Integracja sklepu z systemem magazynowym: jak to zrobić, żeby nie bolało

Kiedy ręczna praca przestaje wystarczać

Przy niewielkiej liczbie zamówień ręczne przepisywanie działa i bywa tańsze niż integracja. Gdy zamówień przybywa, zaczyna kosztować więcej, i nie chodzi wyłącznie o czas.

Prawdziwym kosztem są błędy. Między jedną a drugą ręczną aktualizacją stanów mija zwykle kilka godzin, w których sklep sprzedaje towar nieistniejący. Każde takie zamówienie zwykle kończy się zwrotem pieniędzy, a często utratą klienta.

Druga granica jest jakościowa: sprzedaż w kilku kanałach naraz. Wtedy wspólny stan magazynowy staje się warunkiem działania, bo bez niego ten sam towar sprzedaje się dwa razy.

Jakie systemy łączy się najczęściej

W polskich firmach sklep internetowy najczęściej łączy się z kilkoma popularnymi systemami sprzedażowo-magazynowymi. Sposób połączenia zależy od systemu, jego wersji i tego, czy firma sprzedaje w jednym, czy w wielu kanałach.

O różnicach między systemami piszemy w artykułach Subiekt GT czy nexo i PC-Market w sprzedaży detalicznej.

Najważniejsza decyzja: co jest źródłem prawdy

Tę decyzję często się pomija, a od niej zależy większość dalszych ustaleń. Dla każdej informacji trzeba ustalić, który system jest właścicielem: stanów, cen, opisów, zamówień, danych klienta.

Jeśli cena może się zmienić w dwóch miejscach, prędzej czy później systemy się rozjadą i nikt nie będzie wiedział, która wartość jest właściwa. Rozstrzygnięcie tego na etapie projektu kosztuje godzinę; rozstrzyganie po fakcie kosztuje dni.

Typowy układ: system magazynowy odpowiada za stany, ceny i kartotekę towarów, sklep za opisy, zdjęcia i zamówienia. Możliwe są inne podziały, ale ten sprawdza się najczęściej.

Sposoby wymiany danych: porównanie

Gdy wiadomo już, który system za co odpowiada, trzeba wybrać, jak dane mają między nimi płynąć. Od tego zależy szybkość aktualizacji, odporność na przerwy i koszt późniejszych zmian.

Często łączy się dwa sposoby: gotowy łącznik dla standardowych danych i dopisany fragment dla tego, czego łącznik nie obsługuje. Ważne, żeby cały przepływ był opisany w jednym miejscu, a nie w głowie jednej osoby.

Kartoteka towarów: porządek przed integracją

Integracja przenosi dane z jednego systemu do drugiego, także bałagan. Jeśli w systemie magazynowym ten sam produkt występuje pod dwoma symbolami, a część towarów nie ma kodów, sklep dostanie dokładnie ten sam problem, tylko w większej skali.

Dlatego przed integracją warto uporządkować kartotekę: jednoznaczne symbole, kody kreskowe tam, gdzie są, spójne nazwy i jednostki miary oraz jasny podział na grupy. To praca nudna, ale jednorazowa, i często od niej zależy, czy integracja ruszy w dwa tygodnie, czy w dwa miesiące.

• Jeden symbol dla jednego towaru, bez duplikatów
• Kody kreskowe przypisane do towarów, które je mają
• Spójne jednostki miary i przeliczniki opakowań
• Grupy towarów odpowiadające kategoriom w sklepie
• Oznaczenie towarów, które nie mają trafiać do sklepu

Warianty, komplety i jednostki miary

Sklep i system magazynowy często inaczej rozumieją produkt. W sklepie koszulka ma jedną kartę z wyborem rozmiaru i koloru. W systemie magazynowym każdy rozmiar i kolor to osobny towar z własnym stanem.

Podobnie z kompletami i zestawami: w sklepie klient kupuje zestaw, a w magazynie trzeba zdjąć ze stanu trzy osobne towary. Z jednostkami miary bywa jeszcze trudniej: sklep sprzedaje sztuki, a hurtownia prowadzi stany w kartonach.

Wszystkie te przypadki trzeba opisać w mapie danych przed wdrożeniem. Wtedy integracja wie, jak przeliczać zamówienia na ruchy magazynowe, a obsługa nie musi poprawiać każdego zamówienia ręcznie.

Sytuacje sporne, które trzeba przewidzieć

Dobrze zaprojektowana integracja zakłada, że coś pójdzie nie tak, zamiast liczyć na to, że wszystko zadziała. Poniżej przypadki, które trzeba rozstrzygnąć na etapie projektu.

• Towar zniknął z magazynu między złożeniem a przetworzeniem zamówienia
• Klient zamówił więcej sztuk, niż jest na stanie
• Cena w sklepie różni się od ceny w systemie w momencie zamówienia
• Zamówienie zostało anulowane po wystawieniu dokumentu sprzedaży
• System magazynowy jest wyłączony na czas prac serwisowych
• Zwrot i korekta dokumentu po stronie systemu

Każdy z tych przypadków wymaga decyzji biznesowej, nie technicznej. Trzeba ustalić na przykład, czy realizujesz zamówienie mimo braku towaru i czy honorujesz niższą cenę ze sklepu. Odpowiedzi zależą od firmy, ale muszą paść przed wdrożeniem, bo inaczej system rozstrzygnie je przypadkowo.

Ceny i promocje: gdzie najłatwiej o rozjazd

Stany magazynowe są zwykle pierwszą rzeczą, o której myśli się przy integracji. Ceny sprawiają jednak równie wiele problemów, bo zmieniają się w kilku miejscach i z różnych powodów.

Typowa sytuacja: promocja ustawiona w sklepie na weekend, a w poniedziałek synchronizacja z systemem magazynowym przywraca cenę regularną w środku trwającej kampanii. Bywa też odwrotnie: zmiana cennika w systemie nie dociera do sklepu, bo produkt ma w nim ręcznie wpisaną cenę.

• Promocje ustawiane jednocześnie w sklepie i w systemie magazynowym
• Różne zaokrąglenia cen brutto w obu systemach
• Ręcznie nadpisane ceny, o których nikt nie pamięta
• Cenniki kontrahentów przenoszone do sklepu bez przypisania klientów
• Zmiana cen w godzinach największego ruchu w sklepie

Rozwiązaniem jest jasna zasada, gdzie powstaje każda cena: regularna, promocyjna i indywidualna. Jeśli promocje mają być ustawiane w sklepie, integracja musi wiedzieć, żeby ich nie nadpisywać.

Zwroty i reklamacje w zintegrowanym sklepie

Zwrot to proces, który zaczyna się w sklepie, a kończy w magazynie i księgowości. Klient zgłasza zwrot, paczka wraca, towar trzeba sprawdzić, przyjąć na stan, wystawić korektę i oddać pieniądze, w tej kolejności i bez pomyłek.

Bez integracji każdy z tych kroków wykonuje ktoś inny w innym systemie, a informacja o stanie zwrotu gubi się po drodze. Z integracją status zwrotu w sklepie odpowiada temu, co faktycznie stało się w magazynie.

Warto ustalić zasady, zanim pojawią się pierwsze zwroty: kto przyjmuje towar, kiedy wraca na sprzedaż, a kiedy trafia do osobnego magazynu, i na jakim etapie klient dostaje zwrot pieniędzy.

Kolejka ponowień: dlaczego nic nie może ginąć

Integracja łączy systemy, na które nie ma się pełnego wpływu. Sklep bywa niedostępny w czasie aktualizacji, serwer wyłączony na noc, usługa kurierska ma własne awarie.

Dane, których nie udało się przekazać, muszą trafiać do kolejki i być ponawiane, a nie znikać po cichu. To jedna z rzeczy, które odróżniają integrację napisaną porządnie od takiej, która działa do pierwszej przerwy.

Do tego potrzebny jest dziennik operacji. Gdy pojawia się pytanie, dlaczego zamówienie sprzed trzech tygodni ma dziwny status, odpowiedź powinna dać się znaleźć w kilka minut, bez odtwarzania z pamięci.

Kilka magazynów i sklep stacjonarny

Firma z magazynem w Lublinie i sklepem stacjonarnym w Zamościu ma dwa stany, które klient internetowy widzi jako jeden. Integracja musi wiedzieć, z którego miejsca realizować zamówienie i czy towar leżący na półce w sklepie w ogóle może zostać sprzedany przez internet.

Najczęściej sklep pokazuje sumę stanów z wybranych magazynów, a zamówienie trafia do tego, który ma towar i jest najbliżej klienta albo firmy kurierskiej. Przy odbiorze osobistym klient może wybrać miejsce i widzieć stan w konkretnym punkcie.

To wymaga więcej ustaleń niż przy jednym magazynie, ale rozwiązuje problem, który bez integracji jest nie do opanowania: towar sprzedany jednocześnie przy ladzie i w sklepie internetowym.

Jak wygląda sensowne wdrożenie

Zaczynamy od mapowania procesu takiego, jaki jest naprawdę, a nie tego, jak został kiedyś opisany. Siadamy z osobą obsługującą zamówienia i przechodzimy krok po kroku przez jeden dzień pracy.

Tam wychodzą wyjątki, o których łatwo zapomnieć: zamówienia telefoniczne, klienci na przedpłacie, towary sprowadzane na zamówienie, przesyłki łączone. To one decydują o tym, czy integracja obsłuży realną pracę.

Potem uruchamiamy ją na środowisku testowym, na kopii realnych danych, i przepuszczamy przez nią prawdziwe zamówienia z poprzedniego tygodnia. Dopiero gdy wynik zgadza się z tym, co zrobili ludzie, przechodzimy na produkcję.

Pierwsza synchronizacja: jak nie nadpisać sklepu

Najbardziej ryzykownym momentem całego wdrożenia jest pierwsze uruchomienie na prawdziwych danych. Jedna źle ustawiona reguła potrafi w kilka minut nadpisać opisy produktów, wyzerować stany albo ukryć połowę katalogu.

Dlatego przed pierwszą synchronizacją wykonuje się pełną kopię sklepu i bazy systemu magazynowego, a samo uruchomienie planuje poza godzinami sprzedaży. Przydaje się też tryb próbny, w którym integracja tylko raportuje, co by zmieniła, bez zapisywania czegokolwiek.

• Kopia sklepu i systemu magazynowego wykonana tuż przed startem
• Sprawdzone dopasowanie produktów po symbolu lub kodzie kreskowym
• Lista produktów, których nie udało się dopasować, przejrzana ręcznie
• Decyzja, co zrobić z produktami bez stanu: ukryć czy pokazać jako niedostępne
• Osoba po stronie firmy dostępna podczas uruchomienia

O tym, jak wykonywać i sprawdzać kopie, piszemy w artykule kopie zapasowe w firmie.

Zespół po integracji: kto co robi

Integracja zmienia też pracę ludzi. Osoba, która dotąd przepisywała zamówienia, zaczyna je sprawdzać i obsługiwać wyjątki. Magazyn dostaje zamówienia wcześniej, a księgowość otrzymuje dokumenty bez opóźnień.

Warto to zaplanować wprost: kto odbiera powiadomienia o błędach integracji, kto rozstrzyga sytuacje sporne i kto może zmieniać ceny oraz stany. Bez tego po kilku tygodniach każdy poprawia coś w swoim systemie i zasady ustalone przy wdrożeniu przestają obowiązywać.

Krótka instrukcja dla zespołu (jedna strona z opisem, co robić w typowych sytuacjach) oszczędza wielu telefonów w pierwszych miesiącach.

Sprzedaż w kilku kanałach naraz

Przy sprzedaży w sklepie i na platformach zewnętrznych schemat robi się skomplikowany: każdy kanał ma inny format danych, inne zasady dotyczące dokumentów i inne terminy wysyłki.

Standardowe rozwiązanie to warstwa pośrednia, która zbiera zamówienia ze wszystkich kanałów, ujednolica je i przekazuje do systemu magazynowego jednym strumieniem. Z drugiej strony rozsyła wspólny stan magazynowy.

Upraszcza to schemat z kilku połączeń do dwóch i pozwala obsługiwać całą sprzedaż z jednego miejsca. Przy kilkuset zamówieniach miesięcznie różnica w nakładzie pracy jest wyraźna.

Rezerwacje i zapas bezpieczeństwa stanów

Nawet przy aktualizacji co kilka minut zdarza się, że ostatnia sztuka sprzeda się w dwóch miejscach naraz. Najprostszym zabezpieczeniem jest zapas: sklep pokazuje stan pomniejszony o kilka sztuk, a przy ostatnich egzemplarzach towar znika z oferty wcześniej.

Drugą sprawą są rezerwacje. Zamówienie złożone, ale jeszcze nieopłacone, powinno blokować towar, ale nie w nieskończoność. Trzeba ustalić, po jakim czasie rezerwacja wygasa i towar wraca do sprzedaży.

Weźmy firmę z magazynem w Świdniku, która sprzedaje w sklepie internetowym, na platformie sprzedażowej i w punkcie w Lubartowie. Towary z krótkiej serii i o wysokiej rotacji mogą dostać większy zapas, a produkty stale dostępne w dużej ilości zapas zerowy. Sprzedaż towaru, którego nie ma, przestaje wtedy być codziennym problemem.

Takie reguły ustalamy przy integracjach ERP w Świdniku i w całym województwie, razem z osobą, która zna rotację towarów.

Przykład: hurtownia z regionu sprzedająca w kilku kanałach

Typowa sytuacja, z jaką zgłaszają się do nas firmy z Lubelszczyzny: hurtownia, która sprzedaje do sklepów przez telefon, do klientów detalicznych przez własny sklep i na Allegro. Zamówienia z trzech źródeł przepisywane są ręcznie do systemu magazynowego, a stany w sklepie aktualizowane raz dziennie.

Po integracji zamówienia ze sklepu i z Allegro trafiają do systemu same, stany aktualizują się co kilka minut, a dokumenty sprzedaży wystawiają się po opłaceniu. Zamówienia telefoniczne nadal wprowadza się ręcznie, ale tylko raz, w systemie magazynowym, a stan w sklepie zmienia się sam.

Największa zmiana: sprzedaż towaru, którego nie ma, zdarza się sporadycznie, a nie codziennie. Takie wdrożenia prowadzimy dla firm z całego województwa. Zobacz integracje ERP w Lublinie.

Dokumenty sprzedaży i księgowość

Automatyczne wystawianie dokumentów po opłaceniu zamówienia to jedna z rzeczy, które najszybciej zwracają koszt integracji. Odpada ręczne przepisywanie danych nabywcy, a razem z nim literówki i opóźnienie w wysyłce dokumentu do klienta.

Uwagi wymaga obsługa przypadków nietypowych: sprzedaży do firm, sprzedaży zagranicznej, zwrotów i korekt. To one generują większość problemów księgowych, a przy poprawnej konfiguracji dają się obsłużyć automatycznie.

Warto też zadbać o to, żeby dokumenty trafiały bezpośrednio do księgowości: plikiem, wysyłką albo integracją z biurem rachunkowym. To ostatni odcinek, na którym najczęściej wraca ręczna praca.

Raporty, które stają się możliwe

Gdy dane ze sklepu i magazynu płyną do jednego systemu, pojawiają się raporty, których wcześniej nie dało się przygotować bez godzin pracy w arkuszu.

• Marża w podziale na kanały sprzedaży
• Rotacja towarów i produkty zalegające w magazynie
• Towary, których brakuje najczęściej, i utracona przez to sprzedaż
• Czas od zamówienia do wysyłki w poszczególnych dniach
• Udział zwrotów w sprzedaży poszczególnych grup towarów

To właśnie takie liczby pozwalają podejmować decyzje zakupowe i cenowe na podstawie danych, a nie przeczucia. O wyborze systemu, który dobrze je przygotowuje, piszemy w artykule jaki ERP dla małej firmy.

Co się psuje i dlaczego

Integracje rzadko psują się same z siebie. Psują się po aktualizacji jednej ze stron: nowej wersji systemu magazynowego, aktualizacji sklepu albo zmianie sposobu komunikacji po stronie usługi zewnętrznej.

Dlatego warto mieć monitoring, który wykrywa, że dane przestały płynąć, i powiadamia, zanim zauważy to obsługa. Cicha awaria integracji potrafi trwać dwa dni, zanim ktoś zorientuje się po rozjeżdżających się stanach.

Druga rzecz to środowisko testowe. Aktualizacje warto sprawdzać na kopii przed wdrożeniem na produkcję, zwłaszcza przy systemach magazynowych, gdzie cofnięcie zmiany bywa trudne.

• Integracja bez kolejki ponowień, przez co dane giną przy każdej przerwie
• Brak dziennika operacji i możliwości odtworzenia historii
• Synchronizacja w obie strony bez ustalonego źródła prawdy
• Uruchomienie od razu na produkcji, bez testów na realnych danych
• Zależność od jednej osoby, która „wie, jak to działa”

Dostępy i bezpieczeństwo połączenia

Integracja ma dostęp do cen, stanów i danych klientów, więc jej konto jest równie cenne jak konto administratora. Mimo to często działa na hasłach właściciela wpisanych w konfigurację i od lat niezmienianych.

System magazynowy stoi zwykle na serwerze w biurze, na przykład w siedzibie firmy w Kraśniku czy Puławach, a sklep u zewnętrznego dostawcy hostingu. Połączenie między nimi nie powinno polegać na wystawieniu serwera firmy bezpośrednio do internetu.

• Osobne konto dla integracji, z uprawnieniami tylko do potrzebnych danych
• Klucze dostępu zamiast haseł osób, zmieniane po odejściu wykonawcy
• Połączenie z serwerem firmy przez szyfrowany tunel, a nie otwarty port
• Dziennik operacji przechowywany poza serwerem integracji
• Aktualna lista osób, które znają dostępy

Jeśli system magazynowy działa na bazie danych MSSQL, warto zajrzeć też do artykułu MSSQL w małej firmie.

Ile to kosztuje i co wpływa na cenę

Koszt zależy głównie od tego, czy istnieje gotowy moduł dla danej pary systemów, czy trzeba napisać połączenie od zera. Gotowy moduł do popularnej pary to kwestia konfiguracji; nietypowe połączenie wymaga projektu.

Drugim czynnikiem jest liczba wyjątków w procesie. Standardowa sprzedaż detaliczna jest prosta; sprzedaż z indywidualnymi cennikami, opakowaniami zbiorczymi i towarem na zamówienie wymaga znacznie więcej pracy.

Warto też przewidzieć budżet na opiekę. Integracja bez nikogo, kto reaguje po aktualizacjach, prędzej czy później przestaje działać, a wtedy naprawa bywa droższa niż rok utrzymania.

Co przygotować przed rozmową z wykonawcą

Wycena integracji jest tym dokładniejsza, im więcej wiadomo o procesie. Poniższa lista pozwala przygotować się do rozmowy w godzinę i uniknąć wyceny „od do”, która nic nie mówi.

• Nazwa i wersja systemu magazynowego oraz platformy sklepu
• Kanały sprzedaży i liczba zamówień w typowym miesiącu
• Liczba towarów, wariantów i magazynów
• Które dane mają płynąć i w którą stronę
• Nietypowe sytuacje: komplety, opakowania, cenniki kontrahentów
• Osoba po stronie firmy, która zna proces obsługi zamówień

Z taką listą bezpłatną wycenę przygotowujemy w 24 godziny. Integracje sklepów z systemami magazynowymi prowadzimy w całym regionie, także przy integracjach ERP w Zamościu.

Cztery rzeczy do ustalenia przed startem

O powodzeniu integracji decydują ustalenia przed kodowaniem. Poniższe cztery kwestie rozstrzygają dużą część późniejszych problemów.

• Który system jest źródłem prawdy dla każdej informacji
• Co robimy, gdy towar zniknął między zamówieniem a realizacją
• Jak często synchronizujemy każdy rodzaj danych
• Kto dostaje powiadomienie, gdy wymiana danych przestanie działać

Odpowiedzi na te pytania są decyzjami biznesowymi. Jeśli nie padną przed wdrożeniem, system rozstrzygnie je za Ciebie przypadkowo i zwykle nie po Twojej myśli.