Jaki system ERP dla małej firmy: praktyczny przewodnik wyboru

Kiedy firma faktycznie potrzebuje systemu

Moment, w którym firma zaczyna go potrzebować, jest dość charakterystyczny. Faktury powstają w kilku miejscach naraz, stan magazynu zna tylko jedna osoba, a pytanie „czy ten klient nam zapłacił” wymaga przejrzenia wyciągu bankowego.

Do tego dochodzi sytuacja, w której sprzedaż idzie kilkoma kanałami i nikt nie wie, ile naprawdę zostało towaru. To wyraźny sygnał, że arkusz kalkulacyjny przestał wystarczać.

Jeśli natomiast firma wystawia kilkanaście dokumentów miesięcznie i nie prowadzi magazynu, system jest przerostem formy i wystarczy program do fakturowania. Wdrożenie w takiej firmie często kończy się porzuconą licencją.

Sygnały, że arkusz przestał wystarczać

Rzadko jest jeden moment, w którym firma decyduje się na system. Częściej zbiera się kilka drobnych problemów, które razem zaczynają kosztować więcej niż wdrożenie.

• Te same dane wpisywane w kilku miejscach
• Stan magazynu znany tylko jednej osobie
• Sprzedaż towaru, którego już nie ma
• Faktury wystawiane z kilku programów albo szablonów
• Brak odpowiedzi na pytanie, który klient zalega z płatnością
• Zestawienia dla właściciela przygotowywane ręcznie przez kilka godzin

Jeśli w firmie powtarza się trzy albo więcej z tych sytuacji, warto zacząć rozmowę o systemie, zanim problem urośnie razem ze sprzedażą.

Co jest na rynku i dla kogo

Poniższe zestawienie to przykłady rozwiązań spotykanych w polskich małych i średnich firmach, a nie pełna lista rynku. My zajmujemy się systemami InsERT i Insoft PC-Market jako serwis: pomagamy przy problemach, wdrożeniach, migracjach i bieżącej obsłudze. Pozostałe pozycje to przykłady rynkowe.

System w chmurze czy na własnym serwerze

Część systemów działa na serwerze w firmie, część w chmurze producenta, a część można uruchomić w obu modelach. Wybór wpływa na koszty, dostęp poza biurem i podział odpowiedzialności za kopie i aktualizacje.

Odpowiedź zależy od firmy. Firma z magazynem i słabym łączem inaczej oceni ryzyko niż biuro handlowców pracujących w terenie.

Współpraca z biurem rachunkowym

Wybierając system, warto od razu ustalić z księgowością, jak chce otrzymywać dokumenty. Część biur pracuje na programach, które wymieniają dane z konkretnymi systemami sprzedażowymi, część przyjmuje pliki w określonym formacie.

Dobrze dobrany system skraca miesięczne rozliczenia: dokumenty trafiają do księgowości w uporządkowanej formie, bez ręcznego przepisywania i wyjaśniania braków.

Jeśli firma planuje w przyszłości zmianę biura rachunkowego albo przejście na księgowość wewnętrzną, warto wziąć to pod uwagę przy wyborze. System, który dobrze współpracuje z modułem księgowym, ułatwia taką zmianę.

Kryteria wyboru, które mają znaczenie

Pierwsze: czy system obsłuży Wasz proces bez obchodzenia go ręcznymi rozwiązaniami. Warto przejść z dostawcą przez konkretny dzień pracy zamiast oglądać prezentację funkcji.

Drugie: z czym system ma się łączyć. Sklep internetowy, platformy sprzedażowe, biuro rachunkowe, kurierzy. Dostępność gotowych połączeń bywa ważniejsza niż różnice w samym programie.

Trzecie: kto będzie go utrzymywał. System bez opieki działa, dopóki nie trzeba czegoś zmienić. Warto sprawdzić, ilu jest wdrożeniowców w Waszej okolicy i czy da się kogoś znaleźć w razie potrzeby.

Mapa procesu: jedna kartka przed pierwszą prezentacją

Przejście z dostawcą przez dzień pracy wymaga, żeby firma sama ten dzień znała. Tymczasem każdy dział opisuje go inaczej, a pełny obieg dokumentu od zapytania klienta do zapłaty rzadko jest gdziekolwiek spisany.

Wystarczy prosta tabela z kilkoma wierszami. Jej wypełnienie zajmuje godzinę, potem służy jako scenariusz każdej prezentacji i pozwala porównać dostawców na tych samych przykładach.

Kolumna „Co boli” jest najważniejsza. To z niej wynikają wymagania wobec systemu, ważniejsze niż lista funkcji w materiałach reklamowych producenta.

Wymagania różnych branż

Różne branże potrzebują różnych funkcji, a system dobry w handlu może być słaby w produkcji. Poniżej punkt wyjścia do rozmowy z dostawcą.

Przy produkcji i nietypowych procesach warto szczególnie dokładnie przejść z dostawcą przez realny dzień pracy, zanim podpisze się umowę.

Integracje: sklep, Allegro, kurierzy, bank

Coraz rzadziej system sprzedażowy pracuje w odosobnieniu. Łączy się ze sklepem internetowym, serwisami sprzedażowymi, firmami kurierskimi, bankiem i narzędziami do wysyłki faktur.

Przy wyborze warto sprawdzić, czy integracja istnieje, kto ją utrzymuje, od czego zależy jej koszt i jak zachowuje się przy awarii jednej ze stron. Integracja porzucona przez autora potrafi przestać działać po najbliższej aktualizacji.

Szczegóły opisujemy w artykule o integracji sklepu z systemem magazynowym i przy integracjach ERP.

Dlaczego wdrożenia się nie udają

Częstym powodem jest brak decyzji po stronie firmy, a nie technika. Jeśli nikt nie ustali, jak mają wyglądać nazwy towarów albo kto może udzielać rabatów, system tego nie rozwiąże, tylko utrwali bałagan w nowej formie.

Drugim jest przeniesienie całej starej kartoteki bez czyszczenia. Dwadzieścia tysięcy pozycji, z których połowa jest nieaktualna, zamienia nowy system w kopię starego problemu.

Trzecim jest brak szkolenia dopasowanego do ról. Osoba na magazynie potrzebuje czegoś innego niż handlowiec i czegoś zupełnie innego niż właściciel patrzący na raporty.

Co ustalić z dostawcą przed wyborem

Prezentacja systemu pokazuje zwykle jego najlepsze strony. Kilka ustaleń przed wyborem pozwala zobaczyć, jak wygląda codzienność po wdrożeniu.

• Przebieg Waszego typowego dnia pracy w tym systemie, krok po kroku
• Koszt utrzymania w skali roku, łącznie z aktualizacjami
• Kto i jak szybko pomoże przy zamknięciu miesiąca
• Przebieg migracji danych i lista tego, co się nie przeniesie
• Dostępne integracje i to, kto je utrzymuje
• Los danych przy ewentualnej zmianie systemu

Przygotowanie danych: etap, którego nie da się pominąć

Przed wdrożeniem warto ustalić podstawowe zasady: sposób kodowania towarów, strukturę magazynów, poziomy cen i uprawnienia. Bez tego każda z tych rzeczy zostanie ustalona przypadkowo, przez pierwszą osobę, która wprowadzi dane.

Czyszczenie kartoteki obejmuje: usunięcie pozycji wycofanych, połączenie duplikatów, ujednolicenie nazewnictwa i uzupełnienie brakujących parametrów. To praca po stronie firmy i zwykle wąskie gardło całego projektu.

To samo dotyczy kontrahentów. Ten sam klient wpisany trzy razy, z trzema wariantami nazwy, przeniesie się jako trzy osobne pozycje i tak zostanie na lata.

