Systemy dla firm
Integracje
sklepu z systemem ERP
Ręczne przepisywanie zamówień, stanów i cen z jednego systemu do drugiego zajmuje codziennie czas i prowadzi do pomyłek, a przy rosnącej sprzedaży przestaje wystarczać. Łączymy sklep z systemem magazynowym tak, żeby dane przechodziły między nimi same.
Co zyskuje firma na integracji
Integracja przede wszystkim ogranicza błędy przy przepisywaniu. Sprzedaż towaru, którego nie ma na magazynie, oznacza telefon do klienta i zwrot pieniędzy, a taki klient może już nie wrócić. Przy ręcznej aktualizacji stanów o takie sytuacje łatwo, bo między kolejnymi aktualizacjami mijają godziny.
Druga korzyść to obsługa szczytu sprzedaży. Firma, która ręcznie radzi sobie z kilkudziesięcioma zamówieniami dziennie, przy dużo większej liczbie musi zatrudnić kolejne osoby albo zaczyna się spóźniać. Zintegrowany proces obsłuży więcej zamówień tym samym nakładem pracy.
Trzecia korzyść to dane zebrane w jednym miejscu. Łatwiej wtedy odpowiedzieć na pytania, które wcześniej wymagały ręcznego zestawiania: która grupa towarów faktycznie zarabia, ile kosztuje obsługa zwrotów, jak wygląda rotacja zapasu.
Co z czym łączymy
Poniżej systemy, które spotykamy najczęściej. Jeśli Twojego systemu tu nie ma, sprawdzimy, czy udostępnia jakiś sposób wymiany danych.
- Sklepy: WooCommerce, PrestaShop, Shoper, sklepy pisane na zamówienie
- Systemy handlowe: Subiekt GT i nexo, WAPRO, Insoft PC-Market
- Platformy sprzedażowe: Allegro, Amazon, eBay, najczęściej przez BaseLinker
- Fakturowanie: Fakturownia, iFirma, moduły w samym systemie ERP
- Kurierzy: InPost, DPD, DHL, GLS, Poczta Polska, brokerzy przesyłek
- Płatności: Przelewy24, PayU, Autopay, BLIK, płatności odroczone
Nie każda firma potrzebuje wszystkich tych połączeń. Zakres synchronizacji ustalamy indywidualnie, na podstawie tego, co dziś robi się ręcznie.
Co w którą stronę: projekt wymiany danych
Zanim zaczniemy łączyć, ustalamy, który system jest źródłem prawdy dla każdej informacji. Od tej decyzji zależy reszta projektu, a łatwo ją pominąć. Jeśli cenę można zmienić w dwóch miejscach, prędzej czy później obie wersje się rozjadą i trudno będzie ustalić, która jest właściwa.
Typowy układ wygląda tak: system magazynowy odpowiada za stany, ceny i kartotekę towarów, sklep za opisy, zdjęcia i zamówienia. Zamówienie trafia do systemu, wraca z niego numer dokumentu sprzedaży i status realizacji, a numer przesyłki idzie z powrotem do sklepu i do klienta.
Ustalamy też, co ma się dziać w sytuacjach spornych: gdy towar zniknął z magazynu między złożeniem a przetworzeniem zamówienia, gdy klient zamówił więcej, niż jest na stanie, albo gdy jedna z usług przestaje odpowiadać. Od obsługi takich przypadków zależy, czy integracja ułatwia pracę, czy dokłada ręcznych poprawek.
| Dane | Źródło prawdy | Kierunek | Częstotliwość |
|---|---|---|---|
| Stany magazynowe | System ERP | ERP → sklep | co kilka minut |
| Ceny i rabaty | System ERP | ERP → sklep | cyklicznie, np. co godzinę |
| Opisy i zdjęcia | Sklep | sklep → ERP lub brak | jednorazowo |
| Zamówienia | Sklep | sklep → ERP | natychmiast |
| Dokument sprzedaży | System ERP | ERP → sklep | po wystawieniu |
| Numer przesyłki | System kurierski | kurier → ERP → sklep | po nadaniu |
Jak przebiega wdrożenie
Zaczynamy od mapowania procesu w takiej postaci, w jakiej działa na co dzień. Z osobą, która obsługuje zamówienia, przechodzimy krok po kroku jeden dzień pracy. Wychodzą wtedy wyjątki, o których łatwo zapomnieć, a które trzeba obsłużyć: zamówienia telefoniczne, klienci na przedpłacie, towary sprowadzane na zamówienie.
Potem powstaje mapa danych i harmonogram. Integrację uruchamiamy najpierw na środowisku testowym, na kopii realnych danych, i przepuszczamy przez nią prawdziwe zamówienia z poprzedniego tygodnia. Na produkcję przechodzimy dopiero wtedy, gdy wynik zgadza się z tym, co zrobili ludzie.
W pierwszym tygodniu działania sprawdzamy każdą partię danych. To dodatkowa praca, ale wychwytuje przypadki brzegowe, zanim narobią bałaganu w magazynie i w księgowości.
Integracji nie włączamy od razu w miejsce ręcznej pracy. Przez pierwsze dni działa równolegle i porównujemy wyniki, zanim ktokolwiek przestanie wprowadzać dane ręcznie.
Co się dzieje, gdy jedna strona przestaje odpowiadać
Integracja łączy systemy, na które nie mamy pełnego wpływu. Sklep bywa niedostępny w czasie aktualizacji, serwer ERP wyłączony na noc, a usługa kurierska ma własne awarie. Połączenie projektujemy z założeniem, że takie przerwy się zdarzają.
