Subiekt GT czy nexo: kiedy migracja ma sens

Czym różnią się te dwie linie

Starsza linia (Subiekt GT) jest dojrzała i dobrze znana wielu księgowym i handlowcom w Polsce. Nowsza (Subiekt nexo) została zbudowana od podstaw, na nowszej technologii, z myślą o pracy wielostanowiskowej i rozbudowie.

Różnice widać w trzech miejscach: w sposobie pracy na wielu stanowiskach, w możliwościach rozbudowy o dodatkowe moduły oraz w tempie, w jakim producent dodaje nowe funkcje.

Trzeba też pamiętać, że to przejście na inny produkt, a nie aktualizacja. Dane się przenoszą, ale konfiguracja, wzorce dokumentów, raporty i przyzwyczajenia już nie.

Różnice, które zespół odczuje w codziennej pracy

Opisy producenta skupiają się na funkcjach, a zespół ocenia program po tym, jak szybko wystawi fakturę, przyjmie dostawę i znajdzie kontrahenta. Te wrażenia decydują o tym, czy nowy system zostanie przyjęty, więc warto sprawdzić je przed decyzją.

Tabelę najlepiej wypełnić po obejrzeniu obu programów na przykładach z własnej firmy: kilku typowych fakturach, jednej korekcie, przyjęciu dostawy i zamówieniu od stałego klienta. Ogólna prezentacja rzadko pokazuje miejsca, w których zespół będzie się potykał przez pierwsze tygodnie.

Pozostałe programy i biuro rachunkowe

W wielu firmach system sprzedażowy nie działa sam. Obok niego pracuje program księgowy, kadrowy albo wymiana danych z biurem rachunkowym. Decyzja o migracji dotyczy więc całego zestawu programów.

Przed decyzją warto porozmawiać z księgowością: jak dziś trafiają do niej dokumenty, w jakim formacie i czy po zmianie systemu ten sposób nadal będzie działał. Biuro rachunkowe pracujące na innym oprogramowaniu może wymagać innego sposobu przekazywania danych.

Dobrze jest też spisać wszystkie miejsca, w których dane z systemu są wykorzystywane: raporty dla właściciela, wymiana ze sklepem, pliki dla kontrahentów, etykiety przesyłek.

Kiedy migracja ma sens

Gdy firma rośnie i zaczyna potrzebować rzeczy, których starsza linia nie obsługuje: pracy wielu osób jednocześnie bez spowolnień, rozbudowanych uprawnień, integracji, które są dostępne tylko dla nowszej linii.

Gdy planujecie większe wdrożenie: sklep internetowy z integracją, system magazynowy z kolektorami, rozbudowaną sprzedaż wielokanałową. Wtedy sensowniej zbudować to od razu na docelowym systemie niż migrować za rok.

Również wtedy, gdy i tak zbliża się większa zmiana: wymiana serwera, zmiana biura rachunkowego, reorganizacja magazynu. Migracja przy okazji zwykle kosztuje mniej niż osobno, bo część pracy i tak trzeba wykonać.

Sklep internetowy i integracje przy migracji

Jeśli system sprzedażowy wymienia dane ze sklepem internetowym, serwisem aukcyjnym albo firmą kurierską, migracja oznacza także zmianę tych połączeń. Integracja działająca ze starszą linią nie zadziała automatycznie z nowszą.

Warto sprawdzić z wyprzedzeniem, czy używane integracje mają wersję dla nowego systemu, ile kosztuje ich zmiana i czy da się je przetestować przed dniem przełączenia. Najgorszy scenariusz to działający nowy system i sklep, który przestał dostawać stany magazynowe.

Szczegóły opisujemy w artykule o integracji sklepu z systemem magazynowym i przy integracjach ERP.

Kiedy odradzamy

Gdy obecny system działa, firma nie rośnie w sposób wymagający zmian, a głównym argumentem jest „nowsze jest lepsze”. To słaby i kosztowny powód migracji.

