Programy ERP i integracje dla firm — Świdnik

Integrujemy najpopularniejsze w Polsce systemy ERP, finansowo-księgowe i magazynowe. Niezależnie od tego, czy Twoja firma używa Comarcha, Subiekta, Symfonii czy enovy — połączymy je z Twoim sklepem internetowym i aplikacjami tak, aby dane przepływały automatycznie w obie strony.

Dobieramy sposób integracji do możliwości konkretnego systemu i jego wersji: oficjalne API, webhooki, bezpośrednie połączenie z bazą, pliki wymiany lub gotowe konektory. Zawsze stawiamy na rozwiązanie stabilne, dobrze udokumentowane i odporne na aktualizacje, żeby integracja nie „rozsypała się" przy najbliższej zmianie wersji programu.

Jeśli nie masz pewności, czy Twój system da się zintegrować — sprawdzimy to na etapie bezpłatnej analizy. W praktyce zdecydowaną większość popularnych systemów ERP da się połączyć ze sklepem, a tam, gdzie brakuje gotowych konektorów, piszemy dedykowaną integrację.

BaseLinker (obecnie base.com) to jedna z najczęściej integrowanych przez nas platform. Spina w jednym panelu Twój sklep, marketplace'y (Allegro, Amazon, eBay), kurierów i magazyn — a my łączymy to wszystko z Twoim systemem ERP, żeby zamówienia z każdego kanału lądowały automatycznie w jednym miejscu, z poprawnymi cenami, podatkami i danymi do wysyłki.

Dzięki temu sprzedaż wielokanałowa przestaje być chaosem i serią ręcznych eksportów. Jeśli sprzedajesz lub planujesz sprzedawać na Allegro czy Amazon, połączymy te kanały z Twoim sklepem internetowym, magazynem i księgowością, a statusy zamówień będą aktualizować się automatycznie u klienta i kuriera.

Konfigurujemy też automatyczne akcje BaseLinkera: nadawanie przesyłek, generowanie listów przewozowych, wysyłkę powiadomień i przypisywanie zamówień do magazynów. Im więcej powtarzalnych czynności przejmie automat, tym mniej czasu tracisz na obsługę, a mniej błędów trafia do klienta.

Integracja ma sens tylko wtedy, gdy realnie oszczędza czas i pieniądze. Dlatego skupiamy się na procesach, które dziś zabierają Twojemu zespołowi najwięcej godzin i najczęściej bywają źródłem pomyłek. Najpierw automatyzujemy to, co najbardziej boli, a potem rozwijamy kolejne obszary.

Każdą automatyzację testujemy na realnych danych, zanim trafi na produkcję. Dzięki temu masz pewność, że faktury liczą się poprawnie, stany się zgadzają, a zamówienia nie gubią się po drodze.

Integrujemy się zarówno z prostymi programami do fakturowania (Fakturownia, iFaktura, inFakt), jak i z pełnoprawnymi systemami finansowo-księgowymi (Comarch, Subiekt, Symfonia). Faktury wystawiają się automatycznie po opłaceniu zamówienia i trafiają do klienta oraz do Twojej księgowości — bez ręcznego przepisywania danych z panelu sklepu.

Jeśli prowadzisz biuro rachunkowe lub współpracujesz z zewnętrzną księgową, ustawimy przepływ dokumentów tak, by wszystko zgadzało się bez comiesięcznego eksportu plików. A jeśli kiedykolwiek coś przestanie działać, czuwa nasz serwis IT z linią awaryjną 24/7.

Zadbamy też o poprawne stawki VAT, numerację, dane do JPK oraz obsługę faktur korygujących i zaliczkowych — czyli o te szczegóły, które przy ręcznym wystawianiu najczęściej powodują błędy i nerwy przed terminem rozliczenia.

Wdrożenie zawsze zaczynamy od środowiska testowego (staging), na którym odwzorowujemy Twój sklep i system ERP. Tam łączymy systemy, przepuszczamy przykładowe zamówienia i sprawdzamy, czy dane wędrują poprawnie w obie strony — zanim cokolwiek dotknie realnej sprzedaży i prawdziwych klientów.

Połączenie realizujemy najczęściej przez API i webhooki, dzięki czemu zmiany (nowe zamówienie, opłata, zmiana stanu) propagują się natychmiast. Dla danych mniej krytycznych, jak pełne cenniki czy opisy, stosujemy synchronizację okresową, żeby nie obciążać systemów w godzinach szczytu sprzedaży.

Po testach przechodzimy na produkcję w kontrolowany sposób, monitorujemy pierwsze zamówienia i jesteśmy w gotowości, gdyby coś wymagało korekty. Całość dokumentujemy, więc wiesz, co i jak zostało połączone — a w razie rozbudowy nie zaczynamy od zera.

Jeśli przechodzisz na nowy system lub łączysz dotychczasowe narzędzia, przenosimy dane bez utraty ciągłości pracy firmy ze Świdnika: bazę produktów, kontrahentów, cenniki, a w razie potrzeby także historię zamówień i dokumentów. Najpierw mapujemy pola między systemami, żeby nic się nie „pogubiło" ani nie zdublowało.

Migrację zawsze testujemy na kopii danych, zanim ruszymy na produkcji. Dzięki temu wychwytujemy nietypowe przypadki (brakujące pola, różne formaty, duplikaty) wcześniej, a nie wtedy, gdy klient czeka na fakturę.

Sam moment przełączenia planujemy tak, by zminimalizować przerwę w działaniu — często poza godzinami szczytu sprzedaży. Po migracji sprawdzamy zgodność danych i jesteśmy w gotowości przez pierwsze dni pracy na nowym systemie.

Integracja to nie projekt „zrób i zapomnij". Systemy się aktualizują, dochodzą nowe kanały sprzedaży, zmienia się logika biznesowa — dlatego po wdrożeniu zostajemy na wsparcie. Monitorujemy, czy synchronizacja działa, i reagujemy, zanim problem zauważy Twój klient.

W razie błędu synchronizacji (np. nieudane przesłanie zamówienia) dostajemy alert i naprawiamy przyczynę, a nie tylko skutek. Przy poważniejszych awariach firmy ze Świdnika mogą liczyć na priorytetową obsługę, bo zatrzymana wymiana danych to realnie wstrzymana sprzedaż.

W miarę rozwoju Twojej firmy rozbudowujemy automatyzację — dokładamy nowe integracje, kanały i procesy. Dzięki temu system rośnie razem z biznesem, zamiast stawać się hamulcem po roku czy dwóch.

Inne procesy ma sklep e-commerce, inne producent z własnym magazynem, a jeszcze inne hurtownia B2B z indywidualnymi cennikami. To miasto lotnictwa (PZL-Świdnik) z Portem Lotniczym Lublin i strefą przemysłową, 15 minut od Lublina. Dlatego integrację zawsze dopasowujemy do specyfiki branży — oto przykłady, z którymi pracujemy najczęściej: