woj. lubelskie
Wdrażanie i rozbudowa systemów Insertu
Puławy
Programy InsERT wdrażamy, rozbudowujemy i utrzymujemy dla firm z Puław i okolic. Pracujemy głównie zdalnie, a wizytę w firmie umawiamy, gdy sprawa jej wymaga. Niżej opisujemy zakres prac przy Subiekcie, czynniki kosztu, migrację z GT do nexo i pytania, które warto zadać wykonawcy przed zleceniem.
Odbiorcy
Subiekt GT w Puławach: handel, hurt i produkcja
W tej usłudze mieszczą się cztery programy producenta InsERT. Są to Subiekt GT, Subiekt nexo, Rewizor oraz Gratyfikant.
Typowa firma, z którą współpracujemy, zajmuje się handlem albo produkcją. Ma od kilku do kilkudziesięciu stanowisk i od lat wystawia dokumenty w Subiekcie.
Ten tekst dotyczy wyłącznie systemów InsERT. Gdy program dopiero wybierasz i chcesz zestawić ze sobą różne klasy systemów, sięgnij do tekstu o programach ERP w Puławach. Doradztwo przy wyborze też prowadzimy, a jego wynikiem może być program innego producenta.
Hurt i rolnictwo: jeden towar w kilku opakowaniach
W Puławach obok przemysłu chemicznego działają firmy z branży rolniczej i agrotechnicznej. W hurcie ten sam towar wychodzi często na sztuki, w kartonach i w większych opakowaniach.
Zasady GS1 Polska przewidują osobny numer GTIN dla każdego produktu, który różni się choćby jedną cechą, na przykład rozmiarem albo rodzajem opakowania. W przykładzie GS1 słoik dżemu ma numer GTIN-13, a karton z dwunastoma słoikami osobny numer GTIN-14. W systemach komputerowych GS1 zapisuje numer na czternastu cyfrach, a krótszy uzupełnia zerami na początku.
Struktura e-faktury FA(3) ma na numer GTIN własne pole, które nie jest obowiązkowe. Obok stoją dwa inne: indeks, czyli wewnętrzny kod towaru nadany przez sprzedawcę, oraz miara dostarczonego towaru. Kod EAN z etykiety nie zastępuje więc indeksu, a sztuka i karton są na fakturze dwiema różnymi miarami.
Odbiorcy z całej Polski i podwójne kartoteki kontrahentów
Część puławskich firm z przemysłu ma klientów w całej Polsce. Kartoteka kontrahentów rośnie wtedy szybko i łatwo o sytuację, w której ten sam odbiorca zostaje w niej zapisany podwójnie, na przykład z tym samym numerem NIP, raz pod pełną nazwą, a raz pod skrótem.
Programy linii InsERT GT mają przy dopisywaniu kontrahentów parametr kontroli NIP. Według pomocy technicznej producenta ustawienie bez kontroli pozwala zapisać kilka kartotek z tym samym numerem. Kontrola ostrzega o powtórzonym NIP-ie, a blokada w ogóle nie pozwala zapisać takiej kartoteki.
Podwójna kartoteka dzieli sprzedaż jednego odbiorcy na dwie pozycje w zestawieniach. Do KSeF trafiają przy tym dane nabywcy z kartoteki, którą wybrano przy wystawianiu faktury, a NIP nabywcy należy w strukturze FA(3) do danych, które go identyfikują. Parametr kontroli ostrzega przed nowymi duplikatami albo blokuje ich zapis, ale tych, które już są w bazie, sam nie usuwa.
Zakres
Zakres prac przy Insercie: wdrożenie, Sfera, sklep, baza i KSeF
Opisujemy tu prace, które wchodzą w tę usługę, od nowej instalacji po przygotowanie do KSeF. Obok nich przygotowujemy raporty i zestawienia, których program nie ma w standardzie.
Bazą MS SQL zajmujemy się tutaj w takim zakresie, w jakim pracuje na niej Subiekt. Serwer bazy jako całość, czyli jego administracja, to temat baz danych MS SQL w Puławach. Konserwacją i przyspieszaniem baz zajmuje się optymalizacja baz danych w Puławach. Połączenie samego Subiekta ze sklepem należy do tej usługi. Gdy dane mają krążyć między kilkoma programami naraz, robimy z tego osobny projekt, opisany przy integracjach ERP w Puławach. Komputery, serwery, sieć i konta użytkowników to obszar, który opisujemy przy obsłudze informatycznej firm w Puławach. Insoft to inny producent, a jego programom poświęcamy stronę Insoft ERP w Puławach.
