ERP i bazy danych
Insoft
PC-Market dla handlu detalicznego
Jesteśmy serwisem systemów Insoft dla sklepów i sieci handlowych. Wdrażamy PC-Market, łączymy go z kasami i drukarkami fiskalnymi i pilnujemy wymiany danych między sklepami a centralą.
Specyfika handlu detalicznego
W sklepie nie da się odłożyć naprawy na jutro. Awaria kasy w sobotę przed południem to kolejka przy ladzie i utracona sprzedaż. Dlatego wsparcie systemów detalicznych planujemy inaczej niż biurowe: z gotowym trybem awaryjnym i krótkim czasem reakcji.
Druga różnica to liczba transakcji. Każdy paragon to kilka albo kilkanaście pozycji w bazie, a sieć sklepów mnoży to przez liczbę kas. Baza rośnie szybciej niż w firmie usługowej i wymaga częstszej archiwizacji.
Czym się zajmujemy
- Wdrożenia PC-Market i konfiguracja stanowisk sprzedaży
- Integracja z kasami i drukarkami fiskalnymi
- Konfiguracja promocji, rabatów i programów lojalnościowych
- Wymiana danych między sklepami a centralą
- Import cenników i kartotek od dostawców
- Opieka nad bazą MS SQL i archiwizacja transakcji
- Pomoc awaryjna 24/7, gdy staje sprzedaż
Obsługujemy pojedyncze sklepy i sieci z centralą. Przy sieciach dochodzi pilnowanie wymiany danych, od której zależą poprawne stany we wszystkich punktach.
Sieć sklepów: wymiana danych z centralą
W sieci detalicznej najbardziej wrażliwym elementem jest komunikacja z centralą. W dół idą cenniki, promocje i kartoteki, w górę raporty sprzedaży i stany. Jeśli wymiana zawiesi się w jednym sklepie, problem może pozostać niezauważony przez kilka dni, a potem okazuje się, że sklep sprzedawał po starych cenach.
Ustawiamy monitoring tej wymiany i alerty, które zgłaszają brak synchronizacji, zanim odbije się to na sprzedaży.
Kasy, drukarki fiskalne i przepisy
Urządzenia fiskalne łączą sprzęt sprzed lat z aktualnymi wymaganiami prawnymi, więc bywają źródłem kłopotów. Konfigurujemy komunikację systemu z drukarką, ustawiamy stawki i grupy towarowe oraz pilnujemy, żeby raporty dobowe i miesięczne zgadzały się z tym, co widzi księgowość.
Osobny temat to KSeF i e-faktury. Sprawdzamy, czy wersja systemu je obsługuje, planujemy aktualizację i testujemy wystawianie dokumentów przed przełączeniem.
Baza transakcyjna i archiwizacja
Baza transakcyjna rośnie z każdym paragonem. Po kilku latach raporty porównawcze rok do roku potrafią trwać kilkanaście minut i dłużej.
Rozwiązaniem jest regularna archiwizacja transakcji do osobnej bazy z zachowaniem dostępu do historii. Robimy to cyklicznie, w oknach nocnych, żeby nie przeszkadzać w sprzedaży.
Kopia zapasowa przestaje mieścić się w oknie nocnym albo raport porównawczy trwa coraz dłużej. To dobry moment na archiwizację, zanim spowolnienie zacznie przeszkadzać przy kasie.
Jak wygląda wsparcie
Czas reakcji ustalamy według wagi zgłoszenia. Awaria zatrzymująca sprzedaż ma najwyższy priorytet i obsługujemy ją w ramach pomocy awaryjnej 24/7. Sprawy bieżące, jak nowy raport albo konfiguracja promocji, planujemy w zwykłym trybie.
Rozliczamy się abonamentowo z określoną pulą godzin. Z góry wiadomo, ile godzin obejmuje pakiet i co dzieje się po ich wykorzystaniu, więc miesiąc z awarią nie przynosi zaskoczenia na fakturze.
Kartoteka towarowa i ceny
W handlu detalicznym od porządku w kartotece zależą poprawne stany, działanie promocji i wiarygodność raportów marży. Kartoteki rosną latami i często zawierają ten sam towar pod dwiema nazwami.
Porządkujemy kartotekę, ujednolicamy nazewnictwo i grupy towarowe oraz ustawiamy automatyczny import cenników od dostawców. Ma to znaczenie zwłaszcza przy dostawcach, którzy przysyłają zmiany co tydzień, bo ręczne wprowadzanie zajmuje dużo czasu i łatwo z nim nie zdążyć.
Ustawiamy też reguły marż i kontrolę sprzedaży poniżej progu ceny, żeby błąd w cenniku dostawcy nie zamienił się w tydzień sprzedaży ze stratą.
Krótsza inwentaryzacja
Inwentaryzacja w sklepie z kilkoma tysiącami pozycji potrafi zająć weekend i zablokować sprzedaż. Sporo tego czasu zajmuje czekanie, aż system przeliczy różnice, wygeneruje dokumenty i zamknie arkusze.
Ten czas da się skrócić przez wcześniejsze przygotowanie bazy, podział na inwentaryzacje częściowe według działów i sprawdzenie, czy serwer radzi sobie z obciążeniem.
Pomagamy też przy kolektorach danych i ich komunikacji z systemem. To częste źródło kłopotów w sobotę rano, gdy sklep jest zamknięty na czas liczenia.
Sprzęt: kasy, kolektory, drukarki i sieć
Na działanie systemu detalicznego składają się też kasy, drukarki fiskalne, wagi, kolektory danych, czytniki kodów i sieć, która je łączy. Awaria jednego urządzenia zatrzymuje stanowisko, a awaria sieci wszystkie stanowiska naraz.
Sprawdzamy całość: stabilność sieci w sklepie, zapasową ścieżkę na wypadek awarii serwera i możliwość sprzedaży w trybie awaryjnym. Tryb awaryjny ustawiamy z wyprzedzeniem, bo w dniu awarii jest na to za późno.
Współpraca
Jak wygląda współpraca krok po kroku
Inwentaryzacja
Sprawdzamy, jakie wersje działają, na jakim sprzęcie i jak wygląda wymiana danych.
Zabezpieczenie
Kopie zapasowe i tryb awaryjny na wypadek problemów w godzinach handlu.
Porządki
Archiwizacja bazy, konfiguracja i usunięcie tego, co spowalnia pracę.
Opieka
Stałe wsparcie z priorytetem dla zgłoszeń zatrzymujących sprzedaż.
Pytania
Najczęstsze pytania
Zadzwonić od razu na numer pomocy awaryjnej. Przy takich zgłoszeniach liczy się czas: im szybciej zaczniemy diagnozę, tym szybciej sklep wróci do sprzedaży.
Tak. W sieciach najważniejsza jest sprawna wymiana danych z centralą, dlatego zajmujemy się jej konfiguracją i monitorowaniem.
Tak. Zaczynamy od sprawdzenia, czy wersja systemu w sklepie obsługuje KSeF. Jeśli wymaga aktualizacji, planujemy ją razem ze sklepem, a wystawianie dokumentów testujemy przed przełączeniem.
Tak, zobacz integracje ERP. Zakres zależy od wersji systemu i tego, jakie dane mają być wymieniane.
Tak. Konfigurujemy komunikację z kasami i drukarkami fiskalnymi online, stawki VAT i wysyłkę raportów do Centralnego Repozytorium Kas. Przy wymianie urządzenia przenosimy ustawienia, żeby stanowisko jak najkrócej stało bez sprzedaży.
Dane są na serwerze sklepu, a nie na stanowisku, więc awaria kasy oznacza wymianę sprzętu, a zapisana sprzedaż zostaje w bazie. Konfigurujemy też kopie zapasowe bazy i tryb pracy offline, w którym kasa sprzedaje dalej i synchronizuje transakcje po powrocie połączenia.
Większość prac wykonujemy zdalnie. Na miejsce przyjeżdżamy, gdy sprawa tego wymaga, w województwie lubelskim i w Warszawie. Poza Lublinem dojazd jest płatny i ustalamy go indywidualnie.
Nie. Jesteśmy serwisem systemów Insoft: zajmujemy się problemami, wdrożeniami, migracjami i bieżącą obsługą PC-Market w sklepach i sieciach.
Od liczby sklepów i stanowisk, wymiany danych z centralą, liczby urządzeń fiskalnych do skonfigurowania i wielkości bazy do archiwizacji. Wycenę przygotowujemy bezpłatnie w 24 godziny.
Powiązane usługi
Co jeszcze może się przydać
Twoje miasto
Insoft PC-Market w Twoim mieście
Dla każdego z tych miast mamy osobną stronę z opisem lokalnego rynku i tego, jak pracujemy z firmami z tego miasta.
Zadbajmy o system, na którym stoi Twoja sprzedaż
Napisz, ile stanowisk ma sklep i jakiej wersji systemu używasz. Przy awarii zadzwoń: pomoc awaryjna działa 24/7.