Gdy firma ma dużo własnych raportów, wzorców dokumentów i rozwiązań zbudowanych latami. Wszystko to trzeba odtworzyć, a nakład bywa większy niż sama migracja danych.

Również w środku sezonu. Przejście wymaga okna, szkolenia i okresu, w którym praca idzie wolniej. Robienie tego w miesiącu największej sprzedaży to prosta droga do problemów.

Kto w firmie powinien brać udział w decyzji

Decyzję o migracji najczęściej podejmuje właściciel, czasem po rozmowie z firmą wdrożeniową. Tymczasem z programem na co dzień pracują inne osoby i to one najlepiej wiedzą, co w obecnym systemie działa, a co wymaga obejścia. Pominięcie ich na etapie decyzji zwykle wraca na etapie wdrożenia.

• Właściciel: cel zmiany, budżet, termin i raporty potrzebne do zarządzania
• Sprzedaż: szybkość wystawiania dokumentów, cenniki, rabaty, obsługa klienta przy ladzie i przez telefon
• Magazyn: przyjęcia, wydania, inwentaryzacja, etykiety i praca z czytnikiem kodów
• Księgowość: przekazywanie dokumentów, zamknięcie okresu, rozrachunki
• Osoba od sklepu i integracji: wymiana stanów, cen i zamówień
• Opiekun IT: serwer, baza, kopie, stanowiska i dostęp zdalny

Celem jest zebranie wymagań, a nie głosowanie. Krótka rozmowa z każdą z tych osób zajmuje godzinę, a pozwala uniknąć sytuacji, w której po przełączeniu okazuje się, że magazyn nie ma czym drukować etykiet.

Sprawy do ustalenia przed decyzją

Poniższe sprawy warto omówić w firmie, zanim zamówi się licencje i wycenę migracji. Odpowiedzi zwykle rozstrzygają, czy migracja ma sens teraz, później czy wcale.

• Czego konkretnie brakuje w obecnym systemie
• Liczba osób pracujących w systemie jednocześnie i to, czy rośnie
• Integracje i programy, które muszą działać po zmianie
• Liczba własnych raportów i wzorców dokumentów do odtworzenia
• Okres w roku, w którym firma ma najmniej pracy
• Osoba po stronie firmy, która poprowadzi przygotowanie danych

Co się przenosi, a co trzeba zrobić od nowa

To najważniejsza część planowania i miejsce, w którym często powstają nieporozumienia. Poniżej realny podział.

Sprawdzony układ pośredni: nowy system startuje z czystymi danymi bieżącymi, a stary zostaje dostępny w trybie do odczytu na wypadek potrzeby sięgnięcia do archiwum. Rozwiązuje to problem kosztu migracji bez utraty dostępu do historii.

Wzorce wydruków i raporty: jak je odtworzyć

Wzorce faktur, dokumentów magazynowych i ofert oraz własne raporty to rzeczy, które firmy budują latami. Przy migracji nie przenoszą się automatycznie i trzeba je odtworzyć.

Najlepiej zacząć od spisu: które wydruki i raporty są naprawdę używane, kto z nich korzysta i jak często. Zwykle okazuje się, że część była potrzebna raz, dawno temu, i nie ma sensu jej odtwarzać.

Pozostałe warto uporządkować według ważności. Faktura i dokumenty magazynowe muszą działać pierwszego dnia, a raport kwartalny dla właściciela może poczekać kilka tygodni.

Przygotowanie danych: etap, którego nie warto pomijać

Kosztownym błędem przy migracji jest przeniesienie całej starej kartoteki bez czyszczenia. Dwadzieścia tysięcy pozycji, z których połowa jest nieaktualna, zamienia nowy system w kopię starego problemu.

Przed migracją warto więc przejrzeć kartotekę: usunąć towary wycofane, połączyć duplikaty, ujednolicić nazewnictwo i ustalić zasady kodowania na przyszłość. To najnudniejszy etap projektu, a decyduje o tym, czy za rok zespół będzie chciał z systemu korzystać.

