woj. pomorskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Gdyni
Gdy Subiekt pracuje od lat w firmie spedycyjnej, hurtowni albo zakładzie z Gdyni, sprawy przychodzą zwykle parami: e-faktury i porządek w kartotekach, nowa wersja programu i kolejne stanowiska, sklep internetowy i stany w magazynie. Zajmujemy się programami InsERT na każdym z tych odcinków, od wdrożenia Subiekta GT albo nexo, przez rozszerzenia w Sferze, po bazę MS SQL, na której działa program. Z gdyńskimi firmami pracujemy zdalnie.
Gdyńskie firmy
Wdrożenia Insertu dla gdyńskich firm handlowych, spedycyjnych i stoczniowych
Tam, gdzie przedsiębiorstwo handluje albo produkuje, a Subiekt od wielu lat obsługuje w nim kilka czy kilkadziesiąt stanowisk, najczęściej spotykamy programy InsERT. Pod naszą opieką są cztery programy tego producenta: od Subiekta GT i Subiekta nexo po Rewizora i Gratyfikanta.
Ta strona dotyczy systemów InsERT. Gdy program dla firmy dopiero wybierasz i chcesz zestawić różne klasy systemów, piszemy o tym w tekście o programach ERP w Gdyni. Przy takim wyborze doradzamy również wtedy, gdy lepszy okaże się inny program.
Gdynia ma prawa miejskie od 1926 roku i rozwinęła się wokół portu. Działają tu firmy z sektora morskiego, spedycyjnego i stoczniowego oraz firmy usługowe dla biznesu, a wiele z nich obsługuje klientów z całego Trójmiasta. To potencjalni użytkownicy programu handlowego.
Dostawa towaru drogą morską: pola o transporcie w e-fakturze FA(3)
Schemat FA(3) ma opcjonalną część WarunkiTransakcji, wypełnianą, o ile takie warunki występują. Jej element Transport opisuje rodzaj transportu przy dostawie towarów. Do wyboru jest siedem kodów: transport morski, kolejowy, drogowy, lotniczy, przesyłka pocztowa, stałe instalacje przesyłowe i żegluga śródlądowa. Obok mieszczą się dane przewoźnika, numer zlecenia transportu, rodzaj ładunku oraz data i godzina rozpoczęcia i zakończenia przewozu.
Cała ta część schematu jest opcjonalna. Gdy firma wysyłająca towar z gdyńskiego portu chce podawać takie informacje na fakturach, przy konfiguracji dokumentów w Subiekcie sprawdzamy, czy i w którym miejscu program je zapisuje, zanim zmiana obejmie wszystkich wystawiających.
Gdzie kończy się serwis Subiekta i które sprawy prowadzą inne usługi
Komputery, serwery, sieć i konta użytkowników w firmie należą do zakresu obsługi informatycznej firm w Gdyni; tutaj zostaje sam system handlowy. Bazą danych zajmujemy się w takim zakresie, w jakim pracuje na niej Subiekt. Konserwacja i przyspieszanie baz to temat optymalizacji baz danych w Gdyni, a administracja samym serwerem należy do usługi bazy MS SQL w Gdyni.
Integracja ze sklepem, gdy dotyczy tylko Subiekta, mieści się w zakresie tej strony. Wymiana danych między różnymi systemami firmy to osobne zlecenie, opisane przy integracjach ERP w Gdyni. Programy Insoft pochodzą od innego producenta i mają osobną stronę: Insoft ERP w Gdyni.
Sklep
Subiekt i sklep internetowy: co obejmuje wdrożenie Insertu dla firmy z Gdyni?
Gdy firma sprzedaje w sklepie internetowym i na Allegro, Subiekt wymienia dane z drugim systemem. Integracja to jednak tylko jedna z prac przy programach InsERT:
- Nowa instalacja wraz z danymi startowymi
- Przejście na Subiekta nexo i aktualizacje wersji
- Ceny, uprawnienia, magazyny i dokumenty
- Raporty spoza zestawień standardowych
- Integracja ze sklepem i Allegro
- Opieka nad bazą danych MS SQL
- Wsparcie przy awarii poza godzinami
Pozycje z listy układają się inaczej w zależności od tego, czym firma się zajmuje. Spedytor z Gdyni wystawia głównie faktury za usługi, więc w jego Subiekcie więcej pracy wymagają kartoteka kontrahentów, rozrachunki i zestawienia dla działu rozliczeń niż magazyn. W zakładzie z branży stoczniowej proporcje się odwracają: kartoteka materiałów, dokumenty magazynowe i uprawnienia osób wydających towar decydują o tym, czy program pokazuje prawdziwe stany. Hurtownia, która dodała sprzedaż w internecie, może z kolei potrzebować przede wszystkim połączenia ze sklepem. Z tych samych siedmiu pozycji składamy więc trzy różne plany prac.
