woj. małopolskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Krakowie
Firmy z Krakowa, które sprzedają i fakturują w programach InsERT, obsługujemy zdalnie, przez połączenie z ich serwerem i stanowiskami. Instalujemy Subiekta od zera, przenosimy dane z GT do nexo, piszemy rozszerzenia w Sferze i dbamy o bazę MS SQL pod programem. Przy przejściu na KSeF przeglądamy dane kontrahentów i kartoteki towarów. Na produkcyjny KSeF program przełączamy dopiero po pełnym teście na środowisku testowym.
Kraków
Dla jakich firm z Krakowa jest wdrożenie i serwis Subiekta?
Wdrażamy, rozbudowujemy i utrzymujemy cztery programy InsERT: Subiekta GT, Subiekta nexo, Rewizora i Gratyfikanta. Najczęściej pracujemy z firmami handlowymi i produkcyjnymi, w których z Subiekta korzysta od kilku do kilkudziesięciu stanowisk, a sam program działa od lat.
Porównanie klas systemów, przydatne, gdy program dla firmy dopiero wybierasz, opisujemy osobno w tekście o programach ERP w Krakowie. Przy takim wyborze doradzamy również wtedy, gdy lepiej sprawdzi się program innego producenta. Ta strona dotyczy systemów InsERT.
Kraków jest stolicą województwa małopolskiego i drugim pod względem liczby ludności miastem Polski. Obok turystyki i noclegów działa tu duży sektor usług dla biznesu i firm technologicznych, a część z nich obsługuje klientów z zagranicy. Firma o takim profilu wystawia faktury kontrahentom spoza kraju, więc w programie do sprzedaży i fakturowania potrzebuje kompletnych danych nabywców z innych państw.
Połączenie samego Subiekta ze sklepem mieści się w tej usłudze, a wymianę danych między kilkoma systemami firmy opisujemy przy integracjach ERP w Krakowie. Na bazie MS SQL pracujemy tam, gdzie dotyczy to Subiekta. O administracji serwerem bazy piszemy na stronie o bazach MS SQL w Krakowie, a o konserwacji i przyspieszaniu baz w tekście o optymalizacji baz danych w Krakowie. Insoft to inny producent, a jego programom poświęcamy osobną stronę: Insoft ERP w Krakowie. Sprzętem, siecią, serwerami i kontami użytkowników zajmuje się obsługa informatyczna firm w Krakowie.
Faktury dla kontrahentów spoza Polski w KSeF: stawki „np I”, „np II” i odwrotne obciążenie
Schemat FA(3), w którym powstają faktury w KSeF, ma dla sprzedaży niepodlegającej opodatkowaniu w kraju dwa osobne oznaczenia stawki. „np II” dotyczy usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, a „np I” pozostałych dostaw towarów i usług świadczonych poza terytorium kraju, z wyłączeniem sprzedaży rozliczanej w procedurze OSS. Gdy podatek rozlicza nabywca, faktura zawiera wyrazy „odwrotne obciążenie” (art. 106e ust. 1 pkt 18), a w pliku XML odpowiada im pole P_18.
Dla firmy usługowej z Krakowa, która fakturuje w Subiekcie klientów z kilku krajów, znaczenie ma więc stawka zapisana przy każdej usłudze sprzedawanej za granicę. Przy przejściu na KSeF sprawdzamy stawki w kartotekach, zanim program zacznie wysyłać faktury do systemu.
Błędny numer na fakturze w KSeF: które pola wypełnia korekta?
Struktura FA(3) ma osobne pole na sytuację, w której fakturze nadano błędny numer. W fakturze korygującej podaje się wtedy błędny numer w polu NrFaKorygowanej, a poprawny w polu NrFaKorygowany (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.1). Faktury, która dostała numer w KSeF, nie poprawia się więc w programie: pomyłka w numeracji oznacza dodatkowy dokument w obiegu.
Gdy firma zmienia sposób numeracji, serie numerów dokumentów sprzedaży dobrze ustalić przed pierwszą fakturą wysłaną do KSeF.
Nowa instalacja
Co obejmuje wdrożenie Insertu w Krakowie, gdy zaczynasz od nowej instalacji?
Lista niżej to stałe pozycje naszej pracy przy systemach InsERT. Przy nowej instalacji punktem wyjścia jest pierwsza pozycja. Kolejne pozycje dochodzą wtedy, gdy firma ich potrzebuje.
