woj. zachodniopomorskie
Wdrożenia Insertu i serwis Subiekta
w Szczecinie
Szczecińska hurtownia i zakład przemysłowy mają w Subiekcie inne kłopoty, ale podobne pytania: jak dostać brakujący raport, jak przygotować kartoteki do e-faktur i co zrobić z programem przy wymianie serwera. Piszemy rozszerzenia, dbamy o bazę i wdrażamy oba Subiekty oraz Rewizora i Gratyfikanta. Pracowników szkolimy z tego, co wdrażamy w programie. Całą współpracę z firmami ze Szczecina prowadzimy zdalnie.
Szczecin
Programy InsERT w Szczecinie: handel z odbiorcami z Niemiec, logistyka portowa, przemysł
Pod opieką mamy cztery programy InsERT: obie linie Subiekta, czyli Subiekta GT i Subiekta nexo, a także Rewizora i Gratyfikanta. Działają one najczęściej w firmach handlowych i produkcyjnych, w których od kilku do kilkudziesięciu stanowisk korzysta z Subiekta od lat.
Firmom, które dopiero szukają systemu, też doradzamy, i to również wtedy, gdy lepszy okaże się inny program. Porównanie różnych klas systemów opisujemy osobno, w tekście o programach ERP w Szczecinie, bo ta strona dotyczy systemów InsERT.
Stolica województwa zachodniopomorskiego leży blisko granicy z Niemcami. Do ważnych branż należą tu port, przemysł stoczniowy i logistyka; działają też usługi dla firm i budownictwo. Część tutejszych firm ma klientów po niemieckiej stronie granicy. Program handlowy przydaje się w tym profilu hurtowniom i firmom logistycznym związanym z portem oraz zakładom przemysłowym z magazynem części.
Dostawa w transakcji trójstronnej: adnotacja na fakturze i pole P_23 w FA(3)
W wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej uczestniczy trzech podatników VAT zidentyfikowanych w trzech różnych państwach członkowskich, a towar trafia od pierwszego bezpośrednio do ostatniego (art. 135 ustawy o VAT). W procedurze uproszczonej drugi w kolejności podatnik wystawia fakturę z adnotacją „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135–138 ustawy o ptu” i ze stwierdzeniem, że podatek rozliczy ostatni w kolejności podatnik (art. 136 ust. 1).
W schemacie FA(3) takie faktury oznacza pole P_23: wartość 1 dla procedury uproszczonej, wartość 2 w pozostałych przypadkach. Jeśli szczecińska firma pośredniczy w dostawach, na przykład między dostawcą z Niemiec a odbiorcą z innego kraju Unii, przed pełnym testem KSeF sprawdzamy, jak takie faktury są oznaczane w Subiekcie.
Granice tej usługi: wymiana danych między systemami, serwer, Insoft, sprzęt
Subiekt połączony ze sklepem internetowym to praca, którą wykonujemy tutaj. Gdy dane mają krążyć między kilkoma systemami firmy, to osobne zlecenie, które opisujemy przy integracjach ERP w Szczecinie. Opieka nad komputerami, serwerami, siecią i kontami pracowników należy do obsługi informatycznej firm w Szczecinie. Ta strona obejmuje wyłącznie system handlowy.
Programy Insoft pochodzą od innego producenta i mają osobną stronę: Insoft ERP w Szczecinie. Przy bazie MS SQL robimy to, czego wymaga praca Subiekta. Konserwację i przyspieszanie baz opisuje strona o optymalizacji baz danych w Szczecinie, a administrację serwerem strona o bazach MS SQL w Szczecinie.
Raporty
Brakujący raport i inne prace przy Subiekcie GT i nexo, które możesz nam zlecić
Pozycje na liście sięgają od nowej instalacji po pomoc przy awarii.
Brakujące zestawienie wygląda w każdej branży inaczej. Firma logistyczna obsługująca port może pytać o przychody według kontrahentów i rodzajów usług, zakład przemysłowy o sprzedaż części według grup towarów, a hurtownia ze Szczecina o obroty w podziale na klientów krajowych i zagranicznych. Jeśli takiego podziału brakuje w zestawieniach dostępnych w programie, przygotowujemy raport na zamówienie. Pozostałe pozycje listy wchodzą do planu prac wtedy, gdy firma ich potrzebuje: integracja przy sprzedaży w internecie, porządek w cenach przy dwóch grupach odbiorców, migracja przy decyzji o zmianie linii programu. Przy raporcie dla zarządu pytamy też, w jakiej postaci ma trafiać do osoby, która go czyta: na ekranie programu czy w pliku.
Własne zestawienie SQL w programach InsERT GT
Programy InsERT GT mają moduł Zestawienia, w którym da się dodać własne zestawienie SQL. Zapytanie wpisuje się w osobnej zakładce i sprawdza przyciskiem Testuj zapytanie. Pomoc techniczna InsERT zaznacza, że do takich zestawień potrzebna jest dobra znajomość SQL i struktury bazy danych podmiotu. Raport pod pytanie firmy może w Subiekcie GT powstać bez wychodzenia z programu.
Co robimy najpierw, gdy program stanie?
Przy awarii systemu reagujemy priorytetowo. Zanim cokolwiek naprawimy, zabezpieczamy stan, w jakim system jest w chwili zgłoszenia.
- Konfiguracja nowej instalacji i import danych
- Migracja z Subiekta GT do nexo, przejście między wersjami
- Ustawienie dokumentów, magazynów, uprawnień i cen
- Raporty spoza standardu systemu
- Połączenie programu ze sklepem i platformami sprzedaży
- Baza MS SQL pod Subiektem
- Pomoc awaryjna poza godzinami pracy
Integracja
Od czego zależy cena integracji Subiekta ze sklepem i innych prac przy programach InsERT?
Integracja to jeden z pięciu rodzajów prac, od których zaczyna się wycena. Pozostałe to wdrożenie, migracja z GT do nexo, rozszerzenie w Sferze i opieka nad bazą. Na kwotę wpływa też liczba stanowisk oraz to, ile istniejących rozwiązań wokół systemu wymaga odtworzenia. Przed pisaniem rozszerzenia sprawdzamy, czy funkcja nie istnieje już w konfiguracji.
Do liczby stanowisk w wycenie wchodzą wszystkie komputery, na których firma uruchamia Subiekta. Szczecin jest rozległym miastem, a firma może mieć biuro w centrum i magazyn w jednej z okolicznych gmin, na przykład w Policach, Goleniowie albo Stargardzie. Jeśli w obu miejscach pracownicy wystawiają dokumenty, oba wchodzą do zakresu. Drugą rzeczą, o którą zapytamy, jest to, co już działa wokół programu: raporty pisane przez poprzedniego wykonawcę, rozszerzenia albo połączenie ze sklepem. Od tego zależy, czy w wycenie pojawi się jedna pozycja z listy rodzajów prac, czy kilka. Spis tych elementów warto przygotować przed konsultacją, nawet jeśli będzie niepełny.
Integracja ze sklepem: zakres i wyjątki
Zakres integracji ustalamy indywidualnie: między Subiektem a sklepem mogą płynąć zamówienia, dane kontrahentów, stany, ceny, zdjęcia albo opisy. Reguły na wyjątki, takie jak zwrot albo zamówienie częściowe, powstają na starcie. Po zgłoszeniu odsyłamy bezpłatną wycenę w 24 godziny.
Licencja, konsultacja i płatność w częściach
Licencje pomagamy zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT, a sama obsługa techniczna pośrednika nie potrzebuje. Pierwsza konsultacja jest bezpłatna. Przy większych wdrożeniach rozliczamy się za odebrane części projektu.
Stary serwer
Subiekt GT na starszym Windows Server: przenieść bazę czy przejść na nexo?
Jeśli baza Subiekta GT stoi na serwerze z Windows Server 2016, sprawdź datę z cyklu życia tego systemu. Microsoft podaje 12 stycznia 2027 r. jako koniec rozszerzonego wsparcia Windows Server 2016. Przy takim serwerze firma ma do wyboru trzy drogi.
- przeniesienie bazy Subiekta GT na nowy serwer bez zmiany programu
- przeniesienie połączone z aktualizacją do nowszej wersji GT
- migracja do Subiekta nexo, czyli przejście do innego systemu
Jeśli bazę Subiekta GT przenosi się na nowy serwer przez odtworzenie kopii, trzeba pamiętać o ścieżkach plików. Dokumentacja Microsoft przypomina, że polecenie RESTORE domyślnie umieszcza pliki danych i dziennika w tych samych ścieżkach, w których leżały na starym serwerze. Jeśli dyski nowej maszyny są ułożone inaczej, każdy plik wskazuje się opcją MOVE, a nazwy logiczne plików zapisanych w kopii odczytuje się wcześniej poleceniem RESTORE FILELISTONLY. Przed przeprowadzką warto więc spisać, gdzie leżą pliki bazy programu dziś i gdzie mają się znaleźć po zmianie. Ścieżki docelowe dobrze uzgodnić z osobą, która przygotowuje nowy serwer. Różnice między liniami, opisane dla każdej funkcji osobno, zebraliśmy na stronie Subiekt GT czy nexo.
Co oznacza migracja do Subiekta nexo przy wymianie serwera
Przejście na nexo nie jest aktualizacją. Dane trafiają do nowej bazy, a rozwiązania zbudowane przy GT wymagają osobnej pracy.
Kartoteki, kontrahenci, magazyny i rozrachunki idą razem z danymi. Raporty spoza standardu, rozszerzenia w Sferze i połączenie ze sklepem lub platformami sprzedaży trzeba odtworzyć.
Jak ocenić, czy firma potrzebuje nexo
Przejście nie zawsze jest konieczne. Uzasadnia je funkcja, której GT nie daje, albo plan rozwoju, przy którym GT stanie się ograniczeniem. Z listy rozwiązań działających wokół programu, którą spisujemy przed migracją, wynika zakres prac.
Dostęp
Kto ma dostęp do Subiekta firmy ze Szczecina w czasie prac serwisowych?
Wykonawca pracujący przy Subiekcie widzi kartoteki, ceny i rozrachunki firmy, a czasem także konto sklepu internetowego. Zanim przekażesz hasła, ustal na piśmie, kto dokładnie je dostanie i jak długo będzie z nich korzystał.
Lista osób z dostępem bywa dłuższa, niż firma zakłada. Oprócz wykonawcy serwisu do Subiekta logują się czasem księgowa z biura rachunkowego, firma prowadząca sklep internetowy i pracownicy z magazynu poza siedzibą, na przykład w jednej z gmin pod Szczecinem. Każde z tych kont ma inne potrzeby i inny okres ważności. Przed rozpoczęciem prac dobrze spisać wszystkie konta, które mają dostęp do serwera i do bazy, a po odbiorze sprawdzić, które z nich są nadal potrzebne. Dla zewnętrznego wykonawcy osobne konto na czas zlecenia ułatwia późniejsze ustalenie, kto i kiedy wprowadził zmianę w programie. Listę kont dobrze przechowywać razem z dokumentacją programu i aktualizować przy każdej zmianie wykonawcy.
| Pytanie | Konkretna odpowiedź brzmi na przykład tak |
|---|---|
| Kto loguje się do serwera? | imiennie wskazane osoby, bez kont wspólnych |
| Jakie konto w bazie? | osobne konto na czas prac, z uprawnieniami potrzebnymi do zadania |
| Co po zakończeniu? | konto wyłączone albo hasło zmienione po odbiorze |
| Gdzie trafiają kopie? | w miejsce wskazane przez firmę |
Ślad logowań do serwera z bazą Subiekta
Przy bazie Subiekta serwer MS SQL może zapisywać logowania w swoim dzienniku błędów. Dokumentacja Microsoft opisuje trzy ustawienia audytu logowań: tylko nieudane, tylko udane albo oba rodzaje. Zmiana zaczyna działać po ponownym uruchomieniu usługi SQL Server, dlatego najlepiej ustawić ją przed rozpoczęciem prac.
Zasięg
Szczecin, Police i Stargard: serwis Subiekta na odległość
Obsługujemy firmy ze Szczecina oraz z Polic, Goleniowa, Stargardu, Gryfina, Kołbaskowa, Dobrej Szczecińskiej i Mierzyna. Zdalnie ustawiamy uprawnienia użytkowników i piszemy rozszerzenia, a przy problemie z programem łączymy się z komputerem, na którym działa baza. Spotkania online prowadzimy na Teams, Zoomie albo Google Meet.
- Szczecin
- Police
- Goleniów
- Stargard
- Gryfino
- Kołbaskowo
- Mierzyn
Na miejsce przyjeżdżamy w województwie lubelskim i w Warszawie. W pozostałych lokalizacjach pracujemy zdalnie, przez telefon i rozmowę wideo.
Współpraca
Jak przebiega serwis Subiekta dla firmy ze Szczecina: cztery kroki
Rozpoznanie: wersja programu i stan bazy
Na początek ustalamy, na jakiej wersji systemu pracuje firma i w jakiej kondycji jest baza. Pytamy też, co przeszkadza pracownikom w codziennej pracy z programem.
Plan prac: co pilne, a co może poczekać
Z rozpoznania powstaje lista. Część usterek naprawiamy od razu, resztę planujemy na później. Na pierwszym miejscu tej listy stoi zabezpieczenie danych.
Wykonanie zmian w oknie serwisowym
Zmiany wprowadzamy w oknach serwisowych, mając kopię i plan powrotu.
Stała opieka nad programami InsERT
Po pracach zostaje stałe wsparcie z określonym czasem reakcji, również poza godzinami. Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–20:00 oraz w soboty od 9:00 do 16:00. Niedziela zostaje zarezerwowana dla awarii, a zgłoszenia awaryjne obsługujemy całą dobę. Średni czas odpowiedzi w godzinach pracy to piętnaście minut.
Pytania
Programy InsERT w szczecińskich firmach: nazwy towarów, Sfera i wolna baza
Schemat FA(3) przyjmuje w polu P_7, czyli nazwie towaru lub usługi, najwyżej 512 znaków. Obok są pola fakultatywne do 50 znaków, między innymi symbol PKWiU i symbol Nomenklatury Scalonej CN, przydatne przy towarach przemysłowych. Długość nazw w kartotece Subiekta warto porównać z tym limitem, zwłaszcza gdy nazwa zawiera parametry techniczne.
Tak. Eksport w formacie kontrahenta to jedno z typowych zastosowań Sfery, nakładki programistycznej Subiekta, a rozszerzenie piszemy pod konkretną firmę. Układ pliku, kodowanie znaków i zakres danych ustalamy na podstawie specyfikacji odbiorcy. Jeśli kontrahent zmieni później wymagania, zmiana dotyczy samego rozszerzenia, a dokumenty w programie powstają tak jak wcześniej.
Spowolnienie zaraz po aktualizacji może mieć inną przyczynę niż takie, które narasta miesiącami. W tym drugim przypadku winna bywa baza MS SQL, która rośnie latami bez archiwizacji i konserwacji. Wtedy zakładamy archiwum na dokumenty z dawnych lat, przebudowujemy indeksy i ustalamy, kiedy powstają kopie bazy.
Tak. Każdą pracę z zakresu można zlecić osobno, a migrację czy integrację odłożyć do kolejnego etapu. Zakres każdej części zapisujemy w umowie. Jeśli połączenie ze sklepem przyjdzie później, reguły na zwroty i zamówienia częściowe ustalamy dopiero przy starcie tej integracji.
Fakturę wysłaną do KSeF zmienia się wyłącznie korektą, czyli osobnym dokumentem. Schemat FA(3) przewiduje na korekcie opcjonalne pole typu skutku w ewidencji VAT: w dacie ujęcia faktury pierwotnej, w dacie wystawienia korekty albo w innej dacie, także różnej dla pozycji. Opcjonalna jest też przyczyna korekty. Które z tych pól wypełniać na korektach z Subiekta, warto uzgodnić z księgowością.
Tak, jeśli obejmuje je integracja ze sklepem. Taka integracja działa w obie strony: ze sklepu do Subiekta płyną zamówienia i dane kontrahentów, a w przeciwnym kierunku stany, ceny, zdjęcia i opisy.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Szczecinie
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Zacznijmy od jednej sprawy w Twoim Subiekcie
Opisz ją w kilku zdaniach. Po krótkiej rozmowie odsyłamy zakres prac, harmonogram i wycenę.