woj. lubelskie
Obsługa Subiekta GT i nexo: od wdrożenia po KSeF
Chełm
Wdrażamy i utrzymujemy Subiekta GT oraz Subiekta nexo w firmach z Chełma i okolic. Zajmujemy się też bazą MS SQL, rozszerzeniami w Sferze, połączeniem ze sklepem internetowym i przygotowaniem programu do KSeF. Większość spraw prowadzimy zdalnie, na systemie, którego firma używa na co dzień. Pomagamy też firmom, które program dopiero wybierają.
Firmy
Subiekt GT w Chełmie: zakłady, hurtownie i biura rachunkowe
Najczęściej pracujemy z firmami handlowymi i produkcyjnymi, w których Subiekt działa od lat na kilku albo kilkudziesięciu stanowiskach. W Chełmie taki profil mają między innymi małe firmy handlowe obsługujące miasto i powiat oraz zakłady związane z przemysłem cementowym i mineralnym, które sprzedają odbiorcom firmowym z całej Polski.
Na tej stronie mowa o czterech programach InsERT: Subiekcie GT, Subiekcie nexo, Rewizorze i Gratyfikancie. Przy każdym z nich wykonujemy wdrożenie, rozbudowę i bieżący serwis.
Jeśli program dla firmy dopiero wybierasz, doradzimy przy wyborze także wtedy, gdy lepszy okaże się inny program, a porównanie klas systemów znajdziesz osobno, w tekście o programach ERP w Chełmie.
Producent z odbiorcami firmowymi: zaliczki i ich rozliczenie w KSeF
Zakład, który przyjmuje zaliczki od odbiorców, wystawia w KSeF więcej niż jeden rodzaj dokumentu. Schemat faktury ustrukturyzowanej FA(3) rozróżnia fakturę zaliczkową, fakturę rozliczeniową wystawioną po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi oraz osobne rodzaje korekt każdej z nich. Pozycje towarowe są w fakturze zaliczkowej opcjonalne, a faktura rozliczeniowa pokazuje pełną wartość zamówienia lub umowy.
Faktura rozliczeniowa wskazuje faktury zaliczkowe przez ich numery KSeF. Jeśli zaliczkę udokumentowano poza KSeF, w polu trafia zwykły numer faktury ze znacznikiem, że powstała poza systemem. Dla Subiekta ważny jest przypadek zaliczki przyjętej przed przejściem firmy na KSeF i rozliczanej już po nim, dlatego pełny test na środowisku testowym powinien objąć także taki dokument.
Pomyłkę w fakturze, którą przyjął już KSeF, naprawia korekta, także wtedy, gdy dotyczy faktury zaliczkowej albo rozliczeniowej. Samej wysłanej faktury w programie się nie zmienia.
Sprzedaż w mieście i powiecie: faktury dla osób prywatnych a KSeF
Sklep obsługujący mieszkańców Chełma i powiatu może wystawiać faktury zarówno firmom, jak i osobom prywatnym. Ustawa o VAT wyłącza z obowiązku KSeF faktury dla osoby fizycznej, która nie prowadzi działalności gospodarczej, więc kartoteka kontrahenta w Subiekcie powinna jednoznacznie odróżniać firmę od osoby prywatnej. Taka faktura może mieć postać papierową albo elektroniczną, a sprzedawca może ją też wystawić w KSeF dobrowolnie.
Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że fakturę dla konsumenta wystawioną w KSeF przekazuje się w uzgodniony sposób, na przykład jako wydruk z kodem QR i numerem KSeF.
Biuro rachunkowe a KSeF: kto wystawia, a kto przegląda faktury
Biuro rachunkowe, które prowadzi Twoją księgowość, może dostać w KSeF własny dostęp do faktur firmy. Materiały Ministerstwa Finansów wymieniają trzy uprawnienia, które nadaje się pracownikom i współpracującym firmom: do wystawiania faktur, do ich przeglądania i do zarządzania uprawnieniami. Spółka, która chce wskazać osobę uprawnioną, składa formularz ZAW-FA.
Zanim Subiekt zacznie wysyłać faktury, trzeba więc rozdzielić role: kto w firmie wystawia dokumenty, kto je tylko przegląda, a kto nadaje dostęp innym osobom. Na tym podziale opieramy konfigurację dostępu do KSeF.
Zakres
Na czym polega wdrożenie Insertu i dalsza opieka nad programem
Przy systemach InsERT wykonujemy siedem rodzajów prac. Każdy z nich możesz zlecić osobno, a przy nowej instalacji kilka składa się na jedno wdrożenie.
