woj. lubelskie
Wdrożenia i opieka nad programami InsERT
Biała Podlaska
Zajmujemy się wdrożeniem, rozbudową i utrzymaniem Subiekta GT oraz nexo dla firm z Białej Podlaskiej i okolicznych miejscowości. Piszemy rozszerzenia w Sferze, łączymy Subiekta ze sklepem internetowym, przygotowujemy firmę do KSeF i reagujemy na awarie programu. Większość spraw załatwiamy zdalnie. Za pierwszą konsultację nie płacisz i nie bierzesz na siebie żadnych zobowiązań.
Rynek
Subiekt GT w Białej Podlaskiej: handel, magazyny i przetwórstwo
Gospodarkę Białej Podlaskiej tworzą między innymi handel, transport, produkcja i budownictwo, a wśród branż miasta wymienia się też magazyny oraz przetwórstwo i rolnictwo. Firmy handlowe, magazynowe i przetwórcze mogą prowadzić sprzedaż i magazyn w jednym programie handlowym.
Ta usługa dotyczy czterech programów InsERT: Subiekta GT, Subiekta nexo, Rewizora i Gratyfikanta. Jest pomyślana przede wszystkim dla firm handlowych i produkcyjnych, w których z Subiekta korzysta od kilku do kilkudziesięciu stanowisk, zwykle od wielu lat.
Wybór programu i porównanie klas systemów opisujemy osobno, w tekście o programach ERP w Białej Podlaskiej. Doradzimy także wtedy, gdy firmie bardziej odpowiada system innego producenta. Ta strona dotyczy systemów InsERT.
Handel i magazyny przed KSeF: czego system nie sprawdza na fakturze
KSeF sprawdza, czy plik XML zgadza się ze strukturą faktury FA(3) i czy wysyła go osoba uprawniona. Plik, który nie przejdzie tej weryfikacji, nie dostaje numeru KSeF, a taka faktura nie została wystawiona. O odrzuceniu pliku niezgodnego ze wzorem system informuje, podając datę i czas odrzucenia. Obliczeń matematycznych system nie weryfikuje: nie odrzuci faktury, na której kwotę VAT wyliczono błędnie wobec kwoty netto. Taka kontrola może odbywać się w programie do wystawiania faktur (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 1.6.1). Ministerstwo Finansów zachęca też, żeby programy do fakturowania sprawdzały zgodność pliku ze strukturą jeszcze przed wysyłką.
Dla firmy, która fakturuje w Subiekcie, oznacza to, że pomyłkę w kwotach KSeF przyjmie razem z fakturą, a poprawić ją można już tylko fakturą korygującą. Dlatego przy przejściu na KSeF sprawdzamy stawki zapisane w kartotekach towarów.
Błędny NIP nabywcy na e-fakturze: korekta do zera i nowa faktura
Faktury, która dostała numer w KSeF, nie można anulować, także wtedy, gdy wystawiono ją na niewłaściwego nabywcę. Ten sam podręcznik wskazuje w takiej sytuacji dwa dokumenty: fakturę korygującą „do zera” z błędnym NIP-em oraz nową fakturę z poprawnymi danymi nabywcy (pkt 1.6.3 i 1.6.4). KSeF nie przewiduje przy tym odrzucenia takiej faktury przez firmę, na którą ją omyłkowo wystawiono.
Jedna pomyłka w kartotece kontrahenta oznacza więc dwie dodatkowe faktury w obiegu. Przy przygotowaniu Subiekta do KSeF sprawdzamy NIP-y w kartotece kontrahentów, zanim trafią na pierwsze e-faktury.
Usługa
Wdrożenie Insertu i serwis: od danych startowych po kopie bazy
Poniższe prace możesz zlecić osobno albo połączyć kilka z nich w jednym wdrożeniu.
- Instalacja i ustawienie systemu od zera, z przeniesieniem danych na start
- Przejście z linii GT na nexo albo na nowszą wersję programu
- Dokumenty, magazyny, ceny i prawa dostępu ustawione pod firmę
- Dodatkowe raporty, gdy standardowe zestawienia nie wystarczają
- Podłączenie sklepu i Allegro do Subiekta
- Dbanie o bazę MS SQL, na której działa program
- Obsługa awarii także w nocy i w niedzielę
Tutaj opisujemy integrację samego Subiekta ze sklepem. Wymiana danych między kilkoma systemami to osobne zlecenie, opisane w tekście o integracjach ERP w Białej Podlaskiej. Z bazą pracujemy tylko w takim zakresie, w jakim używa jej Subiekt. Administracja całym serwerem należy do tekstu o bazach danych MS SQL w Białej Podlaskiej. Konserwacja i przyspieszanie baz jako osobna usługa to temat tekstu o optymalizacji baz danych w Białej Podlaskiej. Systemy Insoft to oprogramowanie innego producenta, opisane osobno: Insoft ERP w Białej Podlaskiej. Opieka nad komputerami, serwerami, siecią i kontami użytkowników to obsługa informatyczna firm w Białej Podlaskiej, a na tej stronie zostaje sam system handlowy.
