Subiekt GT i nexo: wdrożenie i opieka
Świdnik

Prace

Prace przy Subiekcie GT i nexo: od instalacji do opieki nad bazą

Prace przy Subiekcie dotyczą trzech obszarów: ustawień samego programu, bazy danych i połączeń z otoczeniem, czyli ze sklepem internetowym i z KSeF. Do zakresu należą też raporty i zestawienia, których program nie daje w standardzie.

Dane startowe w nowym Subiekcie GT albo nexo

Wdrożenie od zera obejmuje instalację, konfigurację programu i import danych startowych, czyli tego, z czym firma rozpoczyna pracę w nowym systemie. W konfiguracji ustawiamy też dokumenty, magazyny i cenniki.

Uprawnienia w programie a role w bazie SQL Server

Przy wdrożeniu ustawiamy w Subiekcie uprawnienia użytkowników, czyli to, co dany pracownik może zrobić w programie.

Serwer MS SQL ma osobny poziom dostępu: stałe role bazy danych. Członek roli db_datareader może czytać dane ze wszystkich tabel użytkownika i widoków, db_datawriter może w tych tabelach dodawać, zmieniać i usuwać dane, a db_owner wykonuje w bazie każdą czynność konfiguracyjną i konserwacyjną, łącznie z jej usunięciem. Uprawnienia ustawione w Subiekcie działają w programie, a role działają na poziomie bazy. Konto z rolą db_datareader, podłączone na przykład do arkusza kalkulacyjnego, odczyta więc dane Subiekta bez względu na to, co jego właściciel widzi w programie. Porządkując uprawnienia, dobrze jest sprawdzić również, kto ma login do serwera i z jaką rolą.

Co można dopisać do Subiekta w Sferze

Sfera to nakładka programistyczna Subiekta, a rozszerzenie w niej powstaje dla jednej, konkretnej firmy. Typowe przykłady to dokumenty wystawiane automatycznie według ustalonych reguł, zamówienia pobierane z zewnętrznego źródła, plik dla kontrahenta w jego formacie i blokada zapisu dokumentu z niekompletnymi danymi. Rozszerzenia piszemy tak, żeby działały także po aktualizacji programu i nie zmieniały niczego bezpośrednio w tabelach systemu.

Połączenie ze sklepem i reguły na nietypowe zamówienia

Integracja Subiekta ze sklepem internetowym działa w dwie strony. Sklep dostaje z Subiekta stany magazynowe, ceny, zdjęcia i opisy towarów. W drugą stronę płyną zamówienia razem z danymi klientów.

Zakres połączenia, także z Allegro albo inną platformą sprzedażową, ustalamy indywidualnie. Na starcie określamy też reguły wyjątków: co ma się stać, gdy towar skończy się w trakcie zamówienia, gdy zamówienie zostanie zrealizowane tylko częściowo albo gdy klient zwróci towar.

Automatyczny przyrost plików bazy Subiekta i jego granice

Subiekt pracuje na bazie MS SQL. Jeśli po latach działa wolniej, przyczyną jest zwykle baza, która rosła bez archiwizacji i konserwacji. W ramach opieki stare dokumenty trafiają do osobnej bazy archiwalnej, indeksy są przebudowywane, a kopie zapasowe powstają według ustalonego planu.

Pliki danych i dziennika transakcji w SQL Server mogą powiększać się same, o stałą liczbę megabajtów albo o procent. Microsoft zaleca traktować automatyczny przyrost jako zabezpieczenie na nieplanowany wzrost i nie zarządzać nim rozmiarem plików na co dzień. Plik nie urośnie ponad wolne miejsce na dysku ani ponad limit MAXSIZE ustawiony dla tego pliku. Dla Subiekta oznacza to, że zapełniony dysk serwera zatrzymuje zapis nowych dokumentów. Przyrost kosztuje też czas: transakcja, która go wywołała, czeka na jego koniec, a przy dużym kroku przyrostu zapytanie może zakończyć się przekroczeniem limitu czasu. W Subiekcie taką transakcją może być zapis dokumentu, który wtedy trwa dłużej.