Nowa instalacja i import danych startowych
Wdrożenie od zera obejmuje instalację, konfigurację programu i import danych startowych. Dane trafiają do bazy, zanim ktokolwiek wystawi w programie pierwszy dokument, więc program od początku pracuje na danych Twojej firmy.
Sfera i kontrola danych przed zapisem dokumentu
Zanim napiszemy rozszerzenie, sprawdzamy, czy potrzebnej funkcji nie da się już ustawić w konfiguracji programu. Dopiero gdy się nie da, sięgamy po Sferę, czyli nakładkę programistyczną Subiekta.
W Sferze piszemy rozszerzenia pod konkretną firmę. Przykłady to dokumenty wystawiane automatycznie według reguł, import zamówień spoza programu, eksport w układzie, którego chce kontrahent, i kontrola danych przed zapisem.
Zamówienia do programu, stany i ceny do sklepu
Połączenie Subiekta ze sklepem działa w dwóch kierunkach. Zamówienie złożone w sklepie pojawia się w Subiekcie razem z danymi klienta, który je złożył. W odwrotnym kierunku Subiekt wysyła stany i ceny oraz zdjęcia i opisy produktów. Zakres ustalamy osobno dla każdej firmy i może on objąć też platformy sprzedażowe, takie jak Allegro. Na starcie integracji ustalamy reguły dla sytuacji wyjątkowych.
Dlaczego Subiekt zwalnia po latach i co robimy z bazą
Gdy program zwalnia po latach pracy, przyczyną jest zwykle rosnąca baza MS SQL. Przez lata przybywało w niej dokumentów, a archiwizacji i konserwacji nie robiono.
Dokumenty z dawnych lat przenosimy do osobnej bazy archiwalnej. Do tego dochodzi przebudowa indeksów i plan kopii zapasowych.
KSeF w Subiekcie: od danych kontrahentów do testu
Przygotowanie do KSeF zaczynamy od danych. Przy kontrahentach chodzi o numery NIP. Kartoteki przeglądamy pod kątem jednostek miary, stawek i opisu rabatów. Potem konfigurujemy dostęp do KSeF i uprawnienia.
Osobno przeglądamy faktury powstające poza Subiektem. Przykłady to sklep internetowy i Allegro. Pełny test na środowisku testowym zamyka prace. Wystawianie produkcyjne rusza dopiero po nim.
Błąd na fakturze wysłanej już do KSeF naprawia korekta, a nie edycja dokumentu w programie.
Czy KSeF zastępuje JPK_V7 w firmie z Subiektem
Nie zastępuje. Faktura wysłana do KSeF nadal trafia do ewidencji VAT, z której powstaje plik JPK_V7M albo JPK_V7K. Według Ministerstwa Finansów obecna struktura tego pliku, JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), wymaga wykazania w części ewidencyjnej numeru KSeF faktury.
Numer KSeF identyfikuje fakturę w systemie i nie jest częścią jej pliku XML. Ewidencja sprzedaży musi więc mieć dostęp do numeru każdej faktury wysłanej do KSeF. Gdy ewidencję prowadzi biuro rachunkowe, numer powinien do niego trafiać razem z dokumentem.
Szkolenie zespołu z tego, co wdrożyliśmy
Pracowników uczymy obsługi rozwiązań, które u Ciebie wdrażamy. Przy większych wdrożeniach szkolenie wchodzi w skład projektu.
Koszt
Od czego zależy cena prac przy programach InsERT
Koszt naszej pracy przy Subiekcie liczymy dla każdego zlecenia osobno. Wpływają na niego trzy czynniki, wypisane w karcie obok.
Aktualizacja do nowej wersji a liczba stanowisk
Aktualizacja do nowszej wersji tej samej linii to inna praca niż przejście z GT na nexo. Przy jej wycenie liczymy przede wszystkim stanowiska, na których program trzeba zaktualizować. Niedokończona aktualizacja należy do częstych przyczyn zatrzymania systemu, dlatego planujemy ją w oknie serwisowym.
Od pierwszej rozmowy do wyceny prac
Zaczynamy od krótkiej rozmowy o tym, co ma się zmienić w programie. W odpowiedzi dostajesz zakres prac i harmonogram, a razem z nimi wycenę. Wycena jest bezpłatna i odsyłamy ją w 24 godziny od zgłoszenia.
- Rodzaj prac: wdrożenie, migracja GT do nexo, rozszerzenie w Sferze, integracja albo opieka nad bazą
- Liczba stanowisk, na których pracuje program
- Liczba rozwiązań wokół systemu, które trzeba odtworzyć
Płatność za większe wdrożenie rozkładamy na etapy, a każdy z nich rozliczasz po odbiorze. Szczegóły zapisujemy w umowie.