Sfera, nakładka programistyczna Subiekta: kiedy piszemy rozszerzenie
Pierwsze pytanie przy każdym pomyśle na rozszerzenie brzmi: czy tę funkcję da się po prostu ustawić w programie? Dopiero gdy konfiguracja jej nie daje, w Sferze piszemy rozszerzenie pod konkretną firmę: automatyczne wystawianie dokumentów według reguł, import zamówień z zewnętrznych źródeł, eksport w formacie kontrahenta albo kontrolę danych przed zapisem. Budujemy je tak, by przetrwało kolejne aktualizacje Subiekta.
Zamówienia do Subiekta, stany i opisy do sklepu: dwa kierunki połączenia
Ze sklepu Subiekt przyjmuje zamówienia razem z danymi kontrahentów. Sklep z kolei dostaje z programu stan każdej pozycji, jej cenę, zdjęcia i opis. Z platform sprzedażowych łączymy też Allegro.
Zakres połączenia ustalamy indywidualnie. Na starcie spisujemy reguły wyjątków, czyli postępowanie przy braku towaru w trakcie zamówienia, przy zamówieniach częściowych i przy zwrotach.
Baza rośnie, program zwalnia: archiwizacja starych dokumentów i indeksy
Subiekt pracuje na MS SQL i z latami jego baza rośnie. Jeśli nikt jej nie archiwizuje ani nie konserwuje, program zwykle zaczyna zwalniać. Pomaga wtedy archiwizacja: dokumenty sprzed lat trafiają do osobnej bazy. Następnie przebudowujemy indeksy i ustalamy, według jakiego planu powstają kopie zapasowe.
Baza Subiekta w bezpłatnym MS SQL Express: limity procesora i pamięci
Dla SQL Server 2022 i 2025 Microsoft podaje w edycji Express te same granice: silnik używa mniejszej z dwóch wartości, jednego gniazda procesora albo czterech rdzeni, i najwyżej 1410 MB pamięci na bufor danych. Jeśli z bazy Subiekta na takim silniku korzysta kilka stanowisk naraz, wszystkie pracują w ramach tych samych limitów instancji, także wtedy, gdy serwer ma więcej rdzeni i pamięci.
W obu wersjach Express nie ma też kompresji ani szyfrowania kopii zapasowych. Kopia bazy Subiekta powstaje na takim serwerze w pełnym rozmiarze i bez szyfrowania po stronie silnika, co ma znaczenie przy wyborze miejsca na kopie i ich zabezpieczeniu (learn.microsoft.com, tabele Scale limits i High availability).
Połączenie Subiekta z KSeF: dane, dostęp, duplikaty i test na końcu
Przygotowanie do KSeF obejmuje kartoteki (między innymi jednostki miary i sposób opisu rabatów) oraz ustawienie dostępu i uprawnień. To drugie ma znaczenie, bo plik wysłany przez osobę bez uprawnień system odrzuca i informuje o ich braku.
Do przeglądu wchodzą także faktury, które firma wystawia w sklepie albo na Allegro, czyli poza Subiektem. KSeF porównuje NIP sprzedawcy, numer faktury i rodzaj faktury z dokumentami, które już ma, a przy identycznej trójce odrzuca plik z kodem błędu 440 „Duplikat faktury” (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 3.4). Unikalność system sprawdza dziesięć lat wstecz. Jeśli faktury na ten sam NIP sprzedawcy powstają w Subiekcie i w sklepie, a numer z jednego miejsca powtórzy numer z drugiego przy tym samym rodzaju faktury, system nie przyjmie drugiego pliku. Samo wysłanie faktur w innej kolejności niż ich numeracja nie jest natomiast przesłanką odrzucenia (pkt 1.6.7).
Ostatnim krokiem jest pełny test na środowisku testowym, zanim firma zacznie wystawiać faktury produkcyjnie.
Rozliczenie
Ile kosztuje wdrożenie Insertu i serwis Subiekta w Twojej firmie?
Koszt dotyczy naszej pracy przy programie i jego otoczeniu. Składają się na niego trzy rzeczy.
