woj. podlaskie
Programy ERP
Białystok
Co miesiąc firma wysyła biuru rachunkowemu segregator albo paczkę wydruków. Biuro wprowadza dokumenty ręcznie, dzwoni z pytaniami o brakujące faktury, a do dziesiątego wszyscy są zdenerwowani. System handlowy potrafi przekazywać dane do księgowości elektronicznie: trzeba to tylko ustawić razem z biurem.
Biuro rachunkowe
Segregator co miesiąc
Większość małych i średnich firm z Białegostoku i okolic korzysta z zewnętrznego biura rachunkowego. Firma wystawia dokumenty w systemie handlowym, a biuro księguje je w swoim programie. Pomiędzy jest papier albo pliki PDF wysyłane mailem.
Skutki są znane: biuro przepisuje dokumenty ręcznie, co kosztuje czas i generuje błędy. Brakujące faktury wychodzą przy zamknięciu, rozrachunki w firmie i w biurze się rozjeżdżają, a firma płaci biuru więcej za pracę, którą mógłby wykonać eksport.
Popularne systemy handlowe przekazują dokumenty do programów księgowych elektronicznie: szczególnie w obrębie tej samej rodziny, jak Subiekt z Rachmistrzem czy Rewizorem. Ustalamy z biurem, w jakim programie pracuje i jaki format przyjmuje, i konfigurujemy przekazywanie danych.
Zakres
Co ustawiamy
Konfiguracja wymaga współpracy z biurem rachunkowym.
- Rozmowa z biurem: program księgowy i przyjmowane formaty
- Konfiguracja eksportu dokumentów sprzedaży i zakupu
- Ujednolicenie kontrahentów i kont po obu stronach
- Harmonogram przekazywania danych w miesiącu
- Lista kontrolna przed wysłaniem danych do biura
- Uzgadnianie rozrachunków między firmą a biurem
- Obieg dokumentów kosztowych, które nie są w systemie
- Instrukcja dla osoby przekazującej dane
- Nie zmieniamy programu księgowego biura
- Nie udzielamy porad księgowych
- Nie przekazujemy danych bez zgody i ustaleń z biurem
Papier i eksport
Papier i eksport danych obok siebie
Poniżej porównanie typowego miesiąca.
| Etap | Papier albo PDF | Eksport z systemu |
|---|---|---|
| Przekazanie sprzedaży | wydruki albo pliki mailem | plik eksportu do programu biura |
| Wprowadzenie w biurze | ręczne przepisywanie | import dokumentów |
| Brakujące faktury | wychodzą przy zamknięciu | lista kontrolna przed wysłaniem |
| Kontrahenci | wpisywani od nowa w biurze | przekazywani z dokumentami |
| Rozrachunki | rozjechane między firmą a biurem | uzgadniane na tych samych danych |
| Koszt pracy biura | wyższy przy przepisywaniu | niższy przy imporcie |
| Dokumenty kosztowe spoza systemu | segregator | uzgodniony obieg skanów |
Każde biuro pracuje w innym programie i przyjmuje inne formaty. Konfigurację zaczynamy od rozmowy z biurem, a nie od ustawień w systemie firmy.
Wynik
Co dostajecie
Spokojniejsze zamknięcie miesiąca po obu stronach.
- Eksport do biura: Dokumenty przekazywane elektronicznie, w uzgodnionym formacie.
- Harmonogram i lista kontrolna: Kiedy i co wysłać, żeby niczego nie brakowało.
- Uzgodnione rozrachunki: Te same dane w firmie i w biurze.
Białystok w praktyce
Czego nauczyły nas projekty z białostockimi firmami
Pierwsza rzecz: biura rachunkowe chętnie przyjmują eksport. Oszczędza im czasu i błędów. Często to biuro pierwsze pyta, czy firma nie mogłaby przekazywać danych elektronicznie.
Druga: najwięcej problemów sprawiają kontrahenci. Ten sam klient w systemie firmy i w programie biura zapisany inaczej powoduje błędy przy imporcie. Ujednolicenie na starcie oszczędza poprawek co miesiąc.
Trzecia: dokumenty kosztowe spoza systemu, paragony, faktury za paliwo, rachunki, nadal wymagają obiegu. Prosty harmonogram skanów zamiast segregatora dopełnia elektroniczne przekazywanie danych.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejszy jest kontakt do biura rachunkowego.
- Nazwa i wersja systemu handlowego
- Kontakt do biura rachunkowego
- Informacja, w jakim programie pracuje biuro
- Opis, jak dziś przekazujecie dokumenty
- Liczba dokumentów miesięcznie
- Lista problemów przy zamknięciu miesiąca
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od rozmowy z firmą i biurem rachunkowym. Sprawdzamy, jaki format przyjmuje biuro i co potrafi Wasz system.
Konfigurujemy eksport, ujednolicamy kontrahentów i ustalamy harmonogram. Pierwszy miesiąc przekazujemy równolegle: eksport i dotychczasowy sposób, żeby biuro mogło porównać. Z firmami z Białegostoku pracujemy zdalnie: na wideorozmowie i przez zdalny dostęp.
Po sprawdzeniu przechodzicie tylko na eksport. W ramach wsparcia pomagamy, gdy biuro zmieni program albo przepisy wymuszą zmianę formatu.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Współpracę systemów z biurami rachunkowymi ustawiamy dla firm z Białegostoku zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Wasilkowa, Choroszczy, Łap, Supraśla, Zabłudowa i Sokółki.
- Centrum
- Białostoczek
- Antoniuk
- Dziesięciny I
- Wysoki Stoczek
- Piaski
- Bojary
- Nowe Miasto
- Słoneczny Stok
- Zielone Wzgórza
- Skorupy
- Wygoda
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Choroszcz, Wasilków, Supraśl, Łapy, Zabłudów, Czarna Białostocka, Juchnowiec Kościelny. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Współpraca
Od segregatora do eksportu
Rozmowa z biurem
Program i formaty.
Sprawdzenie systemu
Co potrafi Wasza wersja.
Konfiguracja eksportu
Dokumenty i kontrahenci.
Harmonogram
Kiedy i co przekazywać.
Miesiąc równolegle
Eksport i dotychczasowy sposób.
Tylko eksport
Po sprawdzeniu przez biuro.
Pytania
Zanim zapytasz
Zwykle tak. Zależy od programu biura i formatów.
Nie. Dopasowujemy eksport do programu biura.
Ustalamy prosty obieg skanów.
To zależy od biura, ale import zajmuje mniej czasu niż przepisywanie.
Nie. Konfigurujemy technicznie.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Białymstoku
Połączmy system z Waszym biurem rachunkowym
Napiszcie, jakiego systemu używacie i w jakim programie pracuje biuro. Sprawdzimy, jak przekazywać dane bez segregatorów.