woj. kujawsko-pomorskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Toruniu
Toruńska firma spożywcza, hurtownia albo dostawca hoteli i restauracji wystawia w Subiekcie dokumenty każdego dnia, więc zmiany w programie muszą wpasować się w jej pracę. Rozbudowujemy i utrzymujemy programy InsERT, od rozszerzeń w Sferze po przygotowanie programu do KSeF. Przed KSeF sprawdzamy też faktury, które firma wystawia poza Subiektem, na przykład w sklepie internetowym albo na Allegro. Z firmami z Torunia pracujemy zdalnie.
Toruń
Programy InsERT dla firm z Torunia: przetwórstwo spożywcze, hurt i handel
Usługę kierujemy głównie do firm handlowych i produkcyjnych, w których Subiekt od lat obsługuje sprzedaż na kilku albo kilkudziesięciu komputerach. Obok obu linii Subiekta, czyli Subiekta GT i Subiekta nexo, zajmujemy się Rewizorem i Gratyfikantem.
Jeśli dopiero wybierasz program i porównujesz klasy systemów, opisujemy to osobno, w tekście o programach ERP w Toruniu; ta strona dotyczy systemów InsERT. Doradzamy przy wyborze także wtedy, gdy lepszy okaże się inny program.
Toruń jest siedzibą samorządu województwa kujawsko-pomorskiego. Obok turystyki, którą wspiera wpisany na listę UNESCO zespół staromiejski, działają tu przemysł, m.in. spożywczy, oraz usługi dla mieszkańców i firm. Programu handlowego potrzebują w takim profilu przede wszystkim producenci żywności sprzedający hurtowo, ich dostawcy i firmy handlowe. Hurtowy odbiorca żywności wybiera dostawcę po produktach i certyfikatach.
Komputery, serwery, sieć i konta pracowników to zakres obsługi informatycznej firm w Toruniu; tutaj opisujemy sam system handlowy. Bazę MS SQL obejmujemy w takim zakresie, w jakim korzysta z niej Subiekt. Administracja serwerem bazy należy do usługi bazy MS SQL w Toruniu, a konserwacja i przyspieszanie baz do optymalizacji baz danych w Toruniu. Połączenie samego Subiekta ze sklepem wykonujemy w ramach tej usługi, natomiast wymianę danych między kilkoma systemami firmy prowadzimy jako osobne zlecenie przy integracjach ERP w Toruniu. Programy Insoft mają innego producenta i własną stronę: Insoft ERP w Toruniu.
Potwierdzenie transakcji przy sprzedaży w sklepie firmowym
Podręcznik KSeF 2.0 (cz. II) opisuje potwierdzenie transakcji: dokument, który sprzedawca może wydać nabywcy, gdy faktura wystawiona w trybie online albo offline nie ma jeszcze numeru KSeF. Ministerstwo nazywa je propozycją biznesową. Nie ma ono charakteru podatkowego, nie regulują go przepisy, a korzystanie z niego jest dobrowolne. Jako przykład podręcznik podaje sklep stacjonarny, w którym klient czeka przy kasie na fakturę. Kody QR na potwierdzeniu pozwalają potem dotrzeć do faktury i sprawdzić jej dane.
Jeśli producent żywności z Torunia prowadzi sklep firmowy, w którym klienci proszą o fakturę od ręki, warto ustalić z osobą wystawiającą faktury w Subiekcie, co w takiej sytuacji dostaje kupujący.
Nowa instalacja
Co obejmuje wdrożenie Insertu w Toruniu, gdy zaczynasz od nowej instalacji?
Lista niżej to stałe pozycje naszej pracy przy systemach InsERT. Przy nowej instalacji punktem wyjścia jest pierwsza pozycja. Kolejne pozycje dochodzą wtedy, gdy firma ich potrzebuje.