To samo dotyczy kontrahentów. Ten sam klient wpisany trzy razy, z trzema wariantami nazwy, przeniesie się jako trzy osobne pozycje i tak zostanie.

Jak przebiega migracja

Pierwszym krokiem jest migracja próbna, na kopii, bez ruszania systemu produkcyjnego. Jej efekt pokazuje się firmie do sprawdzenia: czy stany się zgadzają, czy dokumenty wyglądają poprawnie, czy raporty dają te same liczby.

Na tym etapie wychodzą rzeczy niewidoczne w starym systemie: zdublowani kontrahenci, towary o tej samej nazwie i różnych kodach, ujemne stany magazynowe. Poprawia się je przed migracją właściwą.

Migracja właściwa odbywa się w oknie serwisowym, zwykle w weekend, po zamknięciu okresu. Poniedziałek to pierwszy dzień pracy w nowym systemie i wtedy przydaje się obecność kogoś, kto odpowie na pytania na miejscu albo zdalnie.

Plan awaryjny na weekend przełączenia

Migracja właściwa zwykle przebiega zgodnie z planem, zwłaszcza po udanej migracji próbnej. Mimo to warto przed weekendem przełączenia ustalić, co się stanie, jeśli coś pójdzie nie tak. Decyzja podejmowana w nocy z soboty na niedzielę, bez wcześniejszych ustaleń, bywa najsłabszym punktem całego projektu.

Plan nie musi być rozbudowany. Wystarczy kilka punktów spisanych na jednej stronie i znanych wszystkim osobom, które uczestniczą w przełączeniu.

• Pełna kopia starego systemu wykonana tuż przed rozpoczęciem migracji i sprawdzona
• Godzina graniczna, do której nowy system musi przejść kontrolę stanów i dokumentów
• Lista kontroli po migracji: stany, salda kontrahentów, numeracja, wydruk faktury
• Jedna osoba, która mówi „przełączamy” albo „wracamy”
• Sposób pracy w poniedziałek, jeśli nastąpi powrót do starego systemu
• Informacja dla zespołu i obsługi sklepu internetowego o możliwym opóźnieniu

Powrót do starego systemu oznacza przesunięcie terminu, a nie porażkę. Znacznie gorzej wypada start na danych, które się nie zgadzają, bo każdy kolejny dzień pracy dokłada dokumentów do poprawienia.

Taki plan ma sens tylko wtedy, gdy kopia sprzed migracji naprawdę daje się odtworzyć. O testowaniu kopii piszemy w artykule kopie zapasowe w firmie.

Migracja do nexo tydzień po tygodniu

Migracja rozłożona w czasie przebiega spokojniej niż przejście „z piątku na poniedziałek” bez przygotowania. Poniżej orientacyjny przebieg dla typowej firmy handlowej.

Kiedy przejść: koniec miesiąca, roku czy inwentaryzacja

Termin przełączenia warto dopasować do rytmu firmy i księgowości. Najczęściej wybiera się początek miesiąca, po zamknięciu poprzedniego okresu, żeby rozliczenia z jednego miesiąca nie były rozdzielone między dwa systemy.

Dobrym momentem bywa też inwentaryzacja. Stany magazynowe są wtedy sprawdzone, więc do nowego systemu trafiają dane, którym można ufać.

Warto unikać okresów największej sprzedaży i terminów rozliczeń. Praca w nowym systemie w pierwszych dniach idzie wolniej, bo użytkownicy dopiero się go uczą.

Szkolenie i pierwsze dwa tygodnie

Interfejs nowszej linii różni się na tyle, że pracownicy przyzwyczajeni do starszej potrzebują szkolenia. Wystarczy pokazać, gdzie przeniosły się rzeczy używane codziennie, bez nauki od zera.

Szkolenie warto podzielić na role. Osoba na magazynie potrzebuje czegoś innego niż handlowiec i czegoś zupełnie innego niż właściciel patrzący na raporty. Na wspólnym szkoleniu dla wszystkich każdy dostaje tylko część tego, czego potrzebuje.

Pierwsze dwa tygodnie warto obsłużyć w trybie zwiększonej dostępności. Wtedy pojawia się najwięcej pytań, a szybka odpowiedź decyduje o tym, czy zespół przyzwyczai się do systemu, czy zacznie omijać go arkuszem kalkulacyjnym.

Typowe zgłoszenia z pierwszego tygodnia

Pierwsze dni pracy w nowym systemie przynoszą podobne zgłoszenia niezależnie od branży. Zwykle wynikają z ustawień, których nie dało się sprawdzić bez prawdziwej pracy, a nie z błędów programu. Dobrze mieć je na liście z wyprzedzeniem.

Zgłoszenia warto zbierać w jednym miejscu, z datą i nazwiskiem zgłaszającego. Po tygodniu widać, które problemy były jednorazowe, a które wymagają zmiany ustawień albo krótkiego doszkolenia.

Uprawnienia i role po migracji

Nowe systemy pozwalają dokładniej ustawić, kto może wystawiać dokumenty, zmieniać ceny, widzieć marże i usuwać dane. Migracja to dobry moment, żeby uporządkować te uprawnienia, zamiast przenosić dotychczasowy układ, w którym wszyscy mogą wszystko.

Warto przygotować kilka ról odpowiadających stanowiskom: sprzedaż, magazyn, zakupy, księgowość, właściciel. Każdy użytkownik dostaje rolę zamiast indywidualnego zestawu uprawnień ustawianego ręcznie.

Uporządkowane uprawnienia zmniejszają liczbę pomyłek i ułatwiają ustalenie, kto wprowadził zmianę, gdy coś się nie zgadza.

Od czego zależy koszt

Koszt dzieli się na trzy części: licencje nowej linii, prace migracyjne i odtworzenie tego, co się nie przenosi. Ta trzecia część jest najczęściej niedoszacowana.

Licencje mają cenniki publiczne, a producent bywa skłonny zaproponować warunki przejścia dotychczasowym użytkownikom. Warto o nie zapytać przed zakupem, bo nie zawsze są komunikowane wprost.

Prace migracyjne przy typowej firmie handlowej to zwykle kilka dni roboczych. Odtworzenie wzorców, raportów i konfiguracji zajmuje od kilku dni do dwóch tygodni, zależnie od tego, ile firma zbudowała przez lata.

• Migracja bez wcześniejszego czyszczenia kartoteki
• Przeniesienie pełnej historii dokumentów bez potrzeby
• Brak migracji próbnej przed właściwą
• Termin w środku sezonu albo przed zamknięciem okresu
• Pominięcie kosztu odtworzenia raportów i wzorców

Serwer i baza przed migracją

Nowszy system może mieć inne wymagania dotyczące serwera, bazy i stanowisk. Warto sprawdzić je przed zakupem licencji, bo wymiana serwera w trakcie migracji dokłada kolejne ryzyko.

Przy okazji dobrze jest ocenić stan obecnej bazy i kopii zapasowych. Migracja z bazy, która ma problemy z wydajnością albo spójnością, przenosi część tych problemów do nowego systemu.

O bazie, na której działają systemy handlowe, piszemy w artykułach Microsoft SQL Server w małej firmie i baza danych zwalnia.

Trzecia opcja: zostać i zoptymalizować

Nierzadko problem leży w sposobie używania systemu i stanie bazy. Wolne wystawianie dokumentów, zawieszenia przy raportach, kłopoty przy wielu stanowiskach to często kwestia konserwacji bazy, a nie linii produktu.

Zanim zapadnie decyzja o migracji, warto sprawdzić bazę i serwer. Bywa, że dwa dni pracy rozwiązują problem, dla którego rozważano znacznie droższy projekt migracji.

Mówimy o tym wprost, choć oznacza to mniejsze zlecenie. Migracja wykonana z niewłaściwego powodu kosztuje firmę podwójnie: raz przy wdrożeniu, drugi raz przy odkryciu, że problem nie zniknął.