- Instalacja od zera i dane startowe w programie
- Migracja z GT do nexo oraz między wersjami
- Dokumenty, magazyny, uprawnienia i ceny
- Raporty, których standard programu nie ma
- Połączenie ze sklepem i platformami sprzedaży
- Opieka nad bazą MS SQL pod programem
- Pomoc przy awarii także poza godzinami pracy
Zanim nowa instalacja przyjmie dane startowe, firma podejmuje kilka decyzji, które potem trudno zmienić na setkach pozycji kartoteki. Ile magazynów będzie prowadzić program? Kto ma widzieć ceny zakupu, a kto tylko ceny sprzedaży? Jakie rodzaje dokumentów wystawia dział sprzedaży, a jakie magazyn? W krakowskiej firmie usługowej, która przenosi fakturowanie do Subiekta po raz pierwszy, część odpowiedzi ma księgowość, a część osoba prowadząca sprzedaż. Rozmowę o ustawieniach warto więc odbyć z obiema stronami przed pierwszym importem. Pracownicy od pierwszego dnia pracują wtedy na programie ustawionym tak, jak będzie działał na co dzień.
Ile wersji programu InsERT GT zmieści jedno stanowisko?
Jedną. Programy z linii InsERT GT nie pozwalają zainstalować na tym samym komputerze kilku różnych wersji. Gdy stanowisko potrzebuje wersji starszej od obecnej, wyższą trzeba najpierw odinstalować (e-pomoc techniczna InsERT). Przy nowej instalacji Subiekta GT na kilku komputerach pierwsze pytanie dotyczy wersji: tej, którą firma uruchamia, i tej, która mogła zostać na komputerach po wcześniejszej instalacji.
Czego dotyczy szkolenie pracowników?
Obsługi rozwiązań, które wdrożyliśmy: od nich zależy program szkolenia. Przy większych wdrożeniach szkolenie jest częścią projektu.
Koszt
Ile kosztuje serwis Subiekta dla firmy z Krakowa i od czego to zależy?
Kwotę poznasz z wyceny, bo zależy od trzech rzeczy. Na liście są rodzaje prac, od których zaczyna się wycena. Dalej liczy się, na ilu stanowiskach pracuje program i ile rozwiązań wokół systemu trzeba odtworzyć.
Liczba stanowisk w krakowskiej firmie nie zawsze oznacza komputery w jednym biurze. Gdy sprzedaż pracuje w mieście, a magazyn albo zakład w innym miejscu, do wyceny liczą się wszystkie komputery, na których działa program, także te łączące się z serwerem z drugiej lokalizacji. Do rozmowy o wycenie przyda się więc lista miejsc, w których pracuje Subiekt, z liczbą komputerów w każdym z nich.
Rozszerzenie w Sferze a ustawienia programu
Zanim napiszemy rozszerzenie, sprawdzamy, czy potrzebnej funkcji nie ma już w konfiguracji systemu.
Licencja na Subiekta a obsługa techniczna
Licencje pomagamy zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT. Do obsługi technicznej takie pośrednictwo nie jest potrzebne.
Bezpłatna konsultacja, wycena i rozliczenie
Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje. Wycena jest bezpłatna i odsyłamy ją w 24 godziny od zgłoszenia. Przy większych wdrożeniach płacisz etapami, za odebrane części projektu.
- wdrożenie
- migracja GT do nexo
- rozszerzenie w Sferze
- integracja
- opieka nad bazą
Migracja
Migracja z Subiekta GT do nexo w Krakowie: co przechodzi razem z danymi?
Subiekt GT i Subiekt nexo to dwa różne systemy, dlatego przejście między nimi polega na przeniesieniu danych z jednej bazy do drugiej. Instalacja nowszej wersji tego samego programu wygląda inaczej. Część dorobku z lat pracy na GT trzeba przy migracji zbudować w nexo ponownie.
Kontrahenci przechodzą do nexo razem z danymi, ale w firmie z Krakowa, która sprzedaje klientom z innych krajów, warto zaplanować po migracji dokładne sprawdzenie pierwszych faktur dla nich. Chodzi o dane nabywcy, numer VAT, walutę i stawkę. Pomaga lista kilku stałych odbiorców zagranicznych, dla których faktury przejrzy osoba znająca je z codziennej pracy. Jeśli w kartotece GT numery VAT takich kontrahentów wpisywano różnie, raz z kodem kraju, a raz bez niego, dobrze uporządkować je jeszcze przed migracją, żeby różnice nie przeszły do nowego programu. Obie linie, funkcja po funkcji, porównuje strona Subiekt GT czy nexo.