- Instalacja od zera i dane startowe w programie
- Migracja z GT do nexo oraz między wersjami
- Dokumenty, magazyny, uprawnienia i ceny
- Raporty, których standard programu nie ma
- Połączenie ze sklepem i platformami sprzedaży
- Opieka nad bazą MS SQL pod programem
- Pomoc przy awarii także poza godzinami pracy
W toruńskiej firmie spożywczej albo handlowej pierwsza pozycja listy to zwykle dopiero początek. Gdy program działa już na co dzień, pojawiają się kolejne potrzeby: odbiorca hurtowy prosi o dane w swoim układzie, sklep internetowy ma pokazywać aktualne stany, a zarząd chce zestawienia, którego program nie daje. Każdą z tych prac można zlecić wtedy, gdy stanie się potrzebna. Już na starcie dobrze jednak zapisać, które z nich firma przewiduje w najbliższych miesiącach, bo łatwiej wtedy od początku nazwać towary i grupy w kartotece tak, żeby później dało się z nich korzystać w raportach i w sklepie. Skoro hurtownik porównuje dostawców po produktach i certyfikatach, staranny opis towarów przyda się od pierwszego dnia.
Ile wersji programu InsERT GT zmieści jedno stanowisko?
Jedną. Programy z linii InsERT GT nie pozwalają zainstalować na tym samym komputerze kilku różnych wersji. Gdy stanowisko potrzebuje wersji starszej od obecnej, wyższą trzeba najpierw odinstalować (e-pomoc techniczna InsERT). Przy nowej instalacji Subiekta GT na kilku komputerach pierwsze pytanie dotyczy wersji: tej, którą firma uruchamia, i tej, która mogła zostać na komputerach po wcześniejszej instalacji.
Czego dotyczy szkolenie pracowników?
Obsługi rozwiązań, które wdrożyliśmy: od nich zależy program szkolenia. Przy większych wdrożeniach szkolenie jest częścią projektu.
Rozliczenie
Jak wyceniamy i rozliczamy większe wdrożenie programów InsERT?
Większy projekt dzielimy na etapy i płacisz za każdą odebraną część. Szczegóły tego podziału ustalamy w umowie. Sama kwota zależy od rodzaju prac, liczby stanowisk i tego, ile rozwiązań wokół systemu trzeba odtworzyć.
Jeśli firma z Torunia zaopatruje hotele, restauracje albo sklepy obsługujące turystów, jej sprzedaż może zmieniać się w ciągu roku. Większe wdrożenie warto wtedy podzielić tak, żeby zmiany najbardziej odczuwalne dla magazynu i sprzedaży przypadły na spokojniejsze miesiące, a na szczyt sezonu zostały prace, które nie dotykają codziennego wystawiania dokumentów, na przykład przygotowanie nowego raportu. Taki podział nie zmienia sposobu wyceny, ale pomaga ustalić, kiedy kolejne części zostaną odebrane. Przed rozmową przyda się więc kalendarz firmy: w których miesiącach przybywa zamówień i kiedy zespół ma najmniej czasu na poznawanie nowych ustawień programu.
Od rozmowy do wyceny wdrożenia Subiekta
Zaczyna się od pierwszej konsultacji, która jest bezpłatna. Bezpłatna wycena w 24 godziny: po krótkiej rozmowie wracamy z zakresem prac, harmonogramem i wyceną.
Co sprawdzamy przed pisaniem rozszerzenia w Sferze?
Czy potrzebna funkcja nie istnieje już w konfiguracji systemu. Od tej odpowiedzi zależy, czy wycena obejmie pisanie kodu.
Licencje na programy InsERT
Pomagamy je zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT. Obsługa techniczna Subiekta takiego pośrednictwa nie wymaga.
Księgowość
Subiekt i Rewizor GT a przejście na nexo: co sprawdzić w firmie z Torunia?
Gdy obok Subiekta GT pracuje też Rewizor GT, decyzja o nexo może dotyczyć obu programów. Każdy z nich przenosi dane do nowej linii na własnych zasadach.