Od zgłoszenia do bezpłatnej wyceny prac
Na bezpłatną wycenę czekasz najwyżej 24 godziny od zgłoszenia. Wcześniej krótko rozmawiamy o instalacji i o sprawie, którą chcesz rozwiązać.
Większe wdrożenie: rozliczenie za odebrane części projektu
Przy większych projektach płatność dzielimy na etapy według odebranych części wdrożenia. Szczegóły podziału ustalamy w umowie.
- Co zlecasz: wdrożenie, przejście z GT na nexo, rozszerzenie w Sferze, integrację czy opiekę nad bazą
- Ile stanowisk korzysta z programu
- Skala odtwarzania tego, co dziś działa obok programu
Nowa linia
Nexo zamiast Subiekta GT albo nowy serwer MS SQL: co spisać przed przeniesieniem
Nexo i GT to dwa odrębne systemy. Przejście między nimi to przeniesienie danych, a nie zwykła aktualizacja. Zanim cokolwiek przeniesiemy, spisujemy, co działa dziś wokół programu, bo nie wszystko przejdzie razem z bazą.
| Przenoszone do nexo | Trzeba zbudować ponownie |
|---|---|
| Kartoteki i kontrahenci | Własne raporty |
| Magazyny | Rozszerzenia w Sferze |
| Rozrachunki | Połączenia ze sklepem i innymi systemami |
Subiekt nexo czy GT: dwa powody, dla których firma zmienia linię
Zmiana linii nie jest obowiązkowa. Ma uzasadnienie w dwóch sytuacjach: gdy firmie potrzebna jest funkcja dostępna tylko w nexo albo gdy plany rozwoju zaczną się zderzać z ograniczeniami GT.
Funkcje obu linii zestawiamy szczegółowo na osobnej stronie: Subiekt GT czy nexo.
Baza Subiekta na nowym serwerze: sortowanie bazy a sortowanie instancji
Sortowanie (collation) określa w MS SQL reguły porządkowania i porównywania tekstu, w tym to, czy liczy się wielkość liter i znaki diakrytyczne. Domyślne sortowanie serwera ustala się przy instalacji silnika i staje się ono domyślnym sortowaniem baz systemowych i baz użytkowników. Dla polskich ustawień Windows Microsoft podaje domyślnie Polish_CI_AS. Późniejsza zmiana sortowania serwera nie zmienia sortowania baz, które już na nim są.
Tabele tymczasowe trafiają do bazy tempdb, która używa sortowania instancji. Gdy baza ma inne sortowanie niż instancja, zapytania porównujące jej dane z tabelami tymczasowymi mogą kończyć się błędem (learn.microsoft.com, Collation and Unicode support). Przy przenoszeniu bazy Subiekta na nowy serwer warto więc porównać jej sortowanie z sortowaniem wybranym przy instalacji nowej instancji. Sortowanie instancji odczytuje się w MS SQL funkcją SERVERPROPERTY.
Zlecenie
Serwisant Subiekta GT a bezpieczeństwo danych: co ustalić przed pracami
Serwis dotyczy zwykle programu, na którym firma pracuje od lat i wystawia dokumenty każdego dnia. Przed zleceniem prac warto zadać wykonawcy kilka pytań.
Zapytaj, co zrobi z bazą i ustawieniami przed pierwszą zmianą w działającym systemie oraz jak wróci do stanu wyjściowego, jeśli zmiana się nie uda. Dopytaj też, w jakich godzinach planuje prace.
Przy rozszerzeniach zapytaj, jak powstaną i kto będzie je utrzymywał. Zapytaj również, kto po stronie wykonawcy będzie Twoim stałym kontaktem przy zgłoszeniach. Przy stałej opiece dopytaj, kto odbiera zgłoszenia awarii poza godzinami pracy i jaki czas reakcji obejmuje umowa.
Warto ustalić, czy wykonawca pracuje z obiema liniami, GT i nexo, jeśli zmiana linii jest w planach firmy. Poproś też o opis tego, co zmieniono w konfiguracji, żeby kolejna osoba wiedziała, jak ustawiony jest system. Dwie praktyki, których przy działającym Subiekcie unikamy, są wymienione niżej.
- Pisanie kodu, zanim sprawdzimy, czy funkcji nie da się ustawić w konfiguracji
- Zapisywanie danych bezpośrednio do tabel systemu z pominięciem Sfery
Co zapisujemy w umowie przed pracami przy systemie
Ustalenia z wyceny trafiają do umowy. Każdy projekt zaczyna się od umowy, która opisuje zakres, termin, koszt i zasady wsparcia po wdrożeniu. Na życzenie podpisujemy też NDA.