Dwie firmy, dwie różne decyzje

Dobrze widać to na dwóch typowych, uogólnionych sytuacjach. Pierwsza to hurtownia: kilkanaście stanowisk, rosnąca sprzedaż przez sklep internetowy, kilka osób pracujących jednocześnie w magazynie i potrzeba dokładniejszych uprawnień. Tu migracja ma konkretne uzasadnienie, a przy okazji porządkuje się kartotekę i integracje.

Druga to sklep z trzema stanowiskami, stałym asortymentem i sprzedażą głównie przy ladzie. Właściciel słyszy, że starszy program jest przestarzały, ale w codziennej pracy niczego mu nie brakuje. Po sprawdzeniu bazy i uporządkowaniu kopii okazuje się, że najrozsądniej zostać przy obecnym systemie i wrócić do tematu, gdy pojawi się konkretna potrzeba.

W obu przypadkach punkt wyjścia był ten sam: lista rzeczy, których brakuje. Opinia o tym, który program jest nowocześniejszy, miała mniejsze znaczenie. Szerzej o wyborze systemu dla mniejszych firm piszemy w artykule jaki ERP dla małej firmy, a przy wdrożeniach w Lublinie i okolicach zobacz programy ERP w Lublinie.

Jak prowadzimy takie przejścia

Migracja w hurtowni, sklepie czy firmie usługowej zaczyna się u nas od spotkania z osobami, które na co dzień pracują w systemie. To one wiedzą, które funkcje są niezbędne, a które tylko istnieją.

W województwie lubelskim i w Warszawie część prac, zwłaszcza szkolenia i pierwszy dzień po przełączeniu, możemy prowadzić na miejscu (dojazd poza Lublin ustalamy indywidualnie). Migracja danych i przygotowanie wzorców odbywają się zwykle zdalnie, poza godzinami pracy firmy.

Więcej o wdrożeniach i wsparciu przy systemach InsERT w Lublinie i w Zamościu.

Kiedy przeprowadzić migrację

Poza samym dniem przełączenia warto zaplanować cały okres wokół niego, bo wdrożenie trwa dłużej niż jeden weekend.

Najgorszy termin to środek miesiąca, ostatnie dni przed inwentaryzacją albo szczyt sprzedaży. Praca w nowym systemie idzie wolniej przez pierwsze dwa tygodnie i warto, żeby wypadły one na spokojniejszy okres.

Warto też sprawdzić kalendarz zmian w przepisach. Migracja tuż przed terminem, w którym trzeba wdrożyć nowy obowiązek raportowy, oznacza dwie duże zmiany naraz, a to zwykle o jedną za dużo.

Pierwsze trzy miesiące po migracji

Dzień przełączenia to jeszcze nie koniec migracji. Pierwsze miesiące decydują o tym, czy system zostanie zaakceptowany przez zespół i czy dane pozostaną uporządkowane.

• Codzienne zbieranie pytań i problemów w pierwszych dwóch tygodniach
• Porównanie stanów magazynowych po pierwszym miesiącu
• Sprawdzenie, czy dokumenty prawidłowo trafiają do księgowości
• Odtworzenie brakujących raportów według ważności
• Krótkie szkolenie uzupełniające po miesiącu pracy
• Wyłączenie starego systemu dopiero po upewnieniu się, że archiwum jest dostępne

Decyzja w pięciu krokach

Na koniec krótkie zestawienie, które pomaga uporządkować decyzję, niezależnie od tego, czy skończy się migracją, czy uporządkowaniem obecnego systemu.

Jak podjąć decyzję o migracji

W skrócie: migracja ma sens wtedy, gdy obecny system nie pozwala zrobić czegoś, czego firma naprawdę potrzebuje.

Przed decyzją warto sprawdzić bazę i serwer, bo wolne wystawianie dokumentów i zawieszenia przy raportach częściej wynikają z braku konserwacji niż z wieku programu.

Jeśli decyzja zapadnie, najwięcej pracy zajmie zwykle przygotowanie kartoteki i odtworzenie wzorców oraz raportów, a nie samo przeniesienie danych. Warto uwzględnić to w budżecie od początku.