Tak dzielą się elementy pracy w GT przy migracji do nexo:
| Element pracy w GT | Co się z nim dzieje |
|---|---|
| kartoteki towarów i kontrahenci | przechodzą do nexo z danymi |
| magazyny i rozrachunki | przechodzą do nexo z danymi |
| własne raporty | do odtworzenia w nexo |
| rozszerzenia w Sferze | do odtworzenia w nexo |
| integracje ze sklepem i platformami sprzedaży | do odtworzenia w nexo |
Co zostaje w bazie Subiekta GT po przeniesieniu danych?
Opis przenoszenia danych na stronie InsERT wymienia także to, czego kreator nie zabiera. Dokumenty handlowe i magazynowe zostają w bazie GT, a nexo może zamiast nich założyć bilans otwarcia w formie inwentaryzacji według bieżącego stanu magazynu. Rozrachunki trafiają do nowego programu w części, która nie została jeszcze rozliczona. Dlatego kopię bazy GT warto zachować także po migracji.
Czy firma pracująca na GT musi przechodzić na nexo?
Nie zawsze. Uzasadnieniem bywa funkcja, którą daje dopiero nexo, albo plan rozwoju, przy którym możliwości GT zaczną firmę ograniczać. Przed migracją spisujemy, co pracuje obok programu: zestawienia na zamówienie, rozszerzenia, wymianę danych ze sklepem. Z tej listy wynika, ile pracy czeka po przeniesieniu kartotek.
Pytania
Serwisant Subiekta GT i nexo w Krakowie: o co zapytać przed pracami na działającym systemie?
Prace na programie, w którym firma codziennie wystawia dokumenty, wyglądają inaczej niż nowa instalacja. Błąd w trakcie zmian potrafi zatrzymać sprzedaż i magazyn. O sposób pracy wykonawcy zapytaj więc przed zleceniem, a dobre odpowiedzi poznasz po konkretach i po tym, że mówią też, czego wykonawca nie zmieni bez Twojej zgody.
Dla firmy z Krakowa, która zleca prace wykonawcy pracującemu zdalnie, do tej listy dochodzą sprawy organizacyjne. Kto po Twojej stronie będzie dostępny w trakcie prac i potwierdzi, że sprzedaż działa? Na którym stanowisku po zakończeniu zmian ktoś otworzy kilka dokumentów i sprawdzi wydruk? Jak wykonawca zgłosi koniec prac i gdzie zapisze, co zmienił w ustawieniach? Przy firmie usługowej z klientami za granicą warto dopisać jeszcze jedno pytanie: kto po zmianach przejrzy faktury dla kontrahentów zagranicznych. Odpowiedzi na te pytania dobrze mieć na piśmie przed pierwszym dniem prac, razem z numerami telefonów obu stron.
Odpowiedzi z rozmowy zapisane w umowie
Umowę podpisujemy przy każdym projekcie. Określa zakres, termin, koszt i zasady wsparcia po wdrożeniu, a NDA podpisujemy na Twoje życzenie.
Ustalenia z listy obok dobrze przenieść do opisu zakresu, żeby nie zostały wyłącznie w korespondencji.
- Kiedy powstanie kopia bazy i kto sprawdzi, że da się ją odtworzyć?
- W jakich godzinach będą trwały prace?
- Jak wygląda powrót do stanu sprzed zmian, jeśli coś pójdzie źle?
- Czy przed pisaniem kodu ktoś przejrzy konfigurację programu?
- Czy rozszerzenie obejdzie się bez bezpośredniej ingerencji w tabele?
- Kto dostanie dostęp do serwera i na jak długo?
Zasięg
Serwis Subiekta dla firm z Krakowa i okolic
Przez połączenie zdalne instalujemy i ustawiamy program, przenosimy dane, wdrażamy rozszerzenia i pracujemy na bazie MS SQL. Zdalnie omawiamy też z zespołem plan prac i sprawdzamy razem efekt zmian na stanowiskach.