Toruńska firma, której księgi prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, ma przy tej decyzji jeszcze jedną stronę do zapytania. Warto ustalić z biurem, z jakiego programu korzysta i w jakiej postaci przyjmuje dziś dokumenty sprzedaży i zakupu z Subiekta. Po zmianie linii programu ten sposób przekazywania dokumentów trzeba sprawdzić od nowa, tak jak każde inne połączenie Subiekta z otoczeniem. Biuro zna też swoje terminy zamknięcia miesiąca, więc może wskazać, kiedy przejście sprzedaży na nowy system najmniej utrudni rozliczenia. Jeśli biuro pracuje na Rewizorze, rozmowa dotyczy też planu przejścia jego programu. Szczegółowe zestawienie różnic między liniami, funkcja po funkcji, znajdziesz na stronie Subiekt GT czy nexo.
| Program | Przechodzi do nexo | Wymaga uwagi |
|---|---|---|
| Subiekt GT | kartoteki, kontrahenci, magazyny, rozrachunki | własne raporty, rozszerzenia w Sferze i integracje do odtworzenia |
| Rewizor GT | plan kont, kartoteki księgowe, kontrahenci jako klienci | rejestry VAT: nexo zakłada trzy domyślne |
Zamknięcie okresu w Rewizorze GT przed przeniesieniem
E-pomoc InsERT opisująca przenoszenie danych z Rewizora GT do Rewizora nexo podaje warunek wstępny: okres obrachunkowy trzeba zamknąć, a bilans zamknięcia przenieść na bilans otwarcia nowego okresu. Plan kont przechodzi w całości, z dostosowaniem do nexo. Termin przejścia sprzedaży na Subiekta nexo dobrze jest uzgodnić z księgowością.
Kiedy firma handlowa w ogóle rozważa Subiekta nexo
Jeśli firma planuje rozwój, przy którym GT zacznie ograniczać, albo potrzebuje funkcji dostępnej tylko w nexo, przejście ma sens. Bez takiego powodu nie jest konieczne. Migracja to przeniesienie danych do innego systemu. Przed nią robimy spis rozwiązań pracujących przy Subiekcie.
Okno serwisowe
Okno serwisowe dla Subiekta: jak ocenić plan prac przedstawiony przez wykonawcę?
Prace przy działającym Subiekcie planuje się na czas, gdy firma nie wystawia dokumentów: wieczór, sobotę albo przerwę między zmianami. Plan wykonawcy powinien mówić, co wydarzy się w tym oknie i w jakiej kolejności.
Najpierw kopia i jej sprawdzenie. Potem zmiana, próba na kilku typowych dokumentach i decyzja, czy zostaje nowy stan, czy następuje powrót do kopii. Przy każdym punkcie stoi osoba, która za niego odpowiada.
Kopia bazy Subiekta wykonana z sumą kontrolną (opcja CHECKSUM w MS SQL) pozwala przy odtwarzaniu sprawdzić, czy plik nie jest uszkodzony. Dokumentacja Microsoft wyjaśnia, że bez takiej sumy odtworzenie przebiega bez weryfikacji, a kopia tworzona z sumą domyślnie przerywa się po trafieniu na uszkodzoną stronę danych. Zapytaj, czy wykonawca z tej opcji korzysta.
Kopia bazy Subiekta z planu prac musi gdzieś leżeć, a to miejsce warto ustalić z wykonawcą przed startem. Dokumentacja Microsoft zaleca zapisywanie kopii bazy MS SQL na innym dysku niż pliki danych i dziennika. Gdy wszystko leży na jednym urządzeniu i ono ulegnie awarii, niedostępna staje się zarówno baza programu, jak i jej kopia. Ta sama dokumentacja przypomina, że kopia zostaje przerwana, jeśli w trakcie zapisu zabraknie miejsca na dysku, i zaleca przechowywanie kopii także poza siedzibą firmy. Jeśli toruńska firma ma serwer w biurze przy magazynie, zapytaj wprost: na który dysk trafi kopia i gdzie poza budynkiem będzie przechowywana jej druga wersja.
Zakres, termin, koszt i zasady wsparcia po wdrożeniu zapisujemy w umowie, którą podpisujemy przy każdym projekcie. NDA podpisujemy, jeśli o to poprosisz.
Zasięg
Współpraca na odległość z firmami z Torunia, Lubicza i Chełmży
Obsługujemy firmy z Torunia oraz z Lubicza, Chełmży, Łysomic, Złotorii, Wielkiej Nieszawki, Ciechocinka i Aleksandrowa Kujawskiego. Przez połączenie zdalne ustawiamy program, piszemy rozszerzenia i pracujemy przy jego bazie. Na rozmowy umawiamy się w Google Meet, Zoomie albo Teams, zależnie od tego, czego używa firma.
