje się świeża kopia podmiotu Subiekta GT. W programach InsERT GT taką kopię wykonuje się w Archiwizatorze, także ze stanowiska, które łączy się z serwerem. Gdy plik kopii ma leżeć na serwerze, e-pomoc techniczna InsERT zaleca wskazać ścieżkę sieciową i nadać użytkownikom uprawnienia do zapisu w tym katalogu, bo bez nich kopia nie powstanie.
Przegląd otoczenia programu przed przejściem
Przed migracją przeglądamy wszystko, co działa wokół Subiekta: kto korzysta z jakich zestawień, które dokumenty powstają automatycznie, co wymienia dane ze sklepem internetowym. Ten przegląd pokazuje, ile pracy czeka w nexo po przeniesieniu danych.
Dostęp
Kto ma dostęp do Subiekta firmy z Olsztyna w czasie prac serwisowych?
Wykonawca pracujący przy Subiekcie widzi kartoteki, ceny i rozrachunki firmy, a czasem także konto sklepu internetowego. Zanim przekażesz hasła, ustal na piśmie, kto dokładnie je dostanie i jak długo będzie z nich korzystał.
Firma z Olsztyna, która na sezon przyjmuje dodatkowych pracowników, ma w Subiekcie konta osób, które po sezonie już nie pracują. Ustalanie dostępu dla wykonawcy to dobra okazja, żeby przejrzeć całą listę kont w programie: kto ma dostęp do cen zakupu, kto może usuwać dokumenty, czyje konto powinno zostać wyłączone. Po takim przeglądzie łatwiej ocenić, czy konto przygotowane dla serwisanta nie dostaje więcej, niż wymaga zadanie, i czy po zakończeniu prac lista wróci do stanu, który firma uznaje za właściwy.
| Pytanie | Konkretna odpowiedź brzmi na przykład tak |
|---|---|
| Kto loguje się do serwera? | imiennie wskazane osoby, bez kont wspólnych |
| Jakie konto w bazie? | osobne konto na czas prac, z uprawnieniami potrzebnymi do zadania |
| Co po zakończeniu? | konto wyłączone albo hasło zmienione po odbiorze |
| Gdzie trafiają kopie? | w miejsce wskazane przez firmę |
Ślad logowań do serwera z bazą Subiekta
Przy bazie Subiekta serwer MS SQL może zapisywać logowania w swoim dzienniku błędów. Dokumentacja Microsoft opisuje trzy ustawienia audytu logowań: tylko nieudane, tylko udane albo oba rodzaje. Zmiana zaczyna działać po ponownym uruchomieniu usługi SQL Server, dlatego najlepiej ustawić ją przed rozpoczęciem prac.
Zasięg
Jak wygląda zdalna obsługa Subiekta dla firm z Olsztyna i okolic?
Instalacja programu, zmiany ustawień, rozszerzenia i sprawdzanie bazy odbywają się przez połączenie zdalne z serwerem albo z komputerem w firmie. Ustalenia z zespołem prowadzimy na Google Meet, Zoom albo Teams, a gdy trzeba coś pokazać w programie, pracownik udostępnia ekran.
Obsługujemy firmy z Olsztyna oraz z Dywit, Stawigudy, Barczewa, Purdy, Jonkowa, Olsztynka i Dobrego Miasta.
- Olsztyn
- Dywity
- Stawiguda
- Barczewo
- Purda
- Jonkowo
- Olsztynek
- Dobre Miasto
Spotkania na miejscu umawiamy w granicach województwa lubelskiego oraz w Warszawie, a poza tym obszarem współpracę prowadzimy zdalnie.
Współpraca
Jak pracujemy z firmą z Olsztyna przy Subiekcie GT i nexo?
Wersja Subiekta, baza MS SQL i codzienne kłopoty
Rozpoznanie obejmuje trzy obszary. Ustalamy wersję systemu, sprawdzamy stan bazy i spisujemy, co przeszkadza ludziom w codziennej pracy.
Najpierw zabezpieczenie danych, potem kolejność napraw
Plan zaczyna się od zabezpieczenia danych. Dopiero po nim decydujemy, które naprawy idą od razu, a które później.
Wykonanie prac przy programie
Prace mają swoje okno serwisowe, a przed nimi powstaje kopia i plan powrotu.
Opieka po zakończeniu prac
Zostajemy przy programie na stałe. Wsparcie ma określony czas reakcji i przyjmuje też zgłoszenia spoza godzin pracy.
Pytania
Co firmy z Olsztyna pytają o Subiekta przed zleceniem prac?
Podręcznik KSeF 2.0 wskazuje, że NIP w strukturze FA(3) zapisuje się jako ciąg cyfr, bez spacji, kresek i innych znaków rozdzielających. Prefiks PL sprzedawcy, gdy jest wymagany, na przykład przy dostawie wewnątrzwspólnotowej, trafia do osobnego pola. Przy przygotowaniu Subiekta do KSeF sprawdzamy NIP-y w kartotece kontrahentów, więc zapisy z kreskami albo z doklejonym prefiksem widać przy tym przeglądzie.
Szkolimy z rozwiązań, które wdrażamy, więc na szkolenie przychodzą osoby, które będą z nich korzystać: przy nowych ustawieniach dokumentów sprzedawcy i magazynierzy, przy raportach osoby, które je czytają. Przy większych wdrożeniach szkolenie jest częścią projektu, a jego termin ustalamy razem z harmonogramem prac.
Po skonfigurowaniu dostępu i uprawnień do KSeF oraz po pełnym teście na środowisku testowym. Test robimy na końcu przygotowań, a dopiero po nim program wystawia faktury produkcyjnie. Fakturę wysłaną już do KSeF zmienia się wyłącznie korektą, więc błąd w ustawieniach lepiej wychwycić w teście.
Może to wejść w zakres opieki nad bazą MS SQL, na której pracuje Subiekt. Sam serwer jako maszynę przygotowuje administrator firmy albo obsługa informatyczna. My ustalamy z firmą, które stanowiska mają łączyć się z nową bazą, kiedy je przełączyć i jak sprawdzić po przełączeniu, że program widzi wszystkie dane.
Wśród częstych przyczyn zatrzymania systemu są zapełniony dysk, indeks uszkodzony po nagłym wyłączeniu serwera i niedokończona aktualizacja. Baza Subiekta działa w silniku MS SQL, który pracuje jako usługa Windows, dlatego program może nie ruszyć także wtedy, gdy ta usługa jest zatrzymana. Dokumentacja Microsoft podaje, że SQL Server Express instaluje się domyślnie jako usługa SQL Server (SQLEXPRESS), a jej stan widać w SQL Server Configuration Manager.
Rozszerzenie powstaje w Sferze, czyli nakładce programistycznej Subiekta, i niczego nie zapisuje bezpośrednio w tabelach systemu. Każde przygotowujemy pod konkretną firmę, więc jego zadania, na przykład import zamówień albo kontrolę danych przed zapisem, ustalamy z Tobą.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Olsztynie
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Bezpłatna wycena prac przy Subiekcie dla firmy z Olsztyna
Napisz, jakie programy InsERT działają w firmie i co chcesz zmienić. W godzinach pracy odpowiadamy średnio w piętnaście minut.