woj. świętokrzyskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Kielcach
Pomagamy firmom z Kielc, które sprzedają i prowadzą magazyn w Subiekcie GT albo nexo. Instalujemy program, przenosimy dane między liniami, piszemy rozszerzenia w Sferze i dbamy o bazę MS SQL, na której działa system. Kod rozszerzeń przygotowujemy tak, żeby przetrwał aktualizacje programu, bez bezpośrednich zmian w tabelach systemu. Współpraca z firmami z województwa świętokrzyskiego toczy się zdalnie: przez połączenie z serwerem, telefon i wideorozmowy.
Kielce
Subiekt GT i nexo w Kielcach: materiały budowlane, produkcja i handel regionalny
Ta usługa obejmuje cztery programy InsERT: Subiekta GT, Subiekta nexo, Rewizora i Gratyfikanta. Pomyśleliśmy ją przede wszystkim dla firm handlowych i produkcyjnych, w których Subiekt działa od lat na kilku albo kilkudziesięciu stanowiskach.
Doradzamy też firmom, które dopiero wybierają system, nawet jeśli z porównania wyjdzie, że lepszy będzie inny program. Ta strona dotyczy systemów InsERT. Porównanie klas systemów opisujemy osobno, w tekście o programach ERP w Kielcach.
Kielce są stolicą i największym miastem województwa świętokrzyskiego. Gospodarka regionu wyrosła na wydobyciu i przetwórstwie surowców skalnych, a dziś ważne są w niej budownictwo i materiały budowlane, produkcja, przetwórstwo spożywcze oraz handel obsługujący województwo. Przez ośrodek wystawienniczy Targi Kielce przewija się wiele firm sprzedających innym firmom. Dla hurtowni materiałów i zakładów produkcyjnych program handlowy to miejsce, w którym spotykają się wydania z magazynu i faktury.
Kiedy najwcześniej, a kiedy najpóźniej wystawia się fakturę za dostawę?
Art. 106i ustawy o VAT wyznacza dla faktury dwie granice. Najpóźniej wystawia się ją piętnastego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dostarczono towar albo wykonano usługę (ust. 1, z wyjątkami opisanymi w kolejnych ustępach). Najwcześniej można to zrobić sześćdziesiątego dnia przed dostawą albo przed otrzymaniem zapłaty, jeśli przyszła wcześniej (ust. 7).
Jeśli hurtownia z Kielc w ciągu miesiąca kilka razy wydaje towar stałemu odbiorcy, a fakturuje później, potrzebuje w programie czytelnego obiegu: które wydania czekają jeszcze na fakturę. Taki obieg ustalamy przy konfiguracji dokumentów i magazynów.
Co należy do innych usług niż serwis Subiekta?
Programy Insoft pochodzą od innego producenta, dlatego mają osobną stronę: Insoft ERP w Kielcach. Baza MS SQL wchodzi w ten serwis tylko w części, która dotyczy pracy Subiekta. Administrację serwerem bazy opisujemy przy bazach MS SQL w Kielcach, a konserwację i przyspieszanie baz przy optymalizacji baz danych w Kielcach.
Komputery, serwery, sieć i konta pracowników obejmuje obsługa informatyczna firm w Kielcach. Integracja Subiekta ze sklepem zostaje w tej usłudze, a wymiana danych między kilkoma systemami firmy to osobne zlecenie, opisane przy integracjach ERP w Kielcach.
KSeF
Co robimy przy Subiekcie przed pierwszą fakturą w KSeF i co jeszcze obejmuje serwis?