GT i nexo
Migracja z Subiekta GT do nexo: co przechodzi, a co trzeba zbudować od nowa
Subiekt GT i Subiekt nexo to dwa różne systemy. Przejście z jednego na drugi jest przenoszeniem danych do nowego programu, a nie zwykłą aktualizacją. Tabela pokazuje, co przechodzi razem z danymi, a co trzeba przygotować w nexo osobno.
| Część systemu | Status po przeniesieniu do nexo |
|---|---|
| Kartoteki | przechodzą razem z danymi |
| Kontrahenci | przechodzą razem z danymi |
| Magazyny | przechodzą razem z danymi |
| Rozrachunki | przechodzą razem z danymi |
| Własne raporty | trzeba odtworzyć osobno |
| Rozszerzenia w Sferze | trzeba odtworzyć osobno |
| Integracje: sklep i platformy sprzedażowe | trzeba odtworzyć osobno |
Przed migracją spisujemy więc wszystko, co pracuje wokół programu: raporty, rozszerzenia i połączenia z innymi systemami.
Rozrachunki rozliczone częściowo przed przejściem na nexo
Rozrachunki przechodzą do nowego systemu razem z danymi, ale w programach InsERT GT rozrachunek bywa rozliczony tylko częściowo. Pomoc techniczna producenta opisuje to przy rozliczaniu przez skojarzenie. Gdy kwoty się różnią, rozrachunek o mniejszej wartości zostaje rozliczony całkowicie, a ten o większej częściowo.
Przed migracją przydaje się zestawienie rozrachunków nierozliczonych i rozliczonych częściowo. Po przeniesieniu danych łatwiej wtedy porównać salda kontrahentów w GT i w nexo.
Funkcje dostępne tylko w nexo i plany rozwoju firmy
Zmiana linii programu nie zawsze jest potrzebna. Uzasadniają ją dwie sytuacje. Pierwsza to potrzeba funkcji, które ma wyłącznie nexo. Druga to plany rozwoju, przy których GT zaczęłoby firmę ograniczać.
Porównanie GT i nexo cecha po cesze prowadzimy w osobnym tekście: Subiekt GT czy nexo.
Wykonawca
Wybór firmy do serwisu programów InsERT: na co patrzeć
Prace przy Subiekcie prowadzi się zwykle na programie, w którym firma codziennie wystawia dokumenty. Przed zleceniem sprawdź więc, jak wykonawca podchodzi do zmian w działającym systemie i do bezpieczeństwa danych.
Są dwie rzeczy, których przy pracy na Twoim Subiekcie nie robimy.
- Rozszerzenie pisane bez wcześniejszego sprawdzenia konfiguracji programu
- Zapis danych bezpośrednio w tabelach systemu
Pytania do serwisanta przed pracą na żywej bazie
- W jakich godzinach wykonawca zmienia bazę, z której firma korzysta na bieżąco?
- Czy przed każdą zmianą robi kopię i jak wygląda powrót do poprzedniego stanu?
- Kto po stronie wykonawcy ma dostęp do Twojej bazy i na jakim koncie?
- Czy wycenę dostajesz razem z zakresem prac i harmonogramem?
- Czy zmiany w programie opisuje tak, żeby mógł je potem utrzymać ktoś inny?
Serwer terminalowy: o co zapytać przed przeniesieniem Subiekta
Program handlowy można uruchomić na serwerze terminalowym, zamiast instalować go na każdym komputerze. Microsoft opisuje usługi pulpitu zdalnego (Remote Desktop Services) jako model, w którym przetwarzanie odbywa się centralnie, a do stanowiska trafia tylko obraz. W modelu sesyjnym kilku użytkowników dzieli jeden Windows Server i każdy pracuje w osobnej sesji.
To inny układ niż połączenie przez VPN, w którym komputer dołącza do sieci firmy, a program działa na nim samym. W sesji pulpitu zdalnego Subiekt pracuje na serwerze, a stanowisko tylko go wyświetla.
Zmienia się przy tym drukowanie. Według dokumentacji Microsoft wydruk z sesji trafia na drukarkę przy stanowisku przez przekierowanie, a część przekierowań administrator musi najpierw włączyć. Klient pulpitu zdalnego w przeglądarce drukuje tylko do pliku PDF. Przed przeniesieniem programu zapytaj więc, jak będą drukowane faktury i dokumenty magazynowe przy każdym stanowisku.
Zakres, termin i koszt na piśmie przed startem
Umowę podpisujemy przy każdym projekcie. Określa zakres, termin, koszt i zasady wsparcia po wdrożeniu, a NDA podpisujemy na Twoje życzenie. Przy większych wdrożeniach umowa opisuje też etapy, za które płacisz po odbiorze.
