woj. śląskie
Programy ERP
Katowice
Duży klient wymaga, żeby na dokumencie wydania był numer jego zamówienia i kod towaru z jego katalogu. Zarząd chce zestawienia sprzedaży w układzie, którego system nie ma. Handlowcy drukują oferty w programie graficznym, bo wzorzec z systemu wygląda źle. Wzorce i raporty da się dopasować: w systemie, a nie obok niego.
Wzorce i raporty
Dokumenty, które nie spełniają wymagań
Standardowe wzorce dokumentów w systemach ERP są poprawne formalnie, ale rzadko wystarczają firmom współpracującym z dużymi odbiorcami. Zakłady przemysłowe i sieci handlowe z aglomeracji mają swoje wymagania: numer zamówienia, kod towaru odbiorcy, numer partii, miejsce dostawy.
Gdy wzorzec tego nie ma, firma dopisuje informacje długopisem albo przepisuje dokument do edytora. Oferty powstają w programie graficznym, bo standardowa wygląda nieprofesjonalnie. Raporty dla zarządu składa się w arkuszu.
Wzorce dokumentów i raporty w popularnych systemach da się dopasować: dodać pola, zmienić układ, logo, teksty, kody kreskowe. Przygotowujemy je w systemie, żeby każdy dokument powstawał od razu w wymaganej formie.
Zakres
Co przygotowujemy
Zaczynamy od dokumentów, które dziś są poprawiane ręcznie.
- Wzorce faktur z polami wymaganymi przez odbiorców
- Dokumenty wydania z numerem zamówienia i kodem odbiorcy
- Oferty w układzie graficznym firmy
- Etykiety i dokumenty z kodami kreskowymi
- Wersje dokumentów w językach obcych
- Raporty dla zarządu w wymaganym układzie
- Zestawienia dla kluczowych klientów
- Sprawdzenie wzorców po każdej aktualizacji systemu
- Nie zmieniamy danych obowiązkowych na dokumentach
- Nie tworzymy wzorców, które wystarczy skonfigurować w standardzie
- Nie zostawiamy wzorców bez opisu zmian
Dopasowania
Typowe dopasowania wzorców
Poniżej przykłady dopasowań, które przygotowujemy najczęściej.
| Dokument | Wymaganie | Rozwiązanie we wzorcu |
|---|---|---|
| Faktura | numer zamówienia odbiorcy | pole z dokumentu zamówienia |
| Dokument wydania | kod towaru z katalogu odbiorcy | kod z kartoteki powiązań |
| Dokument wydania | numer partii i data ważności | pola z dostaw |
| Oferta | układ graficzny firmy | wzorzec z logo, zdjęciami, warunkami |
| Etykieta | kod kreskowy odbiorcy | wydruk z kodem na etykiecie |
| Dokument dla klienta zagranicznego | wersja językowa | wzorzec w języku klienta |
| Raport dla zarządu | sprzedaż według grup i regionów | raport w systemie |
Duże aktualizacje systemu potrafią zmienić działanie wzorców. W ramach wsparcia sprawdzamy je po każdej aktualizacji, zanim trafią do klientów.
Wynik
Co dostajecie
Dokumenty prosto z systemu, bez poprawek długopisem.
- Wzorce dokumentów: Z polami wymaganymi przez odbiorców.
- Raporty na miarę: Dla zarządu i kluczowych klientów, w systemie.
- Opis zmian: Co zmieniono we wzorcach, na wypadek aktualizacji.
Aglomeracja w praktyce
Czego nauczyły nas projekty w firmach z aglomeracji
Pierwsza rzecz: dostawcy dużych zakładów na Śląsku dostają wymagania dotyczące dokumentów w umowach. Dokument bez numeru zamówienia odbiorcy potrafi opóźnić płatność o tygodnie, bo nie przechodzi przez obieg u klienta.
Druga: kody towarów odbiorcy najlepiej trzymać w kartotece jako powiązanie, a nie wpisywać ręcznie na dokumencie. Wtedy wzorzec pobiera je automatycznie.
Trzecia: wzorce dokumentów to częsta ofiara aktualizacji. Firmy, które nie sprawdzają ich po aktualizacji, dowiadują się o problemie od klienta.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsze są wymagania klientów.
- Nazwa i wersja systemu
- Wymagania odbiorców dotyczące dokumentów
- Przykłady dokumentów poprawianych ręcznie
- Wzór oferty i identyfikacja graficzna firmy
- Oczekiwany układ raportów dla zarządu
- Lista kluczowych klientów i ich wymagań
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od przeglądu dokumentów, które dziś są poprawiane ręcznie, i wymagań odbiorców. Sprawdzamy, co da się skonfigurować w standardzie, a co wymaga wzorca na miarę.
Przygotowujemy wzorce na kopii, drukujemy próbne dokumenty i sprawdzamy je z osobami, które wysyłają je klientom. Z firmami z Katowic pracujemy zdalnie: na wideorozmowie i przez zdalny dostęp.
Po wdrożeniu opisujemy zmiany we wzorcach i w ramach wsparcia sprawdzamy je po każdej aktualizacji systemu.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Wzorce dokumentów i raporty przygotowujemy dla firm z Katowic zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Sosnowca, Chorzowa, Gliwic, Tychów, Mikołowa i Rudy Śląskiej.
- Śródmieście
- Ligota-Panewniki
- Koszutka
- Bogucice
- Załęże
- Piotrowice-Ochojec
- Kostuchna
- Giszowiec
- Janów-Nikiszowiec
- Dąb
- Osiedle Tysiąclecia
- Zawodzie
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Sosnowiec, Chorzów, Gliwice, Zabrze, Tychy, Mysłowice, Siemianowice Śląskie, Dąbrowa Górnicza. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Współpraca
Od poprawek długopisem do dokumentów z systemu
Przegląd dokumentów
Co jest poprawiane ręcznie.
Wymagania odbiorców
Pola, kody, układ.
Standard czy na miarę
Dla każdego dokumentu.
Wzorce na kopii
Z próbnymi wydrukami.
Sprawdzenie z zespołem
Przed wysłaniem klientom.
Opis i wsparcie
Kontrola po aktualizacjach.
Pytania
Zanim zapytasz
Zwykle tak, we wzorcu dokumentu.
Tak, z logo, zdjęciami i układem firmy.
Nie zawsze. Sprawdzamy je po każdej aktualizacji.
Tak, wzorce w języku klienta.
Tak, zamiast w arkuszu.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Katowicach
Dopasujmy dokumenty do wymagań klientów
Prześlijcie przykłady dokumentów, które dziś poprawiacie ręcznie. Sprawdzimy, jak przygotować je w systemie.