Przejście na KSeF dotyka w Subiekcie trzech miejsc: kartotek, dostępu do systemu i faktur, które powstają poza programem. Te prace stoją obok stałego zakresu serwisu programów InsERT, który wygląda tak:
- Wdrożenie od pustego programu z importem danych
- Migracja GT do nexo i przejścia między wersjami
- Konfiguracja dokumentów, magazynów, uprawnień, cen
- Raporty i zestawienia poza standardem
- Integracja ze sklepem i platformami sprzedażowymi
- Opieka nad bazą MS SQL pod Subiektem
- Wsparcie awaryjne po godzinach
Jeśli hurtownia materiałów budowlanych z Kielc po kwartale udziela stałemu odbiorcy rabatu od obrotu, nie musi korygować każdej faktury osobno. Art. 106j ust. 3 ustawy o VAT pozwala wystawić jedną fakturę korygującą dla jednego odbiorcy za dany okres, ze wskazaniem tego okresu. Gdy rabat obejmuje wszystkie dostawy, korekta może pominąć nazwy towarów. W strukturze FA(3) okres trafia do pola OkresFaKorygowanej, a lista korygowanych faktur może liczyć do 50 000 pozycji i obejmować faktury z KSeF oraz wystawione poza nim (Podręcznik KSeF 2.0, cz. II, pkt 2.13.6 i 2.13.7). Uproszczenia dotyczą tylko korekt zmniejszających kwotę.
Które dane w kartotekach Subiekta sprawdzamy przed KSeF?
Przeglądamy NIP-y kontrahentów, jednostki miary, stawki i opis rabatów. Rabat ma tu podstawę w przepisach: art. 106e ust. 1 pkt 10 ustawy o VAT każe podać na fakturze kwoty opustów i obniżek cen, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto. Dlatego patrzymy, czy rabat w kartotece jest opisany tak, jak ma się pojawić na dokumencie.
Dostęp do KSeF, faktury ze sklepu i test na koniec
Następnie ustawiamy dostęp i uprawnienia w KSeF i przeglądamy faktury, które firma wystawia poza Subiektem, choćby w sklepie internetowym albo na Allegro. Ostatni jest pełny test na środowisku testowym: faktury produkcyjne idą dopiero po nim. Faktury wysłanej do KSeF nie poprawia się jak w programie, tylko wystawia korektę.
Bez opłat
Co w obsłudze Subiekta jest bezpłatne, a które prace wyceniamy?
Bez opłat dostajesz pierwszą konsultację, która do niczego nie zobowiązuje, oraz wycenę. Wycenę przygotowujemy bezpłatnie i wysyłamy ją w ciągu 24 godzin.
Wyceniamy prace: wdrożenie, migrację z GT do nexo, rozszerzenie w Sferze, integrację albo opiekę nad bazą. Kwotę zmienia liczba stanowisk i liczba rozwiązań wokół systemu, które trzeba odtworzyć. Przy większych wdrożeniach rozliczamy się etapami, za odebrane części projektu.
Bezpłatną konsultację dobrze wykorzystać na pytania, które ustawią zakres wyceny. Czy firma potrzebuje samej aktualizacji, czy także rozszerzenia w Sferze? Na ilu stanowiskach pracuje program i czy obok działa Rewizor albo Gratyfikant? Producent z regionu świętokrzyskiego, który sprzedaje głównie innym firmom, może przy tej okazji pokazać dokumenty, jakie wymienia z odbiorcami, i opisać, co dziś przepisuje ręcznie. Firma obsługująca wystawców Targów Kielce może z kolei zapytać, czy prace da się podzielić na etapy tak, żeby żaden nie przypadł na tydzień dużej imprezy. Z takiej rozmowy wynika lista prac, którą przekładamy na wycenę.
Czy przy licencjach na Subiekta też możecie pomóc?
Możemy, a robimy to przez autoryzowanego partnera InsERT. Do prac technicznych przy Subiekcie, które wykonujemy sami, pośrednik nie jest potrzebny.
Czy każda potrzeba firmy wymaga rozszerzenia w Sferze?
Nie każda. Najpierw sprawdzamy, czy potrzebna funkcja nie działa już w konfiguracji systemu.
Stary serwer
Subiekt GT na starszym Windows Server: przenieść bazę czy przejść na nexo?
Jeśli baza Subiekta GT stoi na serwerze z Windows Server 2016, sprawdź datę z cyklu życia tego systemu. Microsoft podaje 12 stycznia 2027 r. jako koniec rozszerzonego wsparcia Windows Server 2016. Przy takim serwerze firma ma do wyboru trzy drogi.