W którą stronę płyną dane między Subiektem a sklepem?
W obie. Do Subiekta trafiają zamówienia i dane kontrahentów, do sklepu stany, ceny, zdjęcia i opisy towarów. Zakres integracji ustalamy indywidualnie.
Brak towaru, zamówienie częściowe, zwrot: reguły na start
Zanim integracja ruszy, ustalamy, co ma się stać, gdy towaru zabraknie w trakcie zamówienia, gdy zamówienie zostanie zrealizowane częściowo i gdy klient zwraca towar. Opis Subiekta GT na stronie InsERT wymienia obsługę zamówień z rezerwacją towarów i fakturami zaliczkowymi. Przy regule na brak towaru dobrze wiedzieć, czy firma rezerwuje towar w zamówieniach.
Koszt
Ile kosztuje serwis Subiekta dla firmy z Gdyni i od czego to zależy?
Kwotę poznasz z wyceny, bo zależy od trzech rzeczy. Na liście są rodzaje prac, od których zaczyna się wycena. Dalej liczy się, na ilu stanowiskach pracuje program i ile rozwiązań wokół systemu trzeba odtworzyć.
Od branży zależy, który rodzaj prac otworzy wycenę. Firma usługowa z Gdyni, która dostaje zlecenia od stałych kontrahentów w plikach, może potrzebować rozszerzenia w Sferze, które wczytuje zamówienia z zewnętrznych źródeł. Zakład z sektora stoczniowego, w którym program działa na wielu komputerach biura i magazynu, odczuje w wycenie przede wszystkim liczbę stanowisk. Przed rozmową przydaje się więc krótki opis: czym firma się zajmuje i które dokumenty powstają dziś poza programem, na przykład w arkuszach albo w osobnym systemie klienta. Warto dopisać też, czy obok Subiekta pracuje Rewizor albo Gratyfikant.
Rozszerzenie w Sferze a ustawienia programu
Zanim napiszemy rozszerzenie, sprawdzamy, czy potrzebnej funkcji nie ma już w konfiguracji systemu.
Licencja na Subiekta a obsługa techniczna
Licencje pomagamy zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT. Do obsługi technicznej takie pośrednictwo nie jest potrzebne.
Bezpłatna konsultacja, wycena i rozliczenie
Pierwsza konsultacja jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje. Wycena jest bezpłatna i odsyłamy ją w 24 godziny od zgłoszenia. Przy większych wdrożeniach płacisz etapami, za odebrane części projektu.
- wdrożenie
- migracja GT do nexo
- rozszerzenie w Sferze
- integracja
- opieka nad bazą
Trzy drogi
Nowy serwer, nowa wersja czy Subiekt nexo: co zmienia każda z tych decyzji?
Przy starszej instalacji Subiekta GT pojawiają się trzy różne decyzje. Każda dotyka innej warstwy i wymaga innego przygotowania.
Przy wymianie serwera łatwo przeoczyć historię kopii bazy Subiekta. MS SQL zapisuje każdą udaną kopię w tabeli backupset, która leży w systemowej bazie msdb danego serwera: z datą rozpoczęcia i zakończenia, rodzajem kopii, rozmiarem i nazwą komputera. Dokumentacja Microsoft zaznacza, że serwer docelowy nie ma historii kopii utworzonych na innym serwerze. Gdyńska firma, która przenosi program na nową maszynę, powinna więc przed przeprowadzką odczytać ze starego serwera, kiedy powstała ostatnia pełna kopia i gdzie leży plik, a na nowym od razu uruchomić plan kopii. Ten zapis przyda się też przy pierwszym odtworzeniu bazy na nowej maszynie. Obie linie zestawione cecha po cesze opisuje osobny tekst: Subiekt GT czy nexo.