Magazyn w systemie: decyzje, które trzeba podjąć wcześniej

Moduł magazynowy wygląda podobnie w wielu programach, ale szczegóły potrafią przesądzić o wyborze. Przed rozmową z dostawcą warto wiedzieć, których z poniższych funkcji firma naprawdę potrzebuje.

Każda funkcja uruchomiona bez potrzeby to dodatkowe pola do wypełnienia przy każdym dokumencie. Lepiej zacząć od minimum i włączać kolejne, gdy pojawi się realna potrzeba.

Uprawnienia i role od pierwszego dnia

W małej firmie łatwo założyć, że wszyscy mogą wszystko, bo „i tak się znamy”. Po roku okazuje się, że nie wiadomo, kto zmienił cenę, usunął dokument albo udzielił rabatu.

Warto od początku przygotować kilka ról: sprzedaż, magazyn, zakupy, księgowość, właściciel. Każda widzi i zmienia tylko to, czego potrzebuje. Marże i ceny zakupu nie muszą być widoczne dla wszystkich.

Uporządkowane uprawnienia to też bezpieczeństwo przy odejściu pracownika: wystarczy wyłączyć jedno konto zamiast zmieniać wspólne hasło dla całej firmy.

Co przenosić ze starego programu

Standardowo przenosi się kartotekę towarów, kontrahentów, stany magazynowe i nierozliczone dokumenty. Historia sprzedaży bywa przenoszona wybiórczo, bo pełne przeniesienie kilku lat jest kosztowne, a korzyść niewielka.

Sprawdzony układ pośredni: nowy system startuje z czystymi danymi bieżącymi, a stary zostaje dostępny w trybie do odczytu na wypadek potrzeby sięgnięcia do archiwum.

Migrację warto wykonać najpierw próbnie i pokazać wynik przed ostatecznym przełączeniem. To moment, w którym wychodzą rzeczy niewidoczne w starym systemie: zdublowani kontrahenci, ujemne stany, towary o tej samej nazwie i różnych kodach.

Testy przed startem: scenariusze z codziennej pracy

Migracja próbna pokazuje, czy dane przeszły poprawnie. Nie pokazuje jednak, czy da się na nich wygodnie pracować. Do tego potrzebne są scenariusze przećwiczone przez osoby, które od następnego dnia będą wystawiać dokumenty.

Najwięcej mówią przypadki nietypowe, bo proste zamówienie działa bez kłopotu. Problemy wychodzą przy rabatach, zwrotach i korektach.

• Zamówienie z rabatem indywidualnym dla stałego klienta
• Realizacja częściowa: klient odbiera tylko część zamówionego towaru
• Zwrot towaru i korekta wystawionego dokumentu
• Przyjęcie dostawy z brakiem lub nadwyżką
• Przesunięcie towaru między magazynami
• Lista zaległych płatności konkretnego klienta
• Przygotowanie dokumentów dla biura rachunkowego za testowy okres

Każdy scenariusz, który nie przeszedł, trafia na listę poprawek przed uruchomieniem. Start z otwartą listą jest możliwy, ale każda pozycja powinna mieć właściciela i termin.

Harmonogram wdrożenia w małej firmie

Wdrożenie rozpisane na etapy jest łatwiejsze do utrzymania obok bieżącej pracy. Poniżej orientacyjny przebieg dla firmy handlowej z magazynem.

Od czego zależy koszt: trzy składniki

Pierwszy to licencje producenta. Mają cenniki publiczne i warto dobrać zakres tak, żeby nie kupować modułów, których nikt nie uruchomi. Rozszerzenie licencji później jest zwykle proste.

Drugi to prace wdrożeniowe: instalacja, konfiguracja, migracja, szkolenie. Przy typowej firmie handlowej to od kilku do kilkunastu dni roboczych, zależnie od stanu danych.

Trzeci, najczęściej pomijany, to utrzymanie. Aktualizacje wymuszone przepisami, pomoc przy zamknięciu okresu, raporty, drobne zmiany. Warto policzyć to w skali roku, a nie wyłącznie przy zakupie.

Szkolenia i pierwsze tygodnie

Szkolenie warto prowadzić na danych firmy zamiast na przykładowych. Pracownik uczy się wtedy wystawiać dokument dla realnego klienta i przyjmować realną dostawę, bez przekładania abstrakcyjnego przykładu na własną pracę.

Pierwsze dwa tygodnie po uruchomieniu warto obsłużyć w trybie zwiększonej dostępności. Wtedy pojawia się najwięcej pytań, a szybka odpowiedź decyduje o tym, czy zespół przyzwyczai się do systemu.

Warto też umówić przegląd po miesiącu: co działa, co ludzie obchodzą ręcznie i co warto poprawić. Rzeczy obchodzone ręcznie to gotowa lista usprawnień.

Raporty dla właściciela: co ustawić w pierwszym miesiącu

Właściciel rzadko wystawia dokumenty, a to on najczęściej ocenia, czy system się opłacił. Jeśli po wdrożeniu nadal prosi o zestawienia w arkuszu, korzyść z projektu jest mniejsza, niż mogłaby być.

Warto od razu przygotować kilka raportów i pokazać, gdzie je znaleźć. Trzy raporty sprawdzane co tydzień dają więcej niż trzydzieści nieotwieranych.

• Należności przeterminowane z podziałem na klientów
• Sprzedaż i marża w podziale na grupy towarów
• Towar zalegający bez ruchu od ustalonego czasu
• Zamówienia przyjęte, ale jeszcze niezrealizowane
• Pozycje poniżej stanu minimalnego

Jeśli potrzebne zestawienie wymaga danych z kilku systemów, a program nie ma go w standardzie, można je zbudować osobno. Kiedy takie narzędzie ma sens, opisujemy w artykule kiedy opłaca się własna aplikacja.

Praca poza biurem: handlowcy w terenie i magazyn

W wielu firmach system jest potrzebny także poza biurkiem. Handlowiec u klienta chce sprawdzić stan i cenę, magazynier kompletuje zamówienie z kolektorem, a właściciel zagląda do raportów z telefonu.

Warto sprawdzić, jak system obsługuje takie sytuacje: czy ma aplikację mobilną, czy działa przez przeglądarkę, czy wymaga połączenia z serwerem firmy przez bezpieczne łącze.

Każdy dostęp spoza biura to też kwestia bezpieczeństwa. Dostęp powinien wymagać bezpiecznego połączenia i indywidualnych kont. Wystawienie serwera firmy bezpośrednio do internetu to błąd.

Utrzymanie po wdrożeniu

System wymaga aktualizacji wymuszanych zmianami przepisów, opieki nad bazą i kogoś, kto pomoże przy zamknięciu miesiąca. Bez tego firma zostaje sama z programem, którego nie zna nikt w środku.

Przejmujemy też instalacje wdrożone przez kogoś innego. Zaczynamy wtedy od inwentaryzacji: wersja, licencje, stan bazy, kopie zapasowe, wydajność serwera i lista ręcznych obejść.

Warto też zadbać o samą bazę. Systemy zwalniają z czasem, a przyczyna leży zwykle w bazie, nie w programie. Szerzej we wpisie o bazie, która zwalnia.

• Zakup modułów, których nikt nie uruchomi
• Wdrożenie bez ustalenia zasad kodowania i uprawnień
• Migracja całej kartoteki bez czyszczenia
• Szkolenie wspólne dla wszystkich ról
• Brak planu utrzymania po zakończeniu wdrożenia

Przykład: magazyn w Puławach i punkt sprzedaży w Kraśniku

Weźmy firmę handlową z magazynem w Puławach, punktem sprzedaży w Kraśniku i dwoma handlowcami jeżdżącymi do klientów w okolicach Lublina i Łęcznej. Każdy punkt ma własny program, a stany uzgadnia się telefonicznie.

W takiej sytuacji najważniejsza jest wspólna kartoteka i dwa magazyny w jednym systemie, a nie rozbudowane funkcje. Handlowiec widzi wtedy, gdzie leży towar, a przesunięcie między punktami jest dokumentem zamiast notatki w zeszycie.

Wdrożenie warto zacząć od magazynu głównego, a punkt sprzedaży podłączyć po kilku tygodniach, gdy kartoteka jest już sprawdzona. Więcej o pracy z firmami z tej części regionu: programy ERP w Puławach oraz systemy InsERT w Lublinie.

Wdrożenia na miejscu i zdalnie

W województwie lubelskim i w Warszawie wdrożenie zaczyna się zwykle od spotkania na miejscu (dojazd poza Lublin ustalamy indywidualnie), a poza tym obszarem od spotkania online. Łatwiej wtedy zobaczyć magazyn, przejść przez obieg dokumentów i porozmawiać z osobami, które będą korzystać z systemu.

Konfiguracja, migracja danych i większość wsparcia po wdrożeniu odbywają się zdalnie. Szkolenia i pierwsze dni pracy w nowym systemie warto, jeśli to możliwe, przeprowadzić na miejscu, bo wtedy pojawia się najwięcej pytań.

Więcej o doborze i wdrożeniach przy programach ERP w Lublinie i w Zamościu.

Kiedy zmienić system, który już macie

Nie każda firma wybiera system od zera. Częściej trzeba ocenić, czy obecny program jeszcze wystarcza. Zanim zapadnie decyzja, warto oddzielić problemy samego systemu od problemów jego bazy i sposobu używania.

Wolne działanie, zawieszenia i kłopoty przy wielu użytkownikach często wynikają ze stanu bazy i serwera, a nie z ograniczeń programu. Brak funkcji potrzebnych firmie, integracji i możliwości rozwoju to już argument za zmianą.

Opisujemy to szerzej w artykułach Subiekt GT czy nexo i baza danych zwalnia.

Jak podjąć decyzję w tydzień

Krok pierwszy: spisać, co dziś robi się ręcznie i ile to zajmuje. To dobry argument w rozmowie z dostawcą i miara przyszłej korzyści.

Krok drugi: umówić prezentacje u dwóch, trzech dostawców i zamiast pokazu funkcji poprosić o przejście przez Wasz konkretny dzień pracy, z Waszymi przypadkami.

Krok trzeci: zapytać o rzeczy, które dają o sobie znać dopiero później: koszt utrzymania w skali roku, dostępność wdrożeniowców, sposób migracji danych i to, co się stanie, gdy zechcecie zmienić dostawcę.

Po roku: przegląd wdrożenia

Rok po uruchomieniu systemu warto spojrzeć na wdrożenie jeszcze raz. Firma pracuje już na realnych danych i wie, co działa, a co jest obchodzone.

• Które czynności nadal wykonuje się poza systemem i dlaczego
• Czy kartoteka towarów i kontrahentów pozostała uporządkowana
• Z których raportów ktoś korzysta, a których brakuje
• Czy uprawnienia odpowiadają obecnym stanowiskom
• Czy kopie zapasowe działają i były testowane
• Czy integracje nie zgłaszają powtarzających się błędów

Taki przegląd zajmuje kilka godzin i często pokazuje proste usprawnienia, które oszczędzają zespołowi czas każdego dnia.

Co decyduje o powodzeniu wdrożenia

Wybór systemu jest ważny, ale rzadko przesądza. O powodzeniu wdrożenia decydują trzy rzeczy po stronie firmy: uporządkowane dane, ustalone zasady pracy i szkolenie dopasowane do ról.

Popularne systemy są do siebie na tyle podobne, że firma, która ma te trzy rzeczy, poradzi sobie z większością z nich. Firma, która ich nie ma, będzie miała problem niezależnie od wyboru.

Dlatego pierwszy budżet warto przeznaczyć na uporządkowanie kartoteki i spisanie zasad, a licencje kupić później.