Zasięg
Wdrożenia Insertu w Puławach: co robimy przez połączenie zdalne
Przez połączenie zdalne prowadzimy większość prac przy Subiekcie. Obsługujemy firmy z Puław oraz z okolicznych miejscowości, takich jak Kurów i Janowiec.
Przyjazd do firmy planujemy wtedy, gdy wymaga tego charakter sprawy, na przykład przy uruchamianiu nowych stanowisk.
- Włostowice
- Górna Niwa
- Wólka Profecka
- Mokradki
- Kolejowa
- Marynki
- Działki
- Michałówka
- Puławska Wieś
- Osiedle Niwa
- Osiedle Kołłątaja
- Osiedle Kaniowczyków
Puławy należą do województwa lubelskiego. Spotkania na miejscu umawiamy w granicach województwa lubelskiego oraz w Warszawie, a poza tym obszarem współpracę prowadzimy zdalnie.
Współpraca
Krok po kroku: jak pracujemy przy programach Insertu
Rozpoznanie: co dziś blokuje pracę na Subiekcie
Sprawdzamy wersję programu i stan bazy. Pytamy też, co najbardziej przeszkadza w codziennej pracy, bo od tego zależy kolejność dalszych działań.
Plan prac ustalony przed pierwszą zmianą
Ustalamy, co wymaga naprawy od razu, a co może poczekać na zaplanowany termin. Zanim cokolwiek zmienimy, zabezpieczamy dane.
Wykonanie prac na działającym systemie
Zmiany wprowadzamy w uzgodnionych oknach serwisowych. Przed każdą zmianą powstaje kopia, a na wypadek kłopotów mamy gotowy plan powrotu.
Utrzymanie programu po wdrożeniu
Po zakończeniu prac możemy przejąć stałą opiekę nad programem. Wsparcie ma wtedy określony czas reakcji, także poza godzinami pracy.
Pytania
Subiekt w Puławach: pytania o koszt, migrację i serwis
Tak. Obsługa techniczna Subiekta nie wymaga pośrednictwa autoryzowanego partnera InsERT. Przez takiego partnera pomagamy natomiast zorganizować licencje. Pierwszym krokiem po przejęciu jest rozpoznanie, czyli sprawdzenie wersji programu i stanu bazy.
Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–20:00 oraz w soboty od 9:00 do 16:00. Niedziela zostaje zarezerwowana dla awarii, a zgłoszenia awaryjne obsługujemy całą dobę. Średni czas odpowiedzi w godzinach pracy to piętnaście minut. Przy awarii reagujemy priorytetowo i najpierw zabezpieczamy obecny stan. Wśród częstych przyczyn jest brak miejsca na dysku. Zdarza się też indeks uszkodzony przy nagłym wyłączeniu serwera albo aktualizacja przerwana w połowie.
Wycena przygotowania do KSeF obejmuje kroki opisane wyżej w części o KSeF i dopiero w niej podajemy kwotę. Przygotowujemy ją po krótkiej rozmowie o Twoim programie.
Tak, przez Google Meet, Zoom albo Teams. Za pierwszą konsultację nie płacisz i nie zobowiązuje Cię ona do zlecenia. Wolisz rozmowę twarzą w twarz? Spotykamy się w naszym biurze w Lublinie po wcześniejszym umówieniu terminu.
Według opisu producenta Rewizor GT importuje dokumenty z Subiekta GT pracującego na tym samym podmiocie. Drugą drogą jest plik komunikacji, który przesyła Subiekt GT działający w innym miejscu. Drugi wariant pozwala prowadzić sprzedaż i księgowość w dwóch różnych miejscach, na przykład w firmie i w biurze rachunkowym.
Tak. Konfiguracja dokumentów, magazynów, uprawnień i cen należy do zakresu naszych prac. Przy nowym magazynie ustawiamy dokumenty, które mają w nim powstawać, i uprawnienia osób, które będą w nim pracować. Ceny hurtowe są częścią tej samej konfiguracji.
Rozszerzenia piszemy tak, żeby były odporne na aktualizacje programu. Inaczej wygląda migracja z GT do nexo. To przejście do innego systemu, więc rozszerzenia ze Sfery trzeba tam odtworzyć osobno, podobnie jak własne raporty i integracje.
Brak towaru w trakcie zamówienia to jeden z wyjątków, dla których reguły ustalamy na starcie integracji. Pozostałe dwa to zamówienie częściowe i zwrot. Bez takiej reguły każdy podobny przypadek trzeba by rozstrzygać ręcznie, zamówienie po zamówieniu.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Puławach
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Umów rozmowę o Subiekcie i programach InsERT
Napisz, na jakiej wersji programu pracujesz i co chcesz w nim zmienić. Na tej podstawie umówimy pierwszą rozmowę.