| Decyzja | Co się zmienia | Co przygotować |
|---|---|---|
| aktualizacja w tej samej linii | wersja programu | listę stanowisk do zaktualizowania |
| przeniesienie bazy na inny serwer | miejsce pracy bazy Subiekta | konta logowania i połączenia stanowisk |
| migracja z GT do nexo | system i baza | spis raportów, rozszerzeń i integracji do odtworzenia |
Konta logowania po przeniesieniu bazy Subiekta na inny serwer
Baza Subiekta przeniesiona na inny serwer z kopii albo przez dołączenie plików może zawierać użytkowników bez odpowiadających im loginów. Dokumentacja Microsoft nazywa ich osieroconymi: powiązanie jest zapisane w samej bazie, a login został w bazie master starego serwera. Login założony ponownie pod tą samą nazwą dostaje inny identyfikator. Jeśli stanowiska logują się do bazy takim kontem, powiązanie trzeba odtworzyć osobnym poleceniem przed ich pierwszym połączeniem.
Wymiana serwera a pytanie o Subiekta nexo
Sama zmiana serwera nie wymaga zmiany linii. Nexo staje się tematem wtedy, gdy firma potrzebuje funkcji spoza GT albo rośnie w kierunku, w którym GT będzie ją ograniczać. Przy migracji kartoteki, kontrahenci, magazyny i rozrachunki przechodzą z danymi, a raporty, rozszerzenia i integracje powstają od nowa. Dlatego przed migracją spisujemy całe otoczenie programu.
Zgoda
Prace na Subiekcie firmy z Gdyni: które zmiany wymagają Twojej zgody?
Wykonawca pracujący na Twoim Subiekcie podejmuje wiele drobnych decyzji. Część możesz zostawić jemu, ale kilka powinno wrócić do Ciebie, zanim cokolwiek zmieni się w programie.
Zgoda ma największe znaczenie przy zmianach, których skutki wychodzą poza firmę. W spedycji i handlu z Gdyni dotyczy to przede wszystkim dokumentów trafiających do kontrahentów: numeracji faktur, danych w kartotece odbiorcy i pól, które lądują w pliku e-faktury. Błąd w takim miejscu widać dopiero na fakturze wysłanej do KSeF, której nie poprawia się już w programie, tylko wystawia korektę. Jeśli firma rozlicza stałych klientów z kilku miast Trójmiasta, jedna źle ustawiona reguła może dotknąć wielu odbiorców naraz. Dlatego zmiany w tych obszarach dobrze zatwierdzać, zanim wyjdzie pierwszy dokument według nowych ustawień, a po zmianie obejrzeć kilka pierwszych faktur przed wysyłką.
Ustal z góry, że pytanie o zgodę obejmuje:
- zmianę uprawnień użytkowników i kont dostępu
- nowe pole albo regułę w dokumentach
- rozszerzenie, które zastąpi ustawienie programu
- termin okna serwisowego
- usuwanie albo scalanie kartotek i kontrahentów
Jedna osoba po stronie firmy zatwierdza zmiany
Wskaż pracownika, który akceptuje zmiany w Subiekcie, oraz jego zastępcę na czas urlopu. Wykonawca wie wtedy, do kogo pisać, a polecenia od różnych działów nie wchodzą sobie w drogę.
Jak potwierdzać zgodę na zmiany w programie
Najprościej mailem albo w zgłoszeniu, z jednym zdaniem o tym, co się zmieni i jak to cofnąć. Po kilku miesiącach taki zapis pokaże, skąd wzięło się ustawienie, którego pochodzenia już nie pamiętasz.
Zasięg
Gdynia i okolice: Subiekt serwisowany przez internet
Obsługujemy firmy z Gdyni oraz z Rumi, Redy, Wejherowa, Sopotu, Kosakowa, Pucka i Chwaszczyna. Przez połączenie zdalne konfigurujemy dokumenty i uprawnienia, przenosimy dane między wersjami programu i pracujemy przy jego bazie. Rozmowy prowadzimy na Google Meet, Zoomie albo w Teams, z ekranem udostępnionym przez pracownika firmy.