Zasięg
Programy InsERT w Białej Podlaskiej i okolicy: zdalnie albo z przyjazdem
Zdalnie prowadzimy większość prac przy programach InsERT. Na miejsce przyjeżdżamy, gdy sprawa tego wymaga.
Z firmami z Terespola, Międzyrzeca Podlaskiego, Janowa Podlaskiego czy Rokitna pracujemy tak samo jak z firmami z miasta.
- Biała Podlaska
- Terespol
- Międzyrzec Podlaski
- Janów Podlaski
- Konstantynów
- Piszczac
- Rokitno
- Zalesie
Biała Podlaska leży w województwie lubelskim, czyli w zasięgu, w którym możemy przyjechać do firmy. Obszar dojazdów obejmuje województwo lubelskie i Warszawę. Dalej pracujemy zdalnie, bez dojazdu.
Współpraca
Subiekt nexo i GT krok po kroku: co dzieje się po Twoim zgłoszeniu
Rozpoznanie instalacji
Sprawdzamy wersję programu, kondycję bazy i to, co przeszkadza ludziom przy codziennych dokumentach.
Kolejność prac
Potem decydujemy, które sprawy wymagają naprawy od ręki, a które mogą poczekać na zaplanowany termin. Jeśli system stoi, zanim cokolwiek naprawimy, zabezpieczamy jego obecny stan.
Prace w oknie serwisowym
Zmiany wprowadzamy w oknach serwisowych. Przed pracami powstaje kopia, a na wypadek problemu mamy przygotowany plan powrotu.
Stała opieka
Po pracach możliwa jest stała opieka z określonym czasem reakcji. Jesteśmy dostępni w dni powszednie od 8:00 do 20:00, a w sobotę od 9:00 do 16:00. Niedziela obejmuje tylko awarie. Pomoc awaryjna działa bez przerwy, a w godzinach pracy odpowiadamy średnio po piętnastu minutach.
Pytania
Subiekt nexo w Białej Podlaskiej: odpowiedzi o e-fakturach, kopiach i licencji
KSeF przechowuje faktury przez dziesięć lat od końca roku, w którym je wystawiono, a potem usuwa je automatycznie. Podatnik nie może sam usunąć faktury z systemu. KSeF trzyma jednak tylko faktury. Stany magazynowe, rozrachunki i pozostałe dane prowadzone w Subiekcie są w bazie programu, dlatego plan kopii tej bazy zostaje potrzebny także po przejściu na e-faktury.
Licencję możemy pomóc zorganizować, korzystając z autoryzowanego partnera InsERT. Do serwisu i obsługi technicznej pośrednik nie jest potrzebny, więc prace przy programie zlecasz nam bezpośrednio. Na koszt naszej pracy wpływa między innymi liczba stanowisk, na których działa program.
Zgłoś to jako awarię: przy zatrzymanym systemie reagujemy priorytetowo. Typowe źródła to zapełniony dysk, indeks uszkodzony nagłym wyłączeniem serwera i aktualizacja przerwana w połowie. Przyczynę ustalamy, sprawdzając wersję programu i stan bazy.
Uczymy zespół korzystania z tego, co wdrożyliśmy, na przykład z nowego rozszerzenia albo ze zmienionych ustawień dokumentów. Przy większych wdrożeniach szkolenie jest częścią projektu.
Tak. Do rozmów wideo używamy Google Meet, Zoom albo Teams, zależnie od tego, które narzędzie jest w użyciu w Twojej firmie. Do biura w Lublinie zapraszamy po wcześniejszym umówieniu.
Tak. Konfiguracja programu na nowym stanowisku to przykład sprawy, przy której zwykle jesteśmy na miejscu. Ustawiamy wtedy Subiekta i uprawnienia nowego użytkownika.
Projektujemy je z myślą o aktualizacjach programu i bez bezpośredniej ingerencji w tabele systemu, właśnie po to, żeby zmiana wersji Subiekta nie wymuszała przeróbek. Przed zleceniem rozszerzenia warto zapytać każdego wykonawcę, w jaki sposób je zbuduje.
Jednego terminu dla wszystkich wdrożeń nie podajemy. Harmonogram przychodzi razem z wyceną i opisem zakresu prac, gdy po krótkiej rozmowie znamy już sprawę. Czas Twojego wdrożenia albo migracji poznasz zatem przed decyzją.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Białej Podlaskiej
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Wyślij opis swojej instalacji Subiekta
Opisz w kilku zdaniach, czego potrzebujesz: nowej instalacji, migracji, rozszerzenia albo pomocy przy bazie. Wrócimy z pytaniami albo z propozycją terminu rozmowy.