Jesteśmy dostępni w dni powszednie od 8:00 do 20:00, a w sobotę od 9:00 do 16:00. Niedziela obejmuje tylko awarie. Pomoc awaryjna działa bez przerwy, a w godzinach pracy odpowiadamy średnio po piętnastu minutach.
- Toruń
- Lubicz
- Chełmża
- Łysomice
- Wielka Nieszawka
- Ciechocinek
- Aleksandrów Kujawski
Dojeżdżamy na miejsce w województwie lubelskim i w Warszawie. Poza tym obszarem pracujemy zdalnie.
Współpraca
Cztery kroki prac przy programach InsERT
Rozmowa o kłopotach z programem i stan bazy
Punktem wyjścia jest to, co w programie utrudnia zespołowi dzień. Równolegle sprawdzamy wersję systemu i stan bazy.
Kolejność zadań po rozpoznaniu
Zadania dzielimy na dwie grupy: do naprawy od razu i do zaplanowania. Plan otwiera zabezpieczenie danych.
Zmiany w Subiekcie w uzgodnionym oknie
Prace przypadają na okna serwisowe. Towarzyszą im kopia i plan powrotu.
Stałe wsparcie po zakończeniu prac
Po zakończeniu prac zostajemy przy systemie. Na zgłoszenie reagujemy w określonym czasie, także wtedy, gdy przychodzi po godzinach pracy.
Pytania
Programy InsERT w Toruniu: rozliczenie na e-fakturze, sklep i dostęp do KSeF
Podręcznik KSeF 2.0 przypomina, że w polu P_15, czyli kwocie należności ogółem, nie uwzględnia się kwot, które nie są wynagrodzeniem za towar lub usługę z danej faktury, np. wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz odbiorcy. Służy do tego fakultatywny element Rozliczenie: do 100 obciążeń i 100 odliczeń z kwotą i powodem, ich sumy oraz kwota do zapłaty. Jeśli takie koszty są dziś pozycjami faktury w Subiekcie, omów to z księgowością przed KSeF.
Tak, jeśli łączy go ze sklepem integracja. Może ona przesyłać na stronę stany i ceny, a także zdjęcia i opisy, a w przeciwnym kierunku zamówienia razem z danymi kupujących. Zakres ustalamy indywidualnie, więc połączenie może obejmować na przykład wyłącznie stany i ceny. Na starcie ustalamy też, co program ma zrobić przy zwrocie i przy zamówieniu zrealizowanym tylko w części.
To decyzja firmy, którą warto podjąć przed pierwszą fakturą produkcyjną. Konfigurując Subiekta pod KSeF, ustawiamy dostęp i uprawnienia, więc najpierw ustalamy z Tobą, kto będzie wysyłał faktury, kto je przeglądał, a kto odbierał dokumenty od dostawców. Do przeglądu dochodzą faktury z innych źródeł niż program, na przykład ze sklepu internetowego.
Może. Gdy baza MS SQL pod Subiektem latami rośnie, a nikt jej nie archiwizuje ani nie konserwuje, program potrafi zwolnić. W takiej sytuacji wydzielamy stare dokumenty do osobnej bazy, odbudowujemy indeksy i ustalamy plan kopii zapasowych. Dokumenty z poprzednich lat zostają dostępne w osobnej bazie, a ta, w której pracownicy wystawiają bieżącą sprzedaż, robi się mniejsza.
Tak. Wdrażamy, rozbudowujemy i utrzymujemy systemy InsERT: obie linie Subiekta, Rewizora i Gratyfikanta. InsERT opisuje Rewizora GT jako system finansowo-księgowy do pełnej księgowości, zintegrowany z Subiektem GT. Gratyfikant GT to u producenta system kadrowo-płacowy, połączony z programami księgowymi linii GT.
Przy obu liniach. Subiekta GT i nexo wdrażamy od zera, z importem danych startowych, i konfigurujemy w nich dokumenty, magazyny oraz uprawnienia. Firmom, które pracują na GT, pomagamy w migracji do nexo albo w przejściu na nowszą wersję programu.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Toruniu
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Sprawdźmy, co poprawić w Twoim programie InsERT
Napisz kilka zdań o firmie i o tym, którą linię Subiekta wykorzystuje na co dzień.