- Gdynia
- Rumia
- Reda
- Wejherowo
- Sopot
- Kosakowo
- Puck
Obszar dojazdów obejmuje województwo lubelskie i Warszawę. Dalej pracujemy zdalnie, bez dojazdu.
Współpraca
Serwis Insertu w Gdyni krok po kroku: diagnoza, plan, prace i opieka
Diagnoza: wersja, baza i codzienne problemy
Patrzymy, która wersja systemu jest zainstalowana, jak wygląda baza i co utrudnia pracę przy dokumentach. Te trzy informacje decydują o tym, od czego zaczną się prace.
Gdy program stoi: priorytet i zabezpieczenie stanu
Awaria systemu wyprzedza inne zadania. Najpierw zabezpieczamy obecny stan systemu, dopiero potem naprawiamy. Usterki, które mogą poczekać, trafiają do planu kolejnych prac serwisowych.
Prace serwisowe z kopią bazy
Wykonanie przypada na okno serwisowe, a kopia i plan powrotu są gotowe przed pierwszą zmianą.
Opieka po pracach serwisowych
Na stałe zostaje wsparcie z określonym czasem reakcji, obejmujące również czas poza godzinami pracy. Godziny kontaktu: od poniedziałku do piątku 8:00–20:00, sobota 9:00–16:00, niedziela tylko awarie. Zgłoszenie awaryjne możesz wysłać w każdej chwili, bo pomoc awaryjna działa całodobowo. W godzinach pracy odpowiedź przychodzi średnio w piętnaście minut.
Pytania
Subiekt w firmach z Gdyni: e-faktury zakupowe, Sfera i awarie
Nie. Według Podręcznika KSeF 2.0 system nie wysyła powiadomień o otrzymaniu faktury, a program podatnika musi sam odpytywać KSeF; ewentualne powiadomienia mogą działać lokalnie, w programach finansowo-księgowych. Nabywca nie może też odrzucić faktury w KSeF, a spór z wystawcą wyjaśnia się poza systemem. Przy konfiguracji dostępu i uprawnień do KSeF dobrze od razu wskazać osobę, która regularnie sprawdza faktury zakupowe.
To zależy od tego, czego firma potrzebuje poza wystawianiem faktur: magazynu, rozrachunków, raportów czy połączenia z innymi systemami. Na rozmowie sprawdzamy, które z tych potrzeb program pokryje w obecnej konfiguracji. Jeśli firma dopiero wybiera system, pomagamy zestawić jej wymagania z możliwościami programu.
Tak, import zamówień z zewnętrznych źródeł to jedno z typowych zastosowań Sfery, nakładki programistycznej Subiekta. Rozszerzenie piszemy pod konkretną firmę i tak, żeby było odporne na aktualizacje programu, bez bezpośredniej ingerencji w jego tabele. Ten sam mechanizm pozwala kontrolować dane przed zapisem albo przygotowywać eksporty w formacie, którego oczekuje kontrahent.
Program potrafi stanąć, gdy zabraknie miejsca na dysku, gdy indeks uszkodzi się przy nagłym wyłączeniu serwera albo gdy aktualizacja nie dobiegła końca. W zgłoszeniu przydaje się więc informacja, czy poprzedniego dnia serwer wyłączył się nagle albo czy ktoś uruchamiał aktualizację programu, bo to zawęża szukanie przyczyny.
Szkolimy ich z tego, co wdrażamy w Subiekcie, na przykład z obsługi nowego rozszerzenia w Sferze, zmienionych ustawień dokumentów albo połączenia programu ze sklepem. Jeśli wdrożenie jest większe, szkolenie planujemy jako część projektu.
Konsultacje prowadzimy przez Google Meet, Zoom albo Teams. Microsoft opisuje w Teams możliwość przekazania sterowania udostępnionym ekranem innemu uczestnikowi i odebrania go w dowolnej chwili, z radą, by dawać je tylko osobom, którym ufasz, bo mogą wysyłać polecenia wpływające na system. Przy omawianiu problemu w Subiekcie to Ty decydujesz, czy tylko pokazujesz ekran, czy przekazujesz sterowanie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Gdyni
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Napisz, co trzeba zmienić w Twoim Subiekcie
Opisz w kilku zdaniach, czym zajmuje się firma i na której linii Subiekta pracuje. Harmonogram, zakres prac i wycenę dostaniesz po krótkiej rozmowie.