- przeniesienie bazy Subiekta GT na nowy serwer bez zmiany programu
- przeniesienie połączone z aktualizacją do nowszej wersji GT
- migracja do Subiekta nexo, czyli przejście do innego systemu
Każda z tych dróg oznacza inny zakres zmian w firmie z Kielc. Przy samym przeniesieniu bazy pracownicy po zmianie otwierają ten sam program, tylko połączony z nowym serwerem. Po aktualizacji pracują w tej samej linii, w nowszej wersji. Migracja do nexo oznacza dla całej sprzedaży i magazynu naukę nowego programu, więc trzeba w niej uwzględnić czas na szkolenie zespołu. W firmie, która obsługuje wystawców i gości Targów Kielce, termin każdej z tych zmian dobrze ustawić z dala od dużych imprez, gdy ruch w dokumentach jest mniejszy. Funkcje obu linii, jedna obok drugiej, zestawia strona Subiekt GT czy nexo.
Co oznacza migracja do Subiekta nexo przy wymianie serwera
Przejście na nexo nie jest aktualizacją. Dane trafiają do nowej bazy, a rozwiązania zbudowane przy GT wymagają osobnej pracy.
Kartoteki, kontrahenci, magazyny i rozrachunki idą razem z danymi. Raporty spoza standardu, rozszerzenia w Sferze i połączenie ze sklepem lub platformami sprzedaży trzeba odtworzyć.
Jak ocenić, czy firma potrzebuje nexo
Przejście nie zawsze jest konieczne. Uzasadnia je funkcja, której GT nie daje, albo plan rozwoju, przy którym GT stanie się ograniczeniem. Z listy rozwiązań działających wokół programu, którą spisujemy przed migracją, wynika zakres prac.
Kopia
Kopia bazy Subiekta przed zmianami: jak sprawdzić, że wykonawca ma plan powrotu?
Każda zmiana w działającym Subiekcie, od aktualizacji po nowe rozszerzenie, prowadzi do pytania, do jakiego stanu da się wrócić. Sama deklaracja, że kopia istnieje, mówi niewiele.
Gdy kielecka hurtownia przestaje wystawiać dokumenty, czekają także jej stali odbiorcy. Zanim zgodzisz się na termin prac, sprawdź, czy w tym czasie nie spływają do firmy zamówienia od tych odbiorców, i ustal, kto przyjmie je ręcznie, jeśli program będzie niedostępny. Zapytaj wykonawcę, jak długo Subiekt może być wyłączony i jak zostaniesz poinformowany o końcu prac. Jeśli magazyn wydaje towar także podczas przerwy, ustal, jak zapisać te wydania, żeby potem trafiły do Subiekta. Uzgodnione godziny warto przekazać pracownikom sprzedaży i magazynu kilka dni wcześniej.
Co potwierdza weryfikacja kopii bazy Subiekta
Kopię bazy Subiekta zrobioną w MS SQL można zweryfikować poleceniem RESTORE VERIFYONLY. Dokumentacja Microsoft opisuje, że sprawdza ono kompletność i czytelność kopii, ale nie bada struktury zapisanych w niej danych. Bliżej realnej sytuacji jest próbne odtworzenie bazy na komputerze innym niż produkcyjny. Zapytaj wykonawcę, którą z tych kontroli przewiduje przed pracami.
Decyzja o powrocie do kopii w trakcie prac
Drugie pytanie dotyczy decyzji w trakcie: kto ogłasza powrót do kopii, na jakiej podstawie i jak firma dowie się, że może znów wystawiać dokumenty. Takie zasady da się zapisać w kilku zdaniach w zleceniu. Jeśli wykonawca nie potrafi ich opisać, prace na żywym systemie lepiej przesunąć.
Zasięg
Kielce, Masłów, Morawica i Chęciny: Subiekt obsługiwany zdalnie
Ustawienia programu, przeniesienie danych do nexo, rozszerzenia i prace przy bazie wykonujemy, łącząc się z serwerem firmy. Rozmowy o planie prac odbywają się przez Google Meet, Zoom albo Teams.
Obsługujemy firmy z Kielc oraz z Masłowa, Morawicy, Chęcin, Daleszyc, Miedzianej Góry, Sitkówki-Nowin i Piekoszowa. Zakład spod miasta, który trzyma serwer z bazą u siebie, potrzebuje tylko bezpiecznego połączenia, przez które możemy pracować.
- Kielce
- Masłów
- Morawica
- Chęciny
- Daleszyce
- Miedziana Góra
- Sitkówka-Nowiny
- Piekoszów
Na miejsce przyjeżdżamy w województwie lubelskim i w Warszawie. W pozostałych lokalizacjach pracujemy zdalnie, przez telefon i rozmowę wideo. Kielce i całe województwo świętokrzyskie należą do tej drugiej grupy.
Współpraca
Cztery kroki prac przy programach InsERT
Rozmowa o kłopotach z programem i stan bazy
Punktem wyjścia jest to, co w programie utrudnia zespołowi dzień. Równolegle sprawdzamy wersję systemu i stan bazy.
Kolejność zadań po rozpoznaniu
Zadania dzielimy na dwie grupy: do naprawy od razu i do zaplanowania. Plan otwiera zabezpieczenie danych.
Zmiany w Subiekcie w uzgodnionym oknie
Prace przypadają na okna serwisowe. Towarzyszą im kopia i plan powrotu.
Stałe wsparcie po zakończeniu prac
Po zakończeniu prac zostajemy przy systemie. Na zgłoszenie reagujemy w określonym czasie, także wtedy, gdy przychodzi po godzinach pracy.
Pytania
Programy InsERT w Kielcach: pytania przed wdrożeniem i serwisem
Struktura FA(3) pozwala wykazać korygowaną pozycję w dwóch wierszach z odrębną numeracją: jako stan przed korektą i stan po niej. Wiersz z danymi sprzed zmiany oznacza się znacznikiem StanPrzed, którego używa się też wtedy, gdy korekta potwierdza, że wartość danej pozycji się nie zmieniła. To jeden ze sposobów zapisu korekty, więc przed startem KSeF warto ustalić z księgowością, w jakiej formie firma chce wystawiać korekty z programu.
Tak, automatyczne wystawianie dokumentów według reguł to jedno z zadań rozszerzeń, które piszemy w Sferze. Przykładem może być dokument wystawiany po spełnieniu warunku ustalonego z firmą, na przykład po skompletowaniu zamówienia. Zanim napiszemy kod, sprawdzamy, czy tej samej rzeczy nie da się ustawić w programie.
Spowolnienie po latach wynika zwykle z bazy, która rośnie bez archiwizacji i konserwacji. Stare dokumenty przenosimy wtedy do osobnej bazy, a indeksy budujemy od nowa.
Tak. Do przejęcia przydają się dostępy do serwera i programu, spis rozszerzeń i połączeń z innymi systemami oraz informacja, kto i kiedy ostatnio aktualizował program. Brakujące informacje uzupełniamy podczas rozpoznania, a dalszą opiekę ustalamy w umowie.
Szkolimy ich z tego, co wdrażamy w Subiekcie, na przykład z obsługi nowego rozszerzenia w Sferze, zmienionych ustawień dokumentów albo połączenia programu ze sklepem. Jeśli wdrożenie jest większe, szkolenie planujemy jako część projektu.
Konsultacje prowadzimy przez Google Meet, Zoom albo Teams. Microsoft opisuje w Teams możliwość przekazania sterowania udostępnionym ekranem innemu uczestnikowi i odebrania go w dowolnej chwili, z radą, by dawać je tylko osobom, którym ufasz, bo mogą wysyłać polecenia wpływające na system. Przy omawianiu problemu w Subiekcie to Ty decydujesz, czy tylko pokazujesz ekran, czy przekazujesz sterowanie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Kielcach
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Bezpłatna wycena dla Twojej instalacji Subiekta
Napisz, w czym mamy pomóc przy programach InsERT i ilu stanowisk to dotyczy. Odezwiemy się, żeby umówić krótką rozmowę przed wyceną.