Obsługujemy firmy z Krakowa oraz z Wieliczki, Skawiny, Zabierzowa, Niepołomic, Krzeszowic, Michałowic i Mogilan. Praca przy programie wygląda tak samo, gdy serwer z bazą stoi w biurze w mieście albo w zakładzie pod Krakowem, o ile da się z nim bezpiecznie połączyć.
- Kraków
- Wieliczka
- Skawina
- Zabierzów
- Niepołomice
- Krzeszowice
- Michałowice
- Mogilany
Dojeżdżamy na miejsce w województwie lubelskim i w Warszawie. Poza tym obszarem pracujemy zdalnie. Firmy z Krakowa i Małopolski obsługujemy więc w całości przez połączenie zdalne.
Współpraca
Jak przebiega serwis Subiekta dla firmy z Krakowa: cztery kroki
Rozpoznanie: wersja programu i stan bazy
Na początek ustalamy, na jakiej wersji systemu pracuje firma i w jakiej kondycji jest baza. Pytamy też, co przeszkadza pracownikom w codziennej pracy z programem.
Plan prac: co pilne, a co może poczekać
Z rozpoznania powstaje lista. Część usterek naprawiamy od razu, resztę planujemy na później. Na pierwszym miejscu tej listy stoi zabezpieczenie danych.
Wykonanie zmian w oknie serwisowym
Zmiany wprowadzamy w oknach serwisowych, mając kopię i plan powrotu.
Stała opieka nad programami InsERT
Po pracach zostaje stałe wsparcie z określonym czasem reakcji, również poza godzinami. Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–20:00 oraz w soboty od 9:00 do 16:00. Niedziela zostaje zarezerwowana dla awarii, a zgłoszenia awaryjne obsługujemy całą dobę. Średni czas odpowiedzi w godzinach pracy to piętnaście minut.
Pytania
Wdrożenie i serwis Subiekta w Krakowie: pytania firm
Schemat FA(3) ma w wierszu faktury pole GTU, ale jest ono opcjonalne. Lista obejmuje trzynaście kodów, od GTU_01 do GTU_13, a opis każdego odsyła do rozporządzenia o danych w deklaracjach i ewidencji VAT. Sposób oznaczania towarów i usług kodami GTU warto więc ustalić z księgowością.
Przydadzą się trzy rzeczy: której linii programu używasz, GT czy nexo, na ilu komputerach działa i co zbudowano wokół niego, na przykład połączenie ze sklepem albo zestawienia robione na zamówienie. Jeśli znasz numer wersji programu, dopisz go. Z tych informacji wynika, czego dotyczy pierwsza część rozpoznania.
Tak, doradzamy także firmom, które dopiero wybierają system. W rozmowie pytamy, co firma sprzedaje, ile osób będzie pracować w programie i z jakimi systemami ma wymieniać dane. Jeśli z tej rozmowy wyjdzie, że lepiej pasuje program innego producenta, powiemy to wprost.
Tak. Szkolimy pracowników z obsługi rozwiązań, które wdrażamy, a z firmą z Krakowa spotykamy się w tym celu przez Google Meet, Zoom albo Teams. Na udostępnionym ekranie pokazujemy nowe ustawienie albo rozszerzenie na przykładzie dokumentów Twojej firmy, a pracownicy pytają o to, co budzi wątpliwości.
Wśród częstych przyczyn zatrzymania systemu są zapełniony dysk, indeks uszkodzony po nagłym wyłączeniu serwera i niedokończona aktualizacja. Baza Subiekta działa w silniku MS SQL, który pracuje jako usługa Windows, dlatego program może nie ruszyć także wtedy, gdy ta usługa jest zatrzymana. Dokumentacja Microsoft podaje, że SQL Server Express instaluje się domyślnie jako usługa SQL Server (SQLEXPRESS), a jej stan widać w SQL Server Configuration Manager.
Rozszerzenie powstaje w Sferze, czyli nakładce programistycznej Subiekta, i niczego nie zapisuje bezpośrednio w tabelach systemu. Każde przygotowujemy pod konkretną firmę, więc jego zadania, na przykład import zamówień albo kontrolę danych przed zapisem, ustalamy z Tobą.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Krakowie
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Zamów bezpłatną wycenę dla firmy z Krakowa
Napisz, z czym przychodzisz, i zostaw numer telefonu. Oddzwonimy, żeby dopytać o szczegóły instalacji, a potem przygotujemy wycenę.