Dziennik transakcji bez miejsca: baza tylko do odczytu

Dziennik transakcji rejestruje każdą transakcję w bazie i zmiany, które wprowadza, także zapis faktury w Subiekcie. Gdy dziennik się zapełni, SQL Server zgłasza błąd 9002. Baza działa dalej, ale można ją tylko odczytywać, więc program nie zapisze wtedy nowego dokumentu ani zmiany w kartotece. Dziennik może się zapełnić między innymi wtedy, gdy ma ustawiony stały limit rozmiaru albo wyłączony automatyczny przyrost. To, co blokuje ponowne wykorzystanie miejsca w dzienniku, na przykład długo otwartą transakcję, pokazuje kolumna log_reuse_wait_desc w widoku sys.databases. Samo zmniejszenie pliku dziennika nie rozwiązuje problemu, dopóki nie wiadomo, dlaczego miejsca w nim nie da się ponownie wykorzystać.

Subiekt przed KSeF: kartoteki, dostęp, test

W danych, które trafią na e-fakturę, przeglądamy cztery rzeczy z kartotek i kontrahentów: numery NIP, jednostki miary, stawki VAT i sposób opisania rabatów. Konfigurujemy dostęp i uprawnienia, a także sprawdzamy faktury wystawiane poza Subiektem, na przykład w sklepie internetowym i na Allegro. Te prace zamyka pełny test na środowisku testowym: dopiero po nim program zaczyna wystawiać faktury produkcyjnie.

Adnotacja o podzielonej płatności na fakturach z Subiekta

Art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o VAT wymaga na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności”, gdy spełnione są łącznie trzy warunki. Kwota należności ogółem przekracza próg wskazany w tym przepisie, sprzedaż jest dokonana na rzecz podatnika, a faktura obejmuje towary lub usługi z załącznika nr 15 do ustawy.

Załącznik nr 15 opisuje towary i usługi symbolami PKWiU. Znajdują się w nim między innymi węgiel, część wyrobów ze stali, telefony komórkowe oraz odpady i złom metali nieszlachetnych.

O tym, czy faktura wystawiona w Subiekcie wymaga tej adnotacji, przesądzają więc kwota faktury oraz dane nabywcy i towaru zapisane w kontrahentach i kartotekach. Te same dane przeglądamy przy przygotowaniu do KSeF, więc to dobry moment, żeby firma sprawdziła, które jej towary i usługi należą do załącznika.

Przejście na nexo

Zmiana Subiekta GT na nexo: co przejdzie z danymi, a co trzeba odtworzyć

Przy zmianie GT na nexo dane wędrują między dwoma odrębnymi systemami, dlatego migracja przebiega inaczej niż zwykła aktualizacja.

GT wystarcza czy ogranicza rozwój firmy

Część firm może spokojnie zostać przy Subiekcie GT. Przesiadka na nexo ma uzasadnienie wtedy, gdy potrzebujesz funkcji, które ma tylko nexo, albo gdy plany rozwoju firmy wykraczają poza to, co da się zrobić w GT.

Jeśli chcesz zestawić GT i nexo cecha po cesze, przygotowaliśmy osobny tekst: Subiekt GT czy nexo.

Spis rozwiązań działających obok programu

Przed przeniesieniem danych robimy inwentaryzację wszystkiego, co pracuje wokół Subiekta GT: zestawień przygotowanych pod firmę, rozszerzeń oraz połączeń ze sklepem i z platformami sprzedaży. Od tego, ile pozycji znajdzie się na tej liście, zależy też koszt migracji.

Aktualizacja w obrębie tej samej linii programu

Przejście na nowszą wersję tej samej linii to aktualizacja, bez przenoszenia danych między systemami. Nakład pracy zależy wtedy od liczby stanowisk, na których trzeba ją wykonać. Niedokończona aktualizacja należy do częstych przyczyn zatrzymania programu.