- Instalacja od zera i przeniesienie danych na start
- Przejście z GT na nexo oraz na nowsze wersje programu
- Rodzaje dokumentów, magazyny, ceny i uprawnienia użytkowników
- Raporty i zestawienia spoza standardu systemu
- Połączenie programu ze sklepem i z platformami sprzedaży
- Opieka nad bazą MS SQL pod programem
- Wsparcie awaryjne poza godzinami pracy
W tej usłudze mieści się program InsERT i jego połączenie ze sklepem. Jeśli dane mają krążyć między kilkoma systemami, to osobne zlecenie z własną stroną: integracje ERP w Chełmie. Bazę MS SQL obsługujemy w części, której potrzebuje Subiekt. Administracja serwerem jako całością to temat strony o bazach danych MS SQL w Chełmie, a przyspieszanie i konserwację baz jako osobną usługę opisuje tekst o optymalizacji baz danych w Chełmie. Insoft to inny producent, a jego programy opisujemy osobno: Insoft ERP w Chełmie. Sprzęt, sieć, serwery i konta pracowników to zakres innej usługi, którą jest obsługa informatyczna firm w Chełmie.
Wdrożenie od zera: dane na start i ustawienia dokumentów
Przy wdrożeniu od zera instalujemy Subiekta GT albo nexo, przenosimy dane startowe i ustawiamy rodzaje dokumentów, magazyny, uprawnienia użytkowników oraz ceny.
Rozszerzenie w Sferze po sprawdzeniu ustawień programu
Najpierw sprawdzamy w ustawieniach systemu, czy potrzebna funkcja już tam jest. Rozszerzenie w Sferze, nakładce programistycznej Subiekta, piszemy dopiero wtedy, gdy jej brakuje. Kod w Sferze może na przykład wystawiać dokumenty automatycznie według reguł, ściągać zamówienia z zewnętrznych źródeł, przygotować plik w formacie kontrahenta albo zatrzymać zapis błędnych danych.
Kod piszemy tak, żeby przetrwał aktualizacje programu i nie ingerował bezpośrednio w jego tabele.
Połączenie Subiekta ze sklepem: zamówienia, stany i wyjątki
Wymiana danych ze sklepem jest dwukierunkowa. Sklep przekazuje programowi złożone zamówienia razem z danymi kontrahentów. W sklepie program aktualizuje stany, ceny, zdjęcia i opisy. Do Subiekta podłączamy też platformy sprzedażowe, na przykład Allegro.
Zakres połączenia ustalamy dla każdej firmy osobno. Na starcie spisujemy reguły na wyjątki: towar, którego zabrakło w trakcie zamówienia, zamówienie zrealizowane częściowo i zwrot.
Wolniejszy Subiekt po latach: archiwizacja, indeksy i kopie bazy
Subiekt przechowuje dane w bazie MS SQL. Spowolnienie po latach pracy bierze się zwykle z bazy, do której przez cały ten czas dopisywano dokumenty bez archiwizacji i konserwacji. Dlatego archiwizujemy stare dokumenty w osobnej bazie, przebudowujemy indeksy i przygotowujemy plan kopii zapasowych.
Gdy jedno stanowisko nie widzi bazy Subiekta: zapora i porty MS SQL
Jeśli program działa na serwerze, a na jednym komputerze nie może połączyć się z bazą, przyczyna może leżeć poza samym Subiektem. Microsoft opisuje, że włączona, ale źle skonfigurowana zapora może blokować połączenia z MS SQL. Instancja domyślna używa portu TCP 1433, a instancja nazwana, także Express, domyślnie dostaje port dynamiczny, wybierany przy każdym starcie silnika.
Numer takiego portu podaje stanowiskom usługa SQL Server Browser, która nasłuchuje na porcie UDP 1434. Przy włączonej zaporze Microsoft zaleca ustawienie instancji na stałym porcie. Dla Subiekta oznacza to, że nowe albo przeniesione stanowisko może nie połączyć się z bazą, choć program i serwer działają poprawnie.
Subiekt przed KSeF: dane, uprawnienia i certyfikat dostępu
Przegląd kartotek obejmuje NIP-y, jednostki miary, stawki VAT i opis rabatów. Konfigurujemy dostęp i uprawnienia, przeglądamy faktury, które firma wystawia poza Subiektem, na przykład w sklepie i na Allegro, a na końcu wykonujemy pełny test na środowisku testowym, zanim program zacznie wystawiać faktury produkcyjnie.