Dane, których nie udało się przekazać, trafiają do kolejki i są ponawiane, więc przerwa nie oznacza utraty zamówienia. Jeśli problem się przedłuża, dostajemy powiadomienie i reagujemy.
Prowadzimy też dziennik operacji. Gdy pojawia się pytanie, dlaczego zamówienie sprzed trzech tygodni ma dziwny status, odpowiedź jest w dzienniku i nie trzeba odtwarzać zdarzeń z pamięci.
- Integracja bez kolejki ponowień, w której dane giną przy każdej przerwie
- Brak dziennika operacji, przez który nie da się odtworzyć historii
- Synchronizacja w obie strony bez ustalonego źródła prawdy
- Uruchomienie od razu na produkcji, bez testów na realnych danych
- Zależność od jednej osoby, która wie, jak to działa
Sprzedaż wielokanałowa: sklep, Allegro i reszta
Przy sprzedaży w kilku miejscach naraz bez integracji trudno utrzymać poprawne stany. Ten sam towar wystawiony w sklepie i na platformie zewnętrznej wymaga wspólnego stanu, inaczej można go sprzedać dwa razy.
Standardowe rozwiązanie to warstwa pośrednia, która zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów, ujednolica je i przekazuje do systemu magazynowego jednym strumieniem. W drugą stronę rozsyła aktualne stany do wszystkich kanałów naraz. Zamiast kilku osobnych połączeń zostają dwa.
Warstwa pośrednia rozwiązuje też problem różnych wymagań platform: innych formatów danych, zasad dotyczących dokumentów sprzedaży i terminów wysyłki. Ujednolicenie ich w jednym miejscu jest prostsze niż obsługa każdego kanału osobno.
Od czego zależy koszt integracji
Koszt zależy głównie od liczby łączonych systemów i od tego, czy istnieje gotowy moduł, czy połączenie trzeba napisać od zera. Moduł do popularnej pary systemów wystarczy skonfigurować, a nietypowe połączenie trzeba najpierw zaprojektować.
| Zakres | Przykład | Od czego zależy koszt |
|---|---|---|
| Konfiguracja gotowego modułu | WooCommerce ↔ Subiekt, standardowy zakres | liczba synchronizowanych danych i kanałów |
| Integracja z dopasowaniem | Własne pola, cenniki B2B, wyjątki procesowe | liczba wyjątków i reguł do obsłużenia |
| Połączenie pisane od zera | System bez gotowych modułów, nietypowy proces | możliwości wymiany danych po obu stronach |
| Opieka nad integracją | Monitoring, reagowanie, zmiany po aktualizacjach | liczba połączeń i częstotliwość aktualizacji |
Opieka nie jest obowiązkowa, ale warto ją rozważyć. Integracje psują się najczęściej po aktualizacji jednej ze stron, a wtedy liczy się, czy ktoś szybko to zauważy. Wycenę wdrożenia przygotowujemy bezpłatnie w 24 godziny.
Polecam, profesjonalne podejście i wysoka jakość świadczonych usług.
Współpraca
Jak wygląda współpraca krok po kroku
Mapowanie procesu
Przechodzimy jeden dzień pracy z osobą obsługującą zamówienia, razem z wyjątkami.
Analiza systemów
Wersje, dostępne sposoby wymiany danych, ograniczenia po obu stronach.
Projekt wymiany danych
Co, w którą stronę, jak często i co ma się dziać w sytuacjach spornych.
Wdrożenie i testy
Uruchomienie na kopii realnych danych, przepuszczenie zamówień z poprzedniego tygodnia.
Start produkcyjny
Praca równoległa z dotychczasową, porównanie wyników, dopiero potem przełączenie.
Monitoring i rozwój
Powiadomienia o błędach, reakcja po aktualizacjach, zmiany przy zmianie procesu.
Pytania
Najczęstsze pytania
Sprawdzamy to na starcie. Starsze wersje bywają ograniczone, ale zwykle da się znaleźć sposób, czasem przez wymianę plików zamiast bezpośredniego połączenia. Jeśli sensownej opcji nie ma, mówimy o tym przed wyceną.
Standardowo co kilka minut, przy krytycznych towarach częściej. Aktualizacja natychmiast po każdej zmianie bywa możliwa, ale przy dużym katalogu potrafi obciążyć oba systemy bardziej, niż jest to warte.
Tak, najczęściej przez warstwę pośrednią zbierającą zamówienia ze wszystkich kanałów. Do systemu magazynowego trafiają wtedy jednym, ujednoliconym strumieniem.
Dane czekają w kolejce i są ponawiane, a my dostajemy powiadomienie. W ramach opieki reagujemy na takie zgłoszenia i przywracamy wymianę danych.
Mogą. Po opłaceniu zamówienia dokument wystawia system ERP albo serwis fakturowy, zależnie od tego, gdzie prowadzisz sprzedaż. Trafia do klienta i do księgowości bez ręcznego przepisywania.
Tak, jeśli ma jakiś sposób wymiany danych albo da się go dopisać. O budowie sklepów przygotowanych pod integrację piszemy przy sklepach internetowych.
Powiązane usługi
Co jeszcze może się przydać
Twoje miasto
Integracje ERP w Twoim mieście
Dla każdego z tych miast mamy osobną stronę z opisem lokalnego rynku i tego, jak pracujemy z firmami z tego miasta.
Połączmy Twój sklep z systemem magazynowym
Napisz, jakiego sklepu i jakiego systemu używasz oraz co dziś robi się ręcznie. Odpowiemy, czy istnieje gotowe rozwiązanie, i bezpłatnie wycenimy wdrożenie.