woj. podlaskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Białymstoku
Hurtownia, zakład drzewny albo spożywczy z Białegostoku, który od lat sprzedaje w Subiekcie, może mieć przed sobą kilka prac naraz: e-faktury w KSeF, nowszą wersję programu albo przejście na nexo, sklep internetowy połączony z magazynem. Zajmujemy się tym wszystkim w programach InsERT: przy Subiekcie GT i nexo, ich bazie MS SQL i rozszerzeniach w Sferze. Pracujemy głównie zdalnie, a z firmami z Białegostoku wyłącznie na odległość.
Białystok
Programy InsERT w Białymstoku dla handlu, zakładów drzewnych i spożywczych oraz spedycji
Z programów InsERT obsługujemy cztery: Subiekta GT, Subiekta nexo, Rewizora i Gratyfikanta. Opisane tu prace dotyczą właśnie tych systemów. Jeśli firma dopiero wybiera program i chce zestawić różne klasy systemów, odsyłamy do tekstu o programach ERP w Białymstoku. Doradzamy przy takim wyborze, także gdy lepszy okaże się inny program.
Z usługi korzystają zwykle firmy handlowe i produkcyjne, które mają od kilku do kilkudziesięciu stanowisk i od lat sprzedają w Subiekcie.
Białystok, największe miasto województwa podlaskiego, jest też jego stolicą. Gospodarkę miasta tworzą m.in. przemysł spożywczy i drzewny oraz handel i usługi. Region sąsiaduje z Białorusią i Litwą, a sytuacja na granicy odbija się na tutejszych firmach handlowych, transportowych i spedycyjnych. Odbiorcą zakładu drzewnego czy spożywczego bywa hurtownik albo kontrahent z zagranicy. Program handlowy może więc służyć tu przede wszystkim zakładom przetwórczym z magazynem wyrobów, hurtowniom oraz firmom spedycyjnym, które fakturują usługi.
Przy bazie danych pracujemy w zakresie, jakiego wymaga Subiekt. Za administrację serwerem odpowiada usługa bazy MS SQL w Białymstoku, za konserwację i przyspieszanie baz optymalizacja baz danych w Białymstoku. Programy Insoft pochodzą od innego producenta i mają osobną stronę: Insoft ERP w Białymstoku. Ta strona obejmuje sam system handlowy, a komputerami, serwerami, siecią i kontami pracowników zajmuje się obsługa informatyczna firm w Białymstoku. Integrację samego Subiekta ze sklepem prowadzimy tutaj, a przesyłanie danych między kilkoma systemami firmy jest odrębnym zleceniem, które opisują integracje ERP w Białymstoku.
Faktura w KSeF bez logowania: jakie dane musi znać odbiorca
Podręcznik KSeF 2.0 (cz. II) opisuje anonimowy dostęp do faktury, dostępny w Aplikacji Podatnika KSeF przed uwierzytelnieniem. Według § 8 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF do pobrania faktury trzeba podać pięć danych: numer KSeF, numer faktury, NIP albo inny identyfikator nabywcy (lub informację o jego braku), nazwę nabywcy (lub informację o jej braku) oraz kwotę należności ogółem. Przy fakturze korygującej podaje się te same dane z korekty.
Jeśli odbiorcy dostają faktury z Subiekta poza KSeF, w uzgodnionej postaci, warto sprawdzić, czy wzór dokumentu zawiera numer KSeF, bo bez niego odbiorca nie skorzysta z tej drogi.
KSeF
Co robimy przy Subiekcie przed pierwszą fakturą w KSeF i co jeszcze obejmuje serwis?
Przejście na KSeF dotyka w Subiekcie trzech miejsc: kartotek, dostępu do systemu i faktur, które powstają poza programem. Te prace stoją obok stałego zakresu serwisu programów InsERT, który wygląda tak:
- Wdrożenie od pustego programu z importem danych
- Migracja GT do nexo i przejścia między wersjami
- Konfiguracja dokumentów, magazynów, uprawnień, cen
- Raporty i zestawienia poza standardem
- Integracja ze sklepem i platformami sprzedażowymi
- Opieka nad bazą MS SQL pod Subiektem
- Wsparcie awaryjne po godzinach
Na pomyłkę w danych nabywcy struktura FA(3) ma sekcję Podmiot2K: wpisuje się w niej pełne dane nabywcy z faktury korygowanej, a dane poprawione trafiają do części Podmiot2 faktury korygującej. Oba miejsca łączy pole IDNabywcy, dowolny unikalny ciąg do 32 znaków. Tą drogą nie poprawia się błędnego numeru identyfikującego nabywcę. Jeśli białostocka hurtownia albo zakład sprzedaje wielu stałym odbiorcom, nazwy i adresy w kartotece kontrahentów Subiekta trzeba aktualizować, zanim powstanie kolejna faktura, bo każda późniejsza zmiana danych nabywcy na wysłanej fakturze to osobny dokument.
Które dane w kartotekach Subiekta sprawdzamy przed KSeF?
Przeglądamy NIP-y kontrahentów, jednostki miary, stawki i opis rabatów. Rabat ma tu podstawę w przepisach: art. 106e ust. 1 pkt 10 ustawy o VAT każe podać na fakturze kwoty opustów i obniżek cen, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto. Dlatego patrzymy, czy rabat w kartotece jest opisany tak, jak ma się pojawić na dokumencie.
Dostęp do KSeF, faktury ze sklepu i test na koniec
Następnie ustawiamy dostęp i uprawnienia w KSeF i przeglądamy faktury, które firma wystawia poza Subiektem, choćby w sklepie internetowym albo na Allegro. Ostatni jest pełny test na środowisku testowym: faktury produkcyjne idą dopiero po nim. Faktury wysłanej do KSeF nie poprawia się jak w programie, tylko wystawia korektę.
Integracja
Od czego zależy cena integracji Subiekta ze sklepem i innych prac przy programach InsERT?
Integracja to jeden z pięciu rodzajów prac, od których zaczyna się wycena. Pozostałe to wdrożenie, migracja z GT do nexo, rozszerzenie w Sferze i opieka nad bazą. Na kwotę wpływa też liczba stanowisk oraz to, ile istniejących rozwiązań wokół systemu wymaga odtworzenia. Przed pisaniem rozszerzenia sprawdzamy, czy funkcja nie istnieje już w konfiguracji.
Hurtownia z Białegostoku, która prowadzi sklep dla odbiorców detalicznych i konto na Allegro, ma dwa kanały, z których zamówienia trafiają do jednego magazynu w Subiekcie. Przed rozmową warto zapisać, przez które kanały przychodzą zamówienia, jakie dane mają płynąć na każdą platformę (same stany i ceny czy także zdjęcia i opisy), kto dziś przepisuje zamówienia ręcznie i jak firma postępuje przy zwrotach. Zakład drzewny albo spożywczy, którego odbiorcą bywa hurtownik, może sprzedawać w internecie tylko część asortymentu. Wtedy trzeba też ustalić, które towary w ogóle mają pojawiać się w sklepie, a które zostają wyłącznie w sprzedaży hurtowej.
Integracja ze sklepem: zakres i wyjątki
Zakres integracji ustalamy indywidualnie: między Subiektem a sklepem mogą płynąć zamówienia, dane kontrahentów, stany, ceny, zdjęcia albo opisy. Reguły na wyjątki, takie jak zwrot albo zamówienie częściowe, powstają na starcie. Po zgłoszeniu odsyłamy bezpłatną wycenę w 24 godziny.
Licencja, konsultacja i płatność w częściach
Licencje pomagamy zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT, a sama obsługa techniczna pośrednika nie potrzebuje. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna. Przy większych wdrożeniach rozliczamy się za odebrane części projektu.
Aktualizacja
Aktualizacja Subiekta czy migracja do nexo w Białymstoku: czym różnią się te prace?
Obie prace zmieniają program, na którym pracuje firma, ale w różnym stopniu. Aktualizacja przenosi firmę na nowszą wersję tej samej linii, a migracja z GT do nexo oznacza przejście do drugiego systemu z osobną bazą.
Przejście między wersjami wchodzi w nasz zakres razem z migracjami. Nakład przy aktualizacji zależy przede wszystkim od liczby stanowisk, które pracują na programie.
Migracja ma więcej ruchomych części. Kartoteki, kontrahenci, magazyny i rozrachunki przechodzą do nexo z danymi. Raporty pisane na zamówienie, rozszerzenia w Sferze i integracje trzeba tam zbudować od nowa, dlatego najpierw robimy spis tego, co pracuje wokół programu.
Białostocka firma handlowa albo spedycyjna może ułatwić sobie tę decyzję prostym ćwiczeniem. Przez tydzień każdy dział zapisuje, z których funkcji Subiekta korzysta codziennie i czego mu w programie brakuje: w magazynie, w sprzedaży hurtowej albo w rozrachunkach z dostawcami. Jeśli brakujące rzeczy da się uzupełnić konfiguracją, raportem albo rozszerzeniem, zmiana linii programu zwykle nie jest potrzebna. Jeśli lista wskazuje funkcje, których w GT nie ma, temat nexo wraca z konkretnymi argumentami. Ta sama lista pomaga potem przy wycenie, bo pokazuje rodzaj prac. Jeśli porównujesz obie linie programu, każdą funkcję zestawiamy osobno na stronie Subiekt GT czy nexo.
Porządki w danych Subiekta GT przed przeniesieniem do nexo
Kreator w nexo eksportuje dane z GT do plików pośrednich, potem je importuje i sprawdza. W opisie InsERT pada zalecenie, żeby błędy wykryte przy eksporcie poprawić w programie źródłowym, zanim kreator pójdzie dalej. Poprawianie danych dopiero na etapie importu wymaga przerwania i powtórzenia całego przeniesienia do nowej bazy. Przegląd kartotek i kontrahentów w GT warto zrobić jeszcze przed eksportem.
Kiedy zmiana linii programu ma uzasadnienie?
Przejście z GT na nexo nie zawsze jest konieczne. Powodem bywa potrzebna funkcja, którą ma dopiero nexo, albo rozwój firmy, przy którym GT zacznie hamować codzienną pracę.
Wykonawca
Rozszerzenia w Sferze dla firmy z Białegostoku: jak ocenić wykonawcę, zanim napisze kod?
Zamówienie rozszerzenia do Subiekta zaczyna się zwykle od opisu kłopotu: dokumenty wystawiane ręcznie, zamówienia przepisywane z kolejnego źródła, eksport w układzie, którego chce kontrahent. Rzetelna rozmowa o takim zleceniu zaczyna się od tego, jak firma pracuje dziś.
Zakład drzewny albo spożywczy z Białegostoku może zamawiać rozszerzenie na przykład po to, żeby dokumenty dla stałych odbiorców powstawały według ustalonych reguł. Przy takim zleceniu zapytaj wykonawcę o trzy rzeczy: kto zgłosi potrzebę zmiany, gdy firma zmieni warunki współpracy z odbiorcą, kto sprawdzi rozszerzenie po aktualizacji Subiekta i gdzie zostanie zapisany opis reguł, według których działa. Rzeczowa odpowiedź wskazuje konkretne osoby i kolejność działań. Taki opis przydaje się później każdemu, kto będzie zmieniał rozszerzenie, także innemu wykonawcy.
Dwie odpowiedzi wykonawcy powinny Cię zatrzymać.
- kod pisany, zanim ktoś przejrzał konfigurację programu
- rozszerzenie zapisujące dane bezpośrednio do tabel Subiekta
Pierwsza grozi zapłatą za kod, bez którego firma mogła się obejść. Druga utrudnia aktualizacje, bo zmiana struktury bazy w nowej wersji programu może takie rozszerzenie zatrzymać.
Każdy projekt zaczyna się od umowy, która opisuje zakres, termin, koszt i zasady wsparcia po wdrożeniu. Na życzenie podpisujemy też NDA.
Zasięg
Programy InsERT na odległość: Białystok, Wasilków, Supraśl i Choroszcz
Obsługujemy firmy z Białegostoku oraz z Choroszczy, Wasilkowa, Supraśla, Łap, Zabłudowa, Czarnej Białostockiej i Juchnowca Kościelnego. Zdalnie konfigurujemy program, przenosimy dane do nowszej wersji i piszemy rozszerzenia, a przy awarii pracujemy bezpośrednio na serwerze z bazą programu. Rozmowy prowadzimy w Google Meet, Zoomie albo Teams.
- Białystok
- Choroszcz
- Wasilków
- Supraśl
- Łapy
- Zabłudów
- Czarna Białostocka
Jeżeli wolisz spotkanie na miejscu, dojeżdżamy w województwie lubelskim i w Warszawie. Poza tym obszarem całą współpracę prowadzimy zdalnie.
Współpraca
Serwis Insertu w Białymstoku krok po kroku: diagnoza, plan, prace i opieka
Diagnoza: wersja, baza i codzienne problemy
Patrzymy, która wersja systemu jest zainstalowana, jak wygląda baza i co utrudnia pracę przy dokumentach. Te trzy informacje decydują o tym, od czego zaczną się prace.
Gdy program stoi: priorytet i zabezpieczenie stanu
Awaria systemu wyprzedza inne zadania. Najpierw zabezpieczamy obecny stan systemu, dopiero potem naprawiamy. Usterki, które mogą poczekać, trafiają do planu kolejnych prac serwisowych.
Prace serwisowe z kopią bazy
Wykonanie przypada na okno serwisowe, a kopia i plan powrotu są gotowe przed pierwszą zmianą.
Opieka po pracach serwisowych
Na stałe zostaje wsparcie z określonym czasem reakcji, obejmujące również czas poza godzinami pracy. Godziny kontaktu: od poniedziałku do piątku 8:00–20:00, sobota 9:00–16:00, niedziela tylko awarie. Zgłoszenie awaryjne możesz wysłać w każdej chwili, bo pomoc awaryjna działa całodobowo. W godzinach pracy odpowiedź przychodzi średnio w piętnaście minut.
Pytania
Subiekt w Białymstoku: kod QR przy plikach, zestawienia obrotów i kontrola danych
Podręcznik KSeF 2.0 opisuje taki przypadek: gdy faktura trafia do odbiorcy jako plik z danymi, na którym nie można nanieść kodu QR ani linku, razem z plikiem można przesłać osobny link albo osobny kod graficzny z odpowiednim oznaczeniem, np. numerem KSeF albo napisem „OFFLINE”. Jeśli taki plik przygotowuje rozszerzenie w Sferze w formacie kontrahenta, przy jego pisaniu ustalamy, jak link lub kod będzie dołączany.
My, jeśli w Subiekcie brakuje takiego zestawienia: raporty spoza standardu programu należą do naszego zakresu. Najpierw ustalamy, z jakich danych raport ma korzystać, na przykład z grupy przypisanej w kartotece kontrahenta, i jak często ktoś będzie go uruchamiał. Gotowe zestawienie omawiamy z osobą, która ma z niego korzystać, bo to ona najszybciej zauważy brakującą kolumnę.
Może to zrobić rozszerzenie w Sferze, nakładce programistycznej Subiekta. Jednym z jego zastosowań jest kontrola danych przed zapisem: dokument nie zapisze się, dopóki dane nie spełnią reguł ustalonych z firmą. Reguły piszemy pod konkretną firmę. Takie rozszerzenie korzysta z mechanizmów Sfery i nie zapisuje danych bezpośrednio do tabel programu.
Podręcznik KSeF 2.0 przypomina, że faktura przekazana poza systemem, np. jako PDF dla podmiotu zagranicznego, powinna być spójna z plikiem XML przyjętym przez KSeF i nie może mu przeczyć. Ministerstwo nie zaleca podawania terminu i formy płatności czy numeru rachunku tylko na wydruku, bez tych danych w pliku. Wydruk może natomiast zawierać elementy dodatkowe, takie jak logo firmy. Warto więc porównać wzór faktury w Subiekcie z danymi, które trafiają do pliku.
Tak. Wdrażamy, rozbudowujemy i utrzymujemy systemy InsERT: obie linie Subiekta, Rewizora i Gratyfikanta. InsERT opisuje Rewizora GT jako system finansowo-księgowy do pełnej księgowości, zintegrowany z Subiektem GT. Gratyfikant GT to u producenta system kadrowo-płacowy, połączony z programami księgowymi linii GT.
Przy obu liniach. Subiekta GT i nexo wdrażamy od zera, z importem danych startowych, i konfigurujemy w nich dokumenty, magazyny oraz uprawnienia. Firmom, które pracują na GT, pomagamy w migracji do nexo albo w przejściu na nowszą wersję programu.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Białymstoku
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Opisz, jak sprzedajesz, a przygotujemy wycenę
Podaj, z której linii Subiekta korzystasz i przez jakie kanały sprzedajesz. Na tej podstawie przygotujemy zakres prac.