Dostęp do KSeF wymaga uwierzytelnienia. Według Ministerstwa Finansów certyfikat KSeF typu 1 służy do uwierzytelniania w systemie, a certyfikat typu 2 do oznaczania kodem potwierdzającym tożsamość wystawcy faktur wystawianych w trybie offline. Jeśli Subiekt ma łączyć się z KSeF tokenem, zakres uprawnień ustalamy, zanim token powstanie.
Koszt
Od czego zależą koszty obsługi Subiekta nexo i GT
Koszt prac przy Subiekcie liczymy dla konkretnej firmy. Ta sama usługa wygląda inaczej w hurtowni z kilkoma stanowiskami i w zakładzie, w którym program działa na kilkudziesięciu komputerach.
Pierwsza rozmowa i bezpłatna wycena prac
Pierwsza rozmowa nic nie kosztuje i nie zobowiązuje Cię do zamówienia prac. Po niej dostajesz od nas zakres prac z harmonogramem i wyceną. Bezpłatna wycena wraca do Ciebie w 24 godziny.
- Rodzaj zlecenia: nowe wdrożenie, przejście na nexo, kod w Sferze, połączenie ze sklepem albo opieka nad bazą
- Liczba komputerów, na których działa Subiekt
- To, ile rozwiązań wokół programu trzeba zbudować ponownie
Migracja
Z Subiekta GT na nexo i na nowszy serwer MS SQL: co zaplanować
Migracja z Subiekta GT do nexo nie jest zwykłą aktualizacją, tylko przeniesieniem danych między dwoma różnymi systemami.
| Co trafia do nexo razem z bazą | Co budujemy w nexo ponownie |
|---|---|
| Kartoteki i kontrahenci | Raporty dopisane poza standardem |
| Magazyny | Rozszerzenia napisane w Sferze |
| Rozrachunki | Integracje, na przykład ze sklepem |
Zanim przeniesiemy dane, robimy spis rozwiązań działających wokół GT: własnych zestawień, kodu w Sferze i połączeń z innymi systemami. Z tego spisu powstaje plan prac w nexo.
Subiekt nexo czy GT: kiedy zmiana linii ma uzasadnienie
Nie każda firma musi przechodzić z GT na nexo. Zmiana linii jest uzasadniona, gdy potrzebujesz funkcji, które ma tylko nexo, albo planujesz rozwój, przy którym GT zacznie Cię ograniczać.
Szczegółowe zestawienie różnic między liniami, funkcja po funkcji, przygotowaliśmy w tekście Subiekt GT czy nexo.
Baza Subiekta na wersji MS SQL, której wsparcie się skończyło
Microsoft zakończył w lipcu 2026 roku rozszerzone wsparcie SQL Server 2016 we wszystkich edycjach, także w Express, a jeśli baza Subiekta stoi na takim silniku, jej przeniesienie na nowszą wersję MS SQL planujemy od sprawdzenia wersji programu i stanu bazy.
Wykonawca
Kogo dopuścić do działającego Subiekta GT: pytania do wykonawcy
Zlecając prace przy programie, w którym codziennie powstają faktury i dokumenty magazynowe, powierzasz wykonawcy dane firmy. Przed decyzją zadaj mu kilka pytań i porównaj odpowiedzi.
- Co zrobi z obecnym stanem danych, zanim wprowadzi pierwszą zmianę?
- Kiedy będzie pracował na systemie i jak przywróci poprzedni stan, jeśli zmiana się nie uda?
- Czy napisane przez niego rozszerzenia będą działać po aktualizacji programu?
- Kto będzie odbierał zgłoszenia po zakończeniu prac?
- Wykonawca od razu pisze kod, nie sprawdzając, co da się ustawić w konfiguracji
- Rozszerzenie zapisuje dane bezpośrednio w tabelach systemu
Umowa przed pracami: zakres, termin, koszt i poufność
Umowę podpisujemy przy każdym projekcie. Określa zakres, termin, koszt i zasady wsparcia po wdrożeniu, a NDA podpisujemy na Twoje życzenie.
Przed podpisaniem sprawdź, czy zakres w umowie obejmuje wszystkie programy i stanowiska, o których rozmawialiście.
Zasięg
Obsługa firm z Chełma, Krasnegostawu i Siedliszcza: zdalnie i na miejscu
Obsługujemy firmy z Chełma oraz z Rejowca, Siedliszcza i Krasnegostawu. Większość prac przy Subiekcie, od konfiguracji po opiekę nad bazą, wykonujemy przez połączenie zdalne. Na miejsce przyjeżdżamy, gdy sprawa tego wymaga.
- Chełm
- Rejowiec
- Siedliszcze
- Krasnystaw
- Zachód
- Działki
- Kościuszki
- Rejowiecka
- XXX-lecia
Spotkania na miejscu umawiamy w granicach województwa lubelskiego oraz w Warszawie, a poza tym obszarem współpracę prowadzimy zdalnie. Chełm i okoliczne gminy leżą w tym obszarze.
Współpraca
Subiekt GT i nexo krok po kroku: jak prowadzimy zlecenie od pierwszej rozmowy
Sprawdzenie wersji, bazy i bieżących problemów
Na początku rozpoznajemy, na jakiej wersji pracuje system, w jakim stanie jest baza i co przeszkadza zespołowi w codziennej pracy.
Kolejność prac i zabezpieczenie stanu danych
Część usterek usuwamy od razu, a resztę wpisujemy do planu prac. Przy awarii systemu reagujemy priorytetowo, także poza standardowymi godzinami, a pierwszym krokiem jest zawsze zabezpieczenie stanu obecnego przed jakąkolwiek naprawą.
Prace przy działającym programie: kopia i droga powrotu
Zmiany wprowadzamy w oknach serwisowych, po wykonaniu kopii i z gotowym planem powrotu na wypadek, gdyby coś poszło inaczej, niż zakładaliśmy.
Stałe wsparcie i zgłoszenia po wdrożeniu
Po wdrożeniu program może zostać pod naszą stałą opieką, z określonym czasem reakcji również poza godzinami pracy. Pracujemy od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00–20:00 oraz w soboty od 9:00 do 16:00. Niedziela zostaje zarezerwowana dla awarii, a zgłoszenia awaryjne obsługujemy całą dobę. Średni czas odpowiedzi w godzinach pracy to piętnaście minut.
Pytania
Co firmy pytają o Subiekta GT i nexo w Chełmie
Co do zasady ustawa o VAT nakazuje przeliczać kwoty w walucie obcej na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego. Gdy faktura powstaje wcześniej, liczy się dzień roboczy przed jej wystawieniem, a kwotę podatku wykazuje się w złotych. Schemat FA(3) ma na to osobne pola: kod waluty, kurs waluty i podatek przeliczony na złote. Przy przejściu na KSeF sprawdzamy w Subiekcie także dane kontrahentów zagranicznych i stawki, które trafiają na fakturę walutową.
Licencję pomagamy zorganizować przez autoryzowanego partnera InsERT. Sama obsługa techniczna takiego pośrednictwa nie wymaga: serwis, rozbudowę i opiekę nad bazą zlecasz bezpośrednio nam, także wtedy, gdy program działa w firmie od lat.
Gdy program staje na wszystkich komputerach naraz, w grę wchodzi między innymi brak miejsca na dysku, indeks bazy zniszczony przy nagłym wyłączeniu serwera albo przerwana aktualizacja. Przy takiej awarii reagujemy priorytetowo. Gdy problem dotyczy tylko jednego komputera, sprawdź też, czy to stanowisko łączy się z bazą na serwerze.
Szkolimy zespół z rozwiązań, które wdrażamy. Przy większych wdrożeniach szkolenie jest częścią projektu. Przy mniejszej zmianie zapytaj o nie przy wycenie, żeby znalazło się w zakresie prac.
Tak. Spotykamy się w naszym biurze w Lublinie po wcześniejszym umówieniu terminu. Jeśli wolisz rozmowę bez dojazdu, prowadzimy ją przez Google Meet, Zoom albo Teams.
Tak. Nowe stanowiska należą do sytuacji, w których przyjeżdżamy na miejsce, a Chełm leży w obszarze naszych dojazdów. Komputer w magazynie dostaje wtedy program i połączenie z bazą Subiekta.
Certyfikat KSeF jest ważny najwyżej dwa lata od wytworzenia albo od daty wskazanej przez podatnika, a zmiana uprawnień jego właściciela nie wpływa na tę ważność. Inaczej jest z tokenem, który zawiera uprawnienia zadeklarowane w chwili wygenerowania. Jeśli Subiekt łączy się z KSeF tokenem, po zmianach w zespole sprawdź, czy token nadal odpowiada podziałowi ról.
Nie. Przy większych wdrożeniach rozliczamy się etapami, czyli płacisz za te części projektu, które już odebrałeś. Podział na etapy i szczegóły płatności ustalamy w umowie, zanim zaczniemy prace przy Subiekcie.
Ta sama okolica
Pozostałe usługi w Chełmie
Ta sama usługa
InsERT (Subiekt, Rewizor, Gratyfikant) w innych miastach
Napisz, przy którym programie InsERT potrzebujesz pomocy
Podaj linię programu, z którą pracujesz, i opisz, co sprawia kłopot w codziennej pracy. Odpowiemy z propozycją dalszych kroków.