woj. dolnośląskie
Programy ERP
Wrocław
Program wybrany osiem lat temu dla pięcioosobowej firmy obsługuje dziś czterdzieści osób, trzy magazyny i sklep internetowy. Działa, ale wolno, obejścia rosną, a każda nowa potrzeba kończy się odpowiedzią „ten program tego nie umie". Zmiana systemu to duża decyzja, i warto podjąć ją, zanim stary zacznie hamować firmę.
Zmiana systemu
System dobry na start, za mały na dziś
Wybór pierwszego systemu zwykle był rozsądny. Program prosty, tani, szybki we wdrożeniu: idealny dla małej firmy. Problem pojawia się po latach wzrostu: więcej osób, magazynów, kanałów sprzedaży i wymagań, których nikt nie przewidział na początku.
Sygnały są podobne w wielu firmach: system zwalnia przy większej liczbie użytkowników, brakuje uprawnień na poziomie działów, raporty trzeba robić w arkuszach, integracja ze sklepem wymaga obejść, a producent nie rozwija już tej wersji.
Zanim zdecydujecie o zmianie, sprawdzamy, czy obecny program nie ma większej wersji albo modułów, które rozwiążą problem. Czasem wystarczy przejście w obrębie tej samej rodziny systemów. Czasem trzeba wybrać innego producenta: wtedy planujemy zmianę tak, żeby sprzedaż nie stanęła.
Zakres
Co obejmuje zmiana systemu
Zmiana systemu to projekt, nie tylko instalacja.
- Sprawdzenie ograniczeń obecnego systemu
- Ocena, czy wystarczy większa wersja albo moduły
- Wybór następcy z uzasadnieniem i kosztem
- Plan migracji danych i integracji
- Porządkowanie kartoteki przed przeniesieniem
- Migracja próbna i przełączenie w zaplanowanym terminie
- Przeniesienie integracji ze sklepem i kurierami
- Szkolenia według ról i wsparcie po starcie
- Nie zmieniamy systemu, gdy wystarczy większa wersja obecnego
- Nie przełączamy w szczycie sprzedaży
- Nie przenosimy obejść do nowego systemu
Sygnały
Sygnały, że firma wyrosła z systemu
Poniżej typowe sygnały i to, co zwykle z nich wynika.
| Sygnał | Możliwa przyczyna | Co sprawdzamy |
|---|---|---|
| System zwalnia przy wielu użytkownikach | baza, serwer albo limit wersji | czy wystarczy optymalizacja |
| Brak uprawnień dla działów | prosta wersja programu | wyższa wersja lub inny system |
| Raporty tylko w arkuszach | ograniczone raportowanie | możliwości raportów |
| Obejścia przy integracji ze sklepem | brak nowoczesnej wymiany danych | dostępne integracje |
| Kilka magazynów trudnych do obsługi | wersja dla jednego magazynu | obsługa wielu magazynów |
| Producent nie rozwija wersji | koniec wsparcia | ścieżka przejścia u producenta |
| Każda potrzeba to „program tego nie umie" | system za mały na skalę | wybór następcy |
System, który zwalnia, często ma zaniedbaną bazę albo za słaby serwer. Zanim zmienicie program, warto sprawdzić tę warstwę.
Wynik
Co dostajecie
System na kolejne lata i zmianę bez przestoju.
- Uczciwa ocena: Czy zmieniać system, czy wystarczy rozbudowa obecnego.
- Plan zmiany: Migracja, integracje i termin przełączenia.
- Nowy system: Z czystymi danymi i zespołem przeszkolonym według ról.
Wrocław w praktyce
Czego nauczyły nas zmiany systemów we wrocławskich firmach
Pierwsza rzecz: firmy zwykle zmieniają system o rok, dwa za późno. Przez ten czas obejścia rosną, a migracja staje się trudniejsza, bo trzeba przenieść także dane z arkuszy prowadzonych obok.
Druga: najbardziej ryzykowny element zmiany to integracje. Sklep internetowy, kurierzy i platformy muszą działać od pierwszego dnia w nowym systemie. Testujemy je na kopii przed przełączeniem.
Trzecia: przełączenie najlepiej planować po zamknięciu miesiąca i poza szczytem sprzedaży. Wrocławskie firmy handlowe najczęściej wybierają okres po sezonie świątecznym albo wakacyjnym.
Na start
Czego potrzebujemy na start
Najważniejsza jest lista ograniczeń obecnego systemu.
- Nazwa i wersja obecnego systemu
- Lista problemów i obejść
- Liczba użytkowników, magazynów i kanałów sprzedaży
- Integracje: sklep, kurierzy, platformy, bank
- Informacja o księgowości
- Okresy, w których przełączenie jest najmniej bolesne
Współpraca
Jak pracujemy
Zaczynamy od spisania ograniczeń obecnego systemu i sprawdzenia, czy rozwiązuje je większa wersja albo moduły. Jeśli tak, mówimy to i planujemy rozbudowę.
Jeśli trzeba zmienić producenta, przygotowujemy rekomendację, plan migracji i integracji. Z firmami z Wrocławia pracujemy zdalnie: na wideorozmowie i przez zdalny dostęp.
Porządkujemy dane, robimy migrację próbną, testujemy integracje na kopii i przełączamy system w zaplanowanym terminie. Pierwsze dwa tygodnie obsługujemy w trybie zwiększonej dostępności.
Zasięg
Gdzie dokładnie pracujemy
Zmiany systemów ERP prowadzimy dla firm z Wrocławia zdalnie.
Pracujemy też dla firm z Oleśnicy, Oławy, Środy Śląskiej, Trzebnicy, Kątów Wrocławskich i Siechnic.
- Stare Miasto
- Krzyki-Partynice
- Gaj
- Muchobór Wielki
- Ołbin
- Nadodrze
- Szczepin
- Biskupin-Sępolno-Dąbie-Bartoszowice
- Jagodno
- Maślice
- Karłowice-Różanka
- Psie Pole-Zawidawie
Poza samym miastem pracujemy też w okolicy: Oława, Oleśnica, Trzebnica, Kąty Wrocławskie, Siechnice, Środa Śląska, Brzeg Dolny. Dla nas to ten sam wyjazd, a dla wyszukiwarki osobny zestaw zapytań, o który mało kto konkuruje świadomie.
Współpraca
Od „program tego nie umie" do systemu na kolejne lata
Ograniczenia
Spisane z działami.
Rozbudowa czy zmiana
Uczciwa ocena.
Plan
Migracja, integracje, termin.
Porządkowanie i migracja próbna
Na kopii.
Przełączenie
Po zamknięciu miesiąca, poza szczytem.
Pierwsze tygodnie
Zwiększona dostępność.
Pytania
Zanim zapytasz
Gdy obejścia rosną, a kolejne potrzeby kończą się na „program tego nie umie".
Nie zawsze. Czasem wystarczy większa wersja.
Nie, jeśli przełączenie jest dobrze zaplanowane.
Testujemy je na kopii przed przełączeniem.
Po zamknięciu miesiąca i poza szczytem sprzedaży.
Nie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi we Wrocławiu
Sprawdźmy, czy Wasza firma wyrosła z systemu
Napiszcie, jakiego systemu używacie i co przestało działać. Odpowiemy, czy wystarczy rozbudowa